ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.12.2023
Просмотров: 62
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Вариант оглавления устава проекта
1. Список изменений...............................................................................................2
2. Лист согласований..............................................................................................2
3. Описание проекта................................................................................................3
3.1 Общая информация..........................................................................................3
3.2 Цели проекта....................................................................................................3
3.3 Обоснование целесообразности реализации проекта.........................................3
3.4 Ожидаемые результаты проекта.......................................................................5
3.5 Продукт проекта и его структура......................................................................5
3.6 Основные этапы и результаты реализации проекта...........................................6
3.7 Заинтересованные стороны проекта..................................................................9
3.8 Ожидания заинтересованных сторон................................................................9
3.9 Риски проекта................................................................................................10
3.10 Допущения и ограничения............................................................................11
3.11 Периодичность отчетности участников проекта............................................12
4. Общие принципы выполнения работ.................................................................12
4.1 Передача и утверждение результатов проекта.................................................12
4.2 Управление проектной документацией...........................................................13
5. Связанные документы.......................................................................................13
Формат Устава проекта
| № | Раздел/Поле | Описание |
| | Аннотация | Устав проекта является нормативным документом, регламентирующим реализацию проекта и порядок взаимодействия участников проекта. Устав проекта нацелен на создание эффективной системы управления проектом, которая позволит обеспечить выполнение необходимого объема работ определенными ресурсами в заданные сроки при обеспечении требуемого качества результатов, включая обеспечение команды проекта согласованной Заказчиком и Исполнителем непротиворечивой информацией, необходимой для управления проектом. Цель Устава проекта – установление правил организации работ по проекту путем документирования терминологии, целей, стратегии, границ, организационной структуры, методологии ведения проекта, ролевых функций и планов проекта, необходимых для достижения бизнес-целей проекта и компании в целом. Устав проекта может изменяться в ходе выполнения работ и является обязательным для выполнения всеми участниками проекта. Устав проекта вступает в силу после его подписания полномочными представителями Заказчика и Исполнителя и действует вплоть до подписания протокола о завершении проекта или до принятия одной из сторон решения об одностороннем выходе из проекта. |
| | Терминология | Проблема – любой вопрос или ситуация, которая воспринимается членом команды проекта как угроза успешному выполнению работ проекта. Проект – уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска. Риск проекта – потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного изменения основных управляемых параметров проекта. Руководитель проекта – сотрудник, назначенный Приказом о запуске проекта для управления проектом и отвечающий за результаты проекта, исполнение бюджета, качество и сроки проекта. Стейкхолдер – физическое или юридическое лицо, заинтересованное в финансовых и иных результатах проекта. Данным лицом может быть акционер, кредитор, член органа управления, сотрудник компании, клиент, орган государственной власти, общественная организация, а также другое лицо, заинтересованное в реализации/нереализации проекта. Управление проблемами – это процедура выявления, регистрации и разрешения проблем, а также минимизации их влияния на цели и качество выполняемого проекта. Управление проектом– методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Участники проекта - все сотрудники Заказчика и Исполнителя, работающие над проектом, включая органы управления проектом. |
| | Полное наименование проекта | Наименование проекта, которое впоследствии будет фигурировать в проектной документации и отчетных документах |
| | Краткое наименование проекта* | Указывается наименование проекта, которое впоследствии будет фигурировать в справочной документации и внутренних документах |
| | Дата начала проекта* | Указывается плановая дата начала работ по проекту |
| | Дата завершения проекта* | Указывается плановая дата завершения работ по проекту |
| | Цели проекта | Перечень целей, на достижение которых направлен данный проект. Указываются цели, достижение которых позволит удовлетворить потребность/решить проблемы потенциального заказчика. |
| | Предпосылки проекта | Описание предпосылок проекта (краткая обобщенная характеристика существующей ситуации в рассматриваемой области деятельности компании, российского и зарубежного опыта). Указывается перечень потребностей заказчика, на удовлетворение которых направлен проект (в том числе факты, события, позволяющие судить о наличии потребности в результатах проекта), а также перечень основных проблем, на решение которых направлен проект. |
| | Благоприятствующие связи с проектами | Перечень проектов, создающих возможности и дополнительные выгоды для реализации проекта. Указывается наименование данных проектов, период их реализации, а также предполагаемые возможности и выгоды от благоприятствующих связей. |
| | Препятствующие связи с проектами | Перечень проектов, создающих угрозы и дополнительные ограничения для реализации проекта (в соответствии с прочими рисками проекта). Указывается наименование данных проектов, период их реализации, а также предполагаемые угрозы и ограничения при реализации проекта. |
