Файл: Контрольная работа по дисциплине документационное обеспечение управления.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 35
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ГБПОУ СО «НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
КОЛЛЕДЖ»
ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Преподаватель Ю.В. Рыбникова
Исполнитель Д.С. Стрижов
студент группы 3П(Д)
Нижний Тагил
2019
Содержание
Задание 1 …………………………………………………………………….3
Задание 2 ……………………………………………………………………10
Задание 3 ……………………………………………………………………14
Задание 4…………………………………………………………………….16
Список использованных источников………………………………………17
Задание 1
Понятие документооборота.
Регистрация и контроль исполнения документов.
Понятие документооборота.
Работа любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки информации.
Для удобства и эффективности работы с информацией её принято фиксировать на материальных и электронных носителях. Физический или электронный носитель с зафиксированной на нем информацией называется документ.
Деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения документа, включая его архивацию и последующее хранение носит название «Документооборот».
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из важнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе организации. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же предприятие имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа организации может быть вовсе парализована.
Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его оптимизация.
А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов. Для этого были разработаны три формы организации документооборота:
централизованная — предполагает сосредоточение всей документации в одном месте. Например, это может быть секретариат или канцелярия. Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов.
децентрализованная — характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимые операции. Такая форма уместна и удобна только в том случае, если предприятие имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга.
смешанная — совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм. Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.
Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.
Для небольшой организации подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретарь-референт.
В крупных организациях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом. Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.
Выделяют несколько этапов документооборота:
создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов; предварительное рассмотрение документов;
регистрация документов;
предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению;
исполнение документа;
сдача документов в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Регистрация и контроль исполнения документов.
Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как « Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно учетную форму». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.
Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Централизованная система регистрации чаще всего применяется в небольших коммерческих предприятиях.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.
Контроль исполнения документов.
Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Неотъемлемой составляющей деятельности по управлению документацией является контроль исполнения документов. Надлежащая организация контроля исполнения документов имеет огромное значение для эффективного управления документацией.
Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи:
- учет хода исполнения документов;
- выявление нарушений сроков исполнения;
- информирование руководства организации о ходе исполнения документов;
- выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;
- повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;
- укрепление исполнительской дисциплины.
Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.
Сроки исполнения устанавливаются в соответствии с:
- требованиями законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ;
- предписаниями, содержащимися в документах, подлежащих исполнению;
- резолюцией (решением) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения и, в том числе, сроки исполнения тех или иных документов.
Однако контроль должен распространяться на все исполняемые организацией документы.
При этом в качестве основных объектов контроля исполнения документов следует рассматривать:
- сроки исполнения документов;
- объемы исполнения документов;
- соответствие исполненных документов установленным требованиям, в том числе к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.
Контроль исполнения документов в организации могут осуществлять:
- руководитель организации;
- служба ДОУ и (или) должностные лиц ответственное за документационное обеспечение управления в организации;
- руководители структурных подразделений, как непосредственные руководители ответственных исполнителей (исполнителей);
- ответственные исполнители (ведущие специалисты по направлениям деятельности).
Контроль исполнения документа включает:
- постановку документа на контроль;
- проверку своевременного доведения документа (содержания поручения) до сведения исполнителя (ответственного исполнителя);
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;
- в необходимых случаях – пересмотр сроков исполнения документа (уточнение общего порядка исполнения документа);
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (за период времени, а также по основным видам документов);
- информирование руководителя организации, других должностных лиц, ответственных за организацию работы с документами
, о результатах кон Документ считается исполненным и снимается с контроля после:
- получения документального подтверждения о выполнении поручения, указанного в решении (резолюции), например в виде утвержденного (подписанного) документа;
- отправки исходящего документа в адрес соответствующего предприятия (организации, учреждения) или конкретного должностного лица;
- нанесения отметок об исполнении на документ, подлежавший исполнению и в его регистрационно-контрольную форму.
Анализируя состояние исполнительской дисциплины, особенно важно указать, что явилось причиной срыва исполнения документа: объективные обстоятельства или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей.
Задание 2
Требования к оформлению делового письма. Виды деловых писем.
Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Деловое письмо – это документ, служащий средством общения между учреждениями и частными лицами. Грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств достижения делового успеха.
К деловым письмам предъявляются следующие требования:
− оформление делового письма должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016
− деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма;
На бланке должна быть основная информация о предприятии :
название (и сокращённое наименование);
фактический и почтовый адреса;
адрес электронной почты;
контактные телефоны;
адрес сайта.
минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
отдельно нумеруется каждое приложение;
в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
− письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение