Добавлен: 07.12.2023
Просмотров: 43
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Частное профессиональное образовательное учреждение
«Южный многопрофильный техникум»
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
ПИСЬМЕННАЯ ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ РАБОТА
На тему:
«Порядок оформления должностных инструкций»
Выполнила: студентка группы 19-ДП11
По профессии
46.01.03 Делопроизводитель
Мозговая Дарья Андреевна
Научный руководитель:
Аванесова И.Н.
Армавир 2020
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….
ГЛАВА 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ………………………………...
1.1 Общая структура документационного обеспечения управления
1.2 Цели и задачи службы ДОУ………………………....................
ГЛАВА 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ……………………………………………………….
2.1 Формуляр и структура текста должностной инструкции
2.2 Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"
2.3 Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"
ГЛАВА 3 РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
НА ПРИМЕРЕ …………………………………….
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………..
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИСТОЧНИКИ…………………………..
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………….
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью в изучении теоретических и практических знаний в области оформления должностной инструкции, так же изучить основные теоретические знания в области документационного обеспечения управления, а именно выделить основные цели и задачи данной службы. Данная работа выделена теме оформления и структуре составления должностной инструкции в организации. Успешная деятельность любой организации в настоящее время практически не возможна без определённой культуры работы персонала с документами, без чёткой организации делопроизводства.
Целью данной работы является систематизация, закрепление и расширение теоретических знаний и практических навыков по профессии и применение этих знаний при решении конкретных технологических задач, развитие навыков самостоятельной работы, творческое преобразование информации из разных источников , так же рассмотреть образец должностной инструкции и узнать правила её оформления.
Были поставлены следующие задачи:
1. Изучить теоретические положения, нормативно-правовую документацию, справочную литературу по избранной теме
2. Провести анализ собранных данных
3. Сделать выводы о проделанной работе.
Делопроизводство предполагает, прежде всего создание документов или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам, организация работы с документами, их хранение и использование в текущей деятельности.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В каждой организации есть своя служба документационного обеспечения управления. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник
Служба ДОУ решает следующие задачи:
— совершенствование форм и методов работы с документами;
— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и других действующих нормативов;
— сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
Основу терминсистемы документоведения составляет терминология ДОУ. Документационное обеспечение управление (ДОУ) выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия Выбор организационной формы службы документационного обеспечения управления зависит от решения руководства организации и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. или секретариата. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство.
По целям и объекту изучения делопроизводство тесно связано с архивоведением. Их объединяет общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
Делопроизводство взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой структуры: придание юридической силы документам, правовые способы введения их в действие, классификация правовых актов и т.д.
Делопроизводство связано так же с экономическим отделом. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на обработку и создание документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчетно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.
В заключение можно сказать, что документоведение одновременно относится к разными отделами. Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику, которая составляет предмет изучения отдела делопроизводства. В частности, предметом делопроизводства как отдельного отдела является дело и архивное дело. Тесная взаимосвязь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными отделами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приемы для решения конкретных научных задач.
ГЛАВА 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть устной и документированной, т.е. зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, т.е. создания документа, называется документированием.
Документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чего-либо. В связи с этим документ сначала — носитель информации или управленческого решения, а затем — хранитель информации.
Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом: «Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Более логичными видятся определения ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введенного в действие с 01.03.2014 взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
• документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
В настоящее время при создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т.д. Поэтому документ — это, прежде всего, материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д.
Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.
С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий (см. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Содержание документа определяется его назначением и названием, а юридическая сила — наличием всех тех реквизитов, которые являются обязательными для данного типа документов. Кроме наличия установленных для данного документа реквизитов, его юридическая значимость подтверждается и тем, насколько соблюден порядок расположения этих реквизитов на стандартном листе бумаги.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Наличие типовых формуляров для каждого вида официальных документов — насущная необходимость. Поскольку правильное оформление документа является основным условием его юридической значимости, формуляр документа, реквизиты документа, их наличие и расположение, устанавливаемые им, позволяют сократить и устранить возможные ошибки при его составлении. Использование типовых формуляров сокращает время оформления и обработки документа — вся необходимая информация располагается на листе в установленных местах и найти нужные сведения не составляет особого труда.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.
Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.