Файл: Принято.pdf

Министерство образования и науки Челябинской области государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Юрюзанский технологический техникум»
ПРИНЯТО
У гаЁ РЖ Д А Ю 4:
Советом Учреждения
>
Директор ГБПОУ «ЮТТ»
Протокол от
/ / 201 ^ г. №
у
Н.А.Чурина
При к
Ш
А
« М »
/р /
, - /20 ^ г
ПОЛОЖЕНИЕ
о структурном подразделении «АРХИВ» государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Юрюзанский технологический техникум»
ЮРЮЗАНЬ„2016 г.

СОДЕРЖАНИЕ
1.Назначение и область применения............................................................................... 3 2.Нормативное обеспечение.............................................................................................. 3 3.Определения и сокращения.............................................................................................4 4.Общие положения..............................................................................................................5 5.Цели и задачи архива........................................................................................................ 6 6..Ф ункции.............................................................................................................................. 6 7.Взаимосвязь с другими подразделениями и должностными лицам и...................7 8.Основные функции руководителя структурного подразделения...........................8 9. Права руководителя структурного подразделения.................................................. 9 10 Ответственность руководителя структурного подразделения...........................10
Приложение 1. Опись дел постоянного хранения......................................................11
Приложение 2. Образец внутренней описи личного дела........................................ 12
Приложение 3. Образец архивной справки..................................................................13
Лист регистрации изменений...........................................................................................14

1.
Назначение и область применения
1.1
Настоящее Положение регулирует основные вопросы работы архива, определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности архива в государственном бюджетном образовательном' учреждении
«Юрюзанский технологический техникум» (далее - Техникум).
1.2.
Настоящее Положение утверждено с учетом мнения Совета учреждения (протокол от 28.12.2016г. № 28).
1.3.
Требования настоящего Положения обязательны к применению педагогическим, административным составом и структурными подразделениями Техникума.
2.
Нормативное обеспечение
Настоящее Положение разработано на основе следующих нормативных документов:
— Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (с учетом изменений, внесенных Законами
Российской Федерации от 04.12.2006 Ш 02-Ф З, от 01.12.2007 Ы318-ФЭ, от
13.05.2008 N68- ФЗ, от 08.05.2010 Ш З-Ф З, от 27.07.2010 Ы227-ФЗ, от
11.02.2013 Ы10-ФЗ);
— Закон Челябинской области от 22.09.2005 N 405-30 «Об архивном деле в Челябинской области» (с учетом изменений, внесенных Законом
Челябинской области от 24 июня 2010 г. N2362);
— Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. N558);
— Федеральный Закон «Об образовании в Российской Федерации» 29 декабря 2012г. N 273-Ф3 (с учетом изменений, внесенных Законами
Российской Федерации)
— квалификационных характеристик;
— правил внутреннего трудового распорядка Техникума;

— приказов и распоряжений директора Техникума;
— иных локальных нормативных актов техникума.
З.Определения и сокращения
В Положении используются следующие определения и сокращения:
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
ГБПОУ
«ЮТТ»
- государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Юрюзанский технологический техникум».
Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Постоянное хранение архивных документов - хранение документов
Архивного фонда
Российской
Федерации без определения срока
(бессрочное). СП - структурное подразделение.
4.0бщ ие положения
4.1.
Архив является СП техникума и осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе его деятельности, осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений техникума в области делопроизводства и архивного дела.
4.2.
Под архив отводится специальное помещение, сухое, темное, оборудованное стеллажами, электрическим освещением и прочными замками на входной двери. Техникум обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности.
4.3.
Ответственный за архив Техникума назначается приказом директором Техникума.
4.4.
Контроль за деятельностью архива Техникума осуществляет директор техникума.
4.5.
Ответственный за архив должен знать:
-нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;
-порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и использование;
порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
-порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
-порядок ведения учета и составления отчетности;
-структуру техникума.
4.6.
В архив поступают:

4.6.1 Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической
»
деятельности Техникума.
4.6.2 Документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности
Техникума, включая документы по личному составу работников, обучающихся, экзаменационные материалы обучающихся.
4.6.3.
Документы постоянного и временного срока хранения образовательных учреждений, реорганизованных в форме присоединения к
Техникуму.
4.7Сдаваемые дела и материалы должны быть систематизированы, подшиты в папки или переплетены в тома, пронумерованы и скреплены заверяющей подписью.
Количество документов в деле не должно превышать 200-250 листов.
4.8 Личные дела оформляются в виде отдельных папок и сосредотачиваются в коробках. В каждой коробке должна быть внутренняя опись дел в строгом алфавитном порядке.
5. Цели и задачи архива
5.1.
Основной целью архива является обеспечение сохранности архивных документов, хранящихся в Архиве техникума.
5.2.
Основными задачами архива являются комплектование архива документами, образующимися в процессе деятельности Техникума и исполнение запросов организаций и заявлений граждан по вопросам социальноправового характера.
6. Функции
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

6.1.
Создание в Архиве нормативных условий хранения архивных документов, организация архивных документов и поддержание их нормального физического состояния.
6.2.
Принятие от структурных подразделений Техникума документов, обработанных в соответствии с установленными требованиями.
6.3.
Осуществление учета и обеспечение полной сохранности принятых на хранение дел.
6.4.
Организация использования документов.
6.4.1. Информирование руководства и работников Техникума о составе и содержании документов архива.
6.4.2. Выдача в установленном порядке дел, документов или копии документов в целях служебного или научного использования работникам учреждения.
6.4.3. Выполнение запросов организаций и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдача копий документов и архивных справок.
6.5.
Организация работы по составлению номенклатуры дел
Техникума.
6.6.
Разработка описи дел постоянного срока хранения.
7. Взаимосвязь с другими подразделениями и должностными лицами
Взаимосвязь с другими подразделениями и должностными лицами представлена в таблице № 1.
Таблица 1. Взаимосвязь с другими подразделениями и должностными лицами

Таблица 1. Взаимосвязь с другими подразделениями и должностными лицами
Наименование подразделений,
наименование должностей
Подразделение получает
Подразделение предоставляет
Бухгалтерия
-поиск необходимой информации;
-документы и их копии, справки для использования в работе подготовка и предоставление документов на хранение в архив:
-лицевые счета сотрудников;
- тарификационные ведомости сотрудников
Кадры
-поиск необходимой информации;
-документы и их копии, справки для использования в работе подготовка и предоставление документов на хранение в архив:
-личные дела уволенных сотрудников;
-приказы по личному составу; - приказы по основной деятельности ;
-книги регистрации приказов и др.
Учебная часть поиск необходимой информации;
-документы и их копии, справки для использования в работе подготовка и предоставление документов на хранение в архив:
-личные дела выпускников и отчисленных;
- приказы по контингенту; - сводные ведомости успеваемости;
-поименные книги;
-зачетные книжки; невостребованные документы
8,Основные функции руководителя структурного подразделения