| | Критерии оценки успешной реализации проекта | Указываются критерии оценки успеха/эффективности проекта в привязке к классификации. Выделяются следующие типы критериев:
|
| | Ожидаемые эффекты проекта* | Указывается описание ожидаемых эффектов при использовании результатов проекта. |
| | Объем проекта | Объем проекта включает работы по проектированию, реализации и внедрению логически завершенных и взаимосвязанных функциональных блоков и компонентов продукта проекта и определяется в четырех ракурсах:
|
| | Необходимые материальные ресурсы | Необходимо привести описание материалов и сырья с требованиями к количеству и качеству: наименование, качественные характеристики, марка или модель, единица измерения, количество единиц. |
| | Менеджер проекта | Ф.И.О. руководителя проекта. |
| | Стейкхолдеры проекта | Указывается перечень стейкхолдеров проекта и предмет их интересов в проекте. Стейкхолдеры могут быть заинтересованы в реализации проекта, либо могут выставлять ограничения и быть заинтересованы в нереализации проекта. Необходимо учитывать оба типа интересов. Также указывается перечень мероприятий по развитию или удержанию отношений со стейкхолдерами - комплекс действий, позволяющих преодолевать ограничения, выставленные стейкхолдерами, либо позволяющих сохранить позитивный интерес стейкхолдеров в проекте. |
| | Организационная схема реализации проекта | Указывается ролевая схема реализации проекта: роли в проекте и их функциональное подчинение, а также взаимодействия с Заказчиком и внешними контрагентами.  |
| | Функциональная ответственность участников проектной команды | Указывается описание состава команды проекта с указанием функциональных обязанностей каждого участника. Состав проектной команды указан в Приказе о запуске проекта. В примечании необходимо указать дополнительные возможности, ограничения и другие ключевые особенности данной роли при осуществлении ее конкретным участником. Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы с полями: Роль в проекте – ФИО - Функции, выполняемые в проекте – Примечание Функции участников:
|
| | Коммуникации проекта | Для эффективного управления проектом необходимо управлять коммуникациями как внутри проектной команды, так и с внешними заинтересованными сторонами. Возможны следующие варианты коммуникаций:
Результаты проведенных совещаний должны оформляться в виде протокола совещания. Протокол совещания служит инструментом формирования единого понимания дальнейших действий по реализации проекта как для участников проектной команды, так для всех заинтересованных сторон проекта. В приложении к Уставу проекта указываются координаты участников проекта. |
| | Перечень этапов работ и их результатов* | Для заполнения данного раздела необходимо разбить конечный результат проекта на несколько промежуточных результатов и выделить этапы проекта, необходимые для достижения обозначенных результатов. В случае дальнейшего разбиения промежуточных результатов этапы могут разбиваться на подэтапы. Если результат одного этапа необходим для реализации другого этапа, то такие этапы могут исполняться только последовательно. В противном случае этапы могут исполняться параллельно, независимо друг от друга. Указываются как этапы проекта, так и их результаты, подлежащие приемке при его завершении (документы, организационные схемы, изделия, модели и др.). Результат заполнения данного поля оформляется в следующем виде: Наименование этапа – Результат. |
| | Матрица ответственности* | В матрице ответственности указываются члены проектной команды, отвечающие за подготовку, согласование или утверждение проектной документации по каждому этапу проекта:
Состав проектной команды указан в Приказе о запуске проекта. Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы с полями: № - Документы – Проектная роль 1 – Проектная Роль 2 - … В столбце «Документы» перечисляются этапы проекта и документы, подлежащие приемке заказчиком, по каждому этапу. Этапы и результаты должны совпадать с указанными в разделе «Перечень этапов работ и их результатов» |
| | Риски проекта | Указывается описание рисков и мероприятий по их предотвращению. Выделяются следующие типы рисков:
|
| | Решение проблем проекта | Процедуры управления проблемами проекта, состоят из следующих шагов:
Управление проблемами происходит на всем протяжении этапа реализации и мониторинга проекта. Общую ответственность за управление процессом решения проблем проекта несет руководитель проекта. Принятые проблемы рассматриваются на совещаниях по проблемным вопросам. Ответственный сотрудник разрабатывает план мероприятий по решению проблемы и согласовывает его с руководителями проекта. Решение проблемы может требовать изменения Устава проекта и Плана-графика проекта. |
Шаблон 1. Устав проекта
ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
Наименование проекта
Спонсор проекта
Руководитель проекта
Другие участники проекта
Дата создания документа
ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
Причины инициации проекта:
<Указать бизнес-причины и основания для инициации проекта>
Содержание проекта:
<Дать общее описание содержания проекта, указать работы входящие и не входящие в содержание>
Цели проекта:
<Указать бизнес-цели проекта>
Результат проекта:
<Указать результаты проекта и бизнес-цели, которые будут решены посредством реализации проекта>
Ограничения проекта и допущения проекта:
<Указать факторы, ограничивающие исполнение проекта (бюджетные, ресурсные ограничения, ограничения, связанные с законодательством, окружающей средой и т.д.), а также факторы, для которых существует предположение, что они будут действовать во время исполнения проекта>
УТВЕРЖДЕНО:
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Основные элементы устава проекта
Для составления устава вам или куратору потребуются дополнительные доку¬менты: содержание проектных работ, включающее описание продукции, и стратегический план организации. Рассмотрим каждый из них отдельно.
