Файл: Инструкция по делопроизводству в образовательных организациях Журнал Управление образовательной организацией.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 102
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Приложение N 3
к инструкции по делопроизводству
в образовательных организациях
Форма примерной сводки о документообороте организации
СВЕДЕНИЯ
о документообороте ____________________________ за _______ квартал 201_ г.
(наименование организации)
| Вид документа | Квартал предыдущего года | Квартал текущего года | % |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Входящие документы 1.1. Законы, решения, постановления, распоряжения и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъекта РФ, органов местного самоуправления 1.2. Документы вышестоящих органов: постановления, распоряжения, письма, телеграммы, телетайпограммы, факсограммы 1.3. Другие документы: письма, телеграммы, факсограммы организаций, учреждений, предприятий, обращения граждан (письма, заявления, жалобы) и депутатов 1.4. Документы с грифом «Для служебного пользования» Итого 2. Исходящие документы 2.1. Письма в органы местного самоуправления 2.2. Документы в вышестоящие органы исполнительной власти: письма, телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, 2.3. Другие документы: письма, телеграммы, факсограммы, направленные организациям, учреждениям, предприятиям, письма гражданам и депутатам 2.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" Итого 3. Внутренние документы - приказы по основной деятельности - приказы по личному составу - распоряжения - протоколы заседаний коллегии - протоколы совещаний, заседаний - докладные записки - справки, акты, заключения, отчеты, сводки - документы с грифом "Для служебного пользования" - др. Итого Всего (по каждой группе документов целесообразно учитывать и их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). 4. Количество документов и листов (через дробь), отпечатанных в машбюро 5. Количество документов и листов (через дробь), размноженных на ксероксе | | | |
| Начальник отдела документационного обеспечения | Подпись | Расшифровка подписи |
Приложение N 4
к инструкции по делопроизводству
в образовательных организациях
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе организации. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством организации. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами организации, нормативно-методическими документами соответствующего государственного (муниципального) архива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации; ее секретарем является лицо, ответственное за архив. Персональный состав ЭК назначается руководителем организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела документационного обеспечения и представителя соответствующего государственного (муниципального) архива. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются организация и проведение:
- экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел;
- экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
- отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
- организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов организации для дальнейшего хранения и к уничтожению;
- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатур дел; дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;
- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего государственного (муниципального) архива, а затем на утверждение руководителю организации – описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК"); на согласование ЭПК соответствующего государственного (муниципального) архива, а затем на утверждение руководителю организации – сводные номенклатуры, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; на рассмотрение ЭПК соответствующего государственного (муниципального) архива – предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем; на утверждение руководителем организаций – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;
оказывает методическую и практическую помощь нижестоящим органам по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей и методических пособий по организации, хранению, учету документов;
совместно с отделами документационного обеспечения и кадров проводит для сотрудников делопроизводственных служб и архивов, других сотрудников организаций инструктаж и консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
ЭК имеет право:
- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;
- запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов
постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
- заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах утраты документов;
- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций;
- в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;
- информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;
- в установленном порядке представлять организацию в архивных органах.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК организации работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего госархива, получает от них соответствующие организационно методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение N 5
к инструкции по делопроизводству
в образовательных организациях
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности архива организации.
1.2. Архив организации осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе ее деятельности, в соответствии с действующим законодательством производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы, осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений организации в области делопроизводства и архивного дела.
1.3. Архив является самостоятельным структурным подразделением организации или входит в состав отдела документационного обеспечения, непосредственно подчиняется соответственно руководителю организации (или одному из его заместителей) или начальнику отдела документационного обеспечения.
1.4. В своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.
1.5. Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.
1.6. Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.
1.8. Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.9. Заведующий архивом:
- руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;