Служебные документы- это документы для служебного пользования- служебные записки, объяснительные, акты служебного расследования и пр.)

4.По способу отражения информации

• заполненные ( выписанные)в ручную;

• выполненные на печ. машинке,

• с использованием средств вычислительной техники.

Кроме указанных в Классификации на предприятии используются множество других сгруппированных по определенным признакам документов, напимер:

Информационно –справочные документы – нормативы, протоколы, контракты, акты, докладные записки, справки, телефонограммы и др.

Финансово – бухгалтерские документы – Главная книга, кассовые книги, сметы, бухгалтерские балансы.

Вопрос 3. Порядок приемки, проверки и обработки документов в бухгалтерии.

Согласно разработанного и утвержденного руководителем предприятия графика документооборота в установленные сроки документы должны быть переданы от различных служб, материально- ответственных лиц, в бухгалтерию. В бухгалтерии производится их приемка, проверка, а затем бухгалтерская обработка ( подготовка для записи в соответствующие учетные регистры).

Приемку и проверку документов( по мере возможности и необходимости) рекомендуется производить в присутствии лиц, сдающих документы.

Это необходимо при сдаче отчетов материально- ответственными лицами, отчетов кассира, авансовых отчетов, путевых листов.

Проверка каждого документа должна производиться по форме и содержанию.

При проверке по форме ( формальная) – определяется полнота и правильность оформления и заполнения всех реквизитов, наличие и подлинность подписей ( для этого на предприятии есть определенный перечень лиц, подписывающих определенные документы, и образцы их подписей);

Неправильно составленные или не полностью оформленные документы возвращаются лицам, составляющим документ, для оформления , а иногда и для составления заново( чек, ПКО,РКО).

Если документы получены от другого предприятия и в них обнаружена ошибка, то необходимо этому предприятию послать письменное сообщение и проследить за тем (получить обратное сообщение), что предприятие допустившее ошибку сделало исправления в своих записях. В учете данного хозяйства необходимо сразу сделать правильные записи на основании расчета прилагаемого к документу, в котором обнаружена ошибка.

Исключение из этого правила делают только для учреждений банка. Если в выписке банка с текущего или иного счета предприятия показана ошибочная сумма, то предприятие делает у себя такую же запись. Одновременно предприятие принимает меры, чтобы банк исправил у себя в учете ошибочные записи. Затем после получения выписки с исправлениями предприятие повторяет записи, сделанные учреждением банка.

При проверке по содержанию ( по существу) – проверяется законность операции и ее хозяйственная целесообразность, а также соответствие одних и тех же показателей ( логическая увязка) в разных документах.

---

Например : нельзя выписывать доверенность на получение ценностей материально- ответственному лицу, если он не отчитался за предыдущую доверенность,

по Инструкции № 72 сумма наличности при расчете с одним предприятием( предпринимателем) не должна в день превышать 10 тыс. грн.)

Арифметическая проверка – проверяется правильность проставленных цен и произведенных наценок, правильность вычислений, итоговых цифровых данных, выявляются ошибки, допущенные при таксировке и в подсчетах итогов.

Таксировка (расценка)- состоит в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. натуральные показатели подвергаются денежной оценке.

Затем документы группируют по видам хозяйственных операций и объектам учета.

Группировка документов – это накапливание документов по однородным признакам ( кассовые, банковские, по оплате труда и т.д.) и за определенный период ( день, декада, месяц) в целях получения укрупненных, сводных данных, необходимых для заполнения учетных регистров.

Чтобы записать показатели сгруппированных документов, их контируют.

Контировка – указание на документе соответствующей корреспонденции счетов ( Дт « счет» Кредит « счет»).

Корреспонденцию ставят на бланке того документа, которым оформлена хозяйственная операция. Запись делают от руки на свободном месте документа. На бланках отдельных документов( кассовые ордера, авансовые отчеты) для указания корреспондирующих счетов предусмотрены специальные графы.

После всех вышеназванных процедур во избежание повторного использования документов на них ставится подпись исполнителя и дата составления ( или соответствующих штамп с подписью и датой).

После обработки правильно оформленные документы используются для отражения хозяйственных операций бухгалтерскими проводками в регистрах синтетического и аналитического учета.

Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.

Вопрос 4 Организация на предприятии документооборота.

Документооборотом называют движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.

Процесс создания, оформления и обработки первичных документов на предприятии должен быть тщательно спланирован.

Чтобы в бухгалтерию предприятия своевременно поступали первичные документы от других служб и отделов, руководитель своим приказом утверждает составленный главным бухгалтером график документооборота.

В Приказе “ Об организации бухгалтерского учета на предприятии “ отдельным пунктом должно быть выделено, что утверждается график документооборота и сам график прилагается.

---

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработки документов, с указанием их взаимосвязи, исполнителей, сроков поступления в бухгалтерии, сроков обработки в бухгалтерии и завершения всех учетных работ за отчетный период. Он способствует улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета. и пр.

Утверждено приказом №_____ от " ____" _______________ 2003г.