• Содержание работ (Statement of Work) по проекту характеризует продукцию или услуги, производство которых является целью проекта. Содержание работ для внутренних проектов организации составляется запрашивающей стороной или куратором. Содержание работ для вне-шних проектов прилагается потребителем к проектному запросу.
Содержание работ (SOW) — включает характеристику продукции или ус¬луг, производимых в рамках проекта, описание проектных работ и краткие спецификации необходимых товаров и услуг. Часто прилагается к контрак¬там как характеристика проектных работ.
Фактически содержание работ составляется на стадии разработки кон¬цептуальной документации. Оно характеризует проектные работы, об¬щие задачи, экономическую целесообразность проекта. Помимо этого, сюда входят описание содержания продукта и ссылка на стратегиче¬ский план организации.
• Описание содержания продукта. Как вы догадываетесь, описание со¬держания продукта представляет собой спецификацию проектной продукции. Этот документ содержит подробное описание качеств и свойств продукции или услуг, производимых в рамках проекта. Его не обязательно включать в список проектных документов, но необходимо хранить в папке проектного журнала. Описание содержания продукта составляется практически одновременно с концептуальной документа¬цией, но в любом случае до опубликования устава проекта. Оно даст вам некоторые ключи к пониманию основных проектных задач.
Описание проекта — включает характеристики продукта, в том числе спе¬цификации, изменения или другие ключевые параметры.
Описание содержания продукта должно быть ясным и лаконичным. Если, например, проект создается с целью производства корпусов кар¬манных ПК, в описании приводятся конкретные данные по размерам, цвету, материалам и другим спецификациям и характеристикам про¬дукции.
• Стратегический план. В стратегическом плане представлена важ¬ная информация об основном направлении развития компании. Ме¬неджер проекта должен рассматривать эти данные с позиции своих не¬посредственных целей и задач. Например, если компания в течение следующего года планирует открытие новых офисов в трех городах Ев-
ропы, а проект направлен на модернизацию сети, общий план проекта составляется с учетом последствий возникновения новых представи¬тельств.
Стратегический план — описание долгосрочных целей и планов органи¬зации.
Устав проекта и концептуальная документация имеют много общего, но устав всегда составляется более подробно и детально. Все проектные доку¬менты содержат раздел «Общая информация», где указаны название проек¬та, номер, дата, имя автора, оставлено место для даты корректировки доку-мента или номера копии. Остальные разделы устава включают следующие информационные блоки.
• Общее содержание проекта — в общем обзоре проекта указаны цель (сформулированная в концептуальной документации по проекту) и причина его инициации. В этом разделе также описывается проектная продукция или услуга и приводится ссылка на описание содержания продукта. Можно приложить копию описания содержания продукта к уставу либо включить информацию о том, где при необходимости можно получить этот документ. (Совет: основную часть данной инфор¬мации можно скопировать из концептуальной документации по проек¬ту, которую вы готовили для отборочного комитета.)
• Цели и задачи проекта — в этом разделе перечислены факторы, опре¬деляющие возможность успешного выполнения проекта. Например, вам поручено ввести в эксплуатацию новую систему формирования и обработки изображений в технологической зоне компании. Цель про-екта можно сформулировать примерно так: «Ввод в эксплуатацию но¬вой системы формирования изображений, интегрированной в действу¬ющие информационные системы и программы. Ввод в эксплуатацию осуществляется без прерывания производственных потоков многокра¬сочной печати». Более конкретные требования и ожидаемые результа¬ты мы разработаем при составлении описания содержания проекта.