№ п/п	Наименование документа	Структурное подразделе­ние	Ответственный исполнитель	Подписи должностных лиц	Утвер­ждение документа	Регистрация документа
						Срок вы- полне­ния	Ответственный за выполнение
1	Копии приказов по личному составу	Кадровая служба	Инспектор по кадрам	Руководитель­	Руково­дитель	Ежедневно	Инспенктор по кадрам
2	Табель учёта рабочего времени	Структурные подразделе-	подразделения	тель подраз­деления	Руково­дитель	2 раза в месяц:	Руководитель подразделения
3	Больничные листы	Комиссия соцстраха	Председатель	Члены ко-	Руково- дитель	30 числа	Предсе­датель
4	Отпускной лист	Кадровая служба	Инспектор по кадрам	Инспектор по кадрам	Руково- Дитель	За 2 недели до отпуска по графику	Инспек­тор по кадрам
5	Хозяйственные договора	Хозяйственная служба	Инженер по зданию, юрист	Руководи- дитель	Руково- дитель	Ежедневно	Инспек­тор по кадрам
6	Счета на приобретение ТМЦ	Хозяйствен­ная служба	Инженер по снабжению	Руководитель	-	Ежедневно	Инспек­тор по кадрам
7 И т.д	Авансовые отчеты	Структурные подразделе­ния	Подотчетные лица	Руководи­тель	Руково­дитель	В течение 1 дня, 3-х дней командировки	Инспек­тор по кадрам

Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, а его требования являются обязательными для всех служб и подразделений предприятия.

Вопрос 5 :Порядок хранения и передачи бухгалтерских дел в архив.

---

Уничтожение документов.

Хранение документов является частью процесса организации бухгалтерского учета.

Ответственность за сохранность бухгалтерских первичных документов после их обработки в бухгалтерии, а также учетных регистров отчетности на протяжении установленных сроков, но не менее 3 лет, возложена на руководителя предприятия. Требования, относительно хранения бухгалтерских документов изложены в п. 6 Положения № 88.

Все документы отчетного года ( по 31 декабря) после сдачи годового отчета должны сдаваться в архив.

Для хранения документов на предприятии следует выделить специально оборудованное помещение ( или его часть), которое обеспечит сохранность документов до окончания установленных сроков их хранения. Хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

За бланками строгого учета должен быть особый контроль. Бланки строгого учета по правилам должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в сейфах ( чековая книжка, доверенности, товарно- транспортные накладные и пр.)

Документы должны храниться в таком порядке, чтобы можно было в любое время найти нужный документ. Поэтому при подготовке для передачи в архив все документы формируются в дела – папки, заголовки которых должны соответствовать содержанию папки.

Папки с документами по месяцам, годам переплетаются, на титульном листе указывается наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период, общее количество листов в деле, срок хранения.

При формировании документов по папкам, должны соблюдаться требования Инструкции № 1153 ( утв. Постановлением КМУ от 17.10.97г. № 1153):

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные папки;

- приказы по основной деятельности подбираются для хранения отдельно от приказов по личному составу;

- в дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года;

- при наличии в одной папке документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца;

- приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

- каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к определенному регистру ( журналу, ведомости, отчету материально – ответственных лиц) комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой, выписанной для архива

Справка в архив

За декабрь 2007г.

По балансовому субсчету 372 « Расчеты с подотчетными лицами» Документы с №1 по № 56 в количестве пятидесяти шести штук

Главный бухгалтер ________

- кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банков с приложениями хранятся отдельно. Такие документы ( денежные) раскладываются в хронологическом порядке и п окончании текущего месяца прошиваются.

---

- лицевые счета работников предприятия ( при их отсутствии Расчетные ведомости) по оплате труда группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке. Они хранятся ( 75 лет – В лет), где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Если предприятие прекращает деятельность, то документы по начислению и выплате заработной платы должно обязательно сдать в государственный архив.

Выдача документов из бухгалтерии и из архива работникам других подразделений, контролирующим органам может производиться только по разрешению главбуха.

Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, всех форм отчетности утверждены приказом Главного архивного управления при КМ У № 41 от 20.07.98г. Кроме того, имеются ряд других ведомственных перечней, оговаривающих сроки хранения разных видов документов (только для предприятий имеющих ведомственную принадлежность).

Приказом установлены сроки:

- для предприятий, передающих документы в госархив;

- для предприятий, хранящих документы в своем архиве;

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года следующего за годом завершения их делопроизводством.

Особое внимание следует обратить на документы с небольшим сроком хранения. Такие документы могут быть уничтожены только после завершения проверок государственными налоговыми организациями по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Уничтожение документов.

Документы бухгалтерского архива, после истечения срока их хранения разделяют на три группы:

1. подлежащие постоянному хранению до момента ликвидации предприятия или в Госархиве;

2. имеющие оперативно- справочное значение;

3. подлежащие уничтожению

Решение об отборе документов для их уничтожения или для передачи в архив предприятия ( Госархив) принимается в результате проведения экспертизы ценности документов, которую осуществляет экспертная комиссия предприятия (ЭК). Назначается ЭК приказом руководителя организации - как правило, в составе не менее 3-х человек. Для уничтожения отбираются документы за предыдущие годы, с истекшими сроками хранения и потерявшие для предприятия практическую значимость. На документы, выделенные для уничтожения, составляется акт. Акт составляется и подписывается членами ЭК, рассматривается и утверждается руководителем организации. При незначительном количестве, документы могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка ( письмо отдела формирования НАФ и делопроизводства Государственного комитета архивов Украины от 12.10.01 № 05-26). Если их много, то следует передать по приемо- сдаточным накладным организации, которая занимается заготовкой вторичного сырья.

---

Смотрите также файлы

• Г.В. Борисова Мировая культура и искусство. Рабочая программа, планы семинарских занятий.pdf

• M1L5.docx

• МНОГОЭТАЖНОЕ ГРАЖДАНСКОЕ ЗДАНИЕ ИЗ ИНДУСТРИАЛЬНЫХ КОНСТРУКЦИЙ.pdf

• задача о разряде конденсатора.docx

• МПМ Чубарев.doc