• Требования — на данной стадии формулируются проектные требова¬ния первого порядка. Их можно рассматривать как более подробную характеристику промежуточных результатов проекта, так как они представляют конкретные данные по ожидаемым результатам. Деталь¬но эта тема будет рассмотрена в главе 4 «Определение целей проек¬та». В этом разделе необходимо перечислить требования и ожидания потребителей, куратора, заинтересованных сторон, а также возможно¬сти их удовлетворения.
• Коммерческое обоснование — в уставе полезно еще раз сформулиро¬вать коммерческое обоснование проекта, сопроводив его финансовым обоснованием, например данными о прибыли на инвестиции. Конфи¬денциальная документация не имеет официальных подписей заинтере¬сованных сторон, а устав заверяется всеми руководителями высшего звена (вскоре мы рассмотрим значение данного этапа работы), поэто¬му коммерческое обоснование, содержащееся в концептуальной до¬кументации, можно скопировать в устав проекта. Не забывайте, что в данном разделе излагается проблема или вопрос, которые должны быть решены посредством осуществления проекта, а также описание преимуществ инициации проекта и отрицательных последствий для организации в случае отказа от него. (Совет: скопируйте текст из Опи¬сания работ, приведенного в концептуальной документации.)
• Оценка затрат и ресурсов — если в вашем распоряжении имеется предварительная оценка затрат, включите ее в данный раздел. Здесь также приводятся сумма расходов на ТЭО (если оно подготовлено) и стоимость предлагаемых альтернатив. Разработкой детального бюд¬жета проекта и управлением ресурсами мы займемся позже, на этапе планирования.
• Функции и обязанности — раздел включает сводную таблицу функций и обязанностей, аналогичную табл. 3.3, с именами участников и указа¬нием их должностей. Помните: в проекте работают только один менед¬жер и один куратор, но существует множество позиций для функцио¬нальных менеджеров, поставщиков, потребителей и т. д. Именно этот раздел предоставляет вам официальные полномочия инициировать проект и обеспечивать проектные ресурсы.
• Подписи участников — это один из самых важных разделов устава. Здесь должны стоять подписи куратора, основных заинтересованных сторон
, высшего руководства, потребителей, а также всех уполномо¬ченных лиц.
• Приложения — им может стать любая документация, поясняющая проект, включая описание содержания проекта и технико-экономиче¬ское обоснование, если оно уже выполнено.
Если вы уже наметили некоторые промежуточные результаты проекта, перечислите их в соответствующем разделе, включив также предварительный график выполнения. Но, исходя из собственного опыта, хочу предупредить, что на данной стадии работы поэтапные планы не бывают точными и могут обратиться против вас, если заинтересованные стороны склонны проявлять особую дотошность. Скорее всего, вы услышите что-то вроде: «В проекте ука¬зана такая-то дата, и я хочу, чтобы вы соблюдали все оговоренные сроки». Тем не менее примите к сведению, что заинтересованные лица иногда требуют предоставить им предварительный график. Следовательно, список ожидае¬мых промежуточных результатов или «контрольных событий» первого поряд¬ка, относящихся к проекту, с указанием предположительных сроков выполне¬ния должен быть всегда наготове. Не забудьте особо отметить, что сроки являются предварительными, или ориентировочными, — называйте как хоти¬те. Главное, чтобы заинтересованные лица не потеряли дар речи от изумле¬ния, когда вы начнете менять эти сроки при планировании проекта.
Вполне возможно, что в концептуальной документации проект характеризу¬ется недостаточно, лишь в общих чертах. Менеджер проекта мог не прини¬мать участия в процессе отбора и/или не иметь отношения к составлению концептуальной документации. (Иногда подобные документы разрабатыва¬ются другим менеджером или заинтересованным лицом.) В таком случае он должен приложить дополнительные усилия, чтобы обеспечить наличие всей информации, необходимой для инициации проекта. Если этого не сделать, то впоследствии можно сильно пожалеть о своей небрежности.
Некоторая специфика подписания проекта
Устав проекта не может считаться завершенным без подписей уполномо¬ченных лиц, среди которых решающее значение имеют подписи куратора про¬екта, менеджера проекта, основных заинтересованных сторон, руководителей высшего звена, потребителей и других участников. При возникновении сомне¬ний в отношении состава подписантов следует посоветоваться с куратором.
Подписанию проекта придается такое значение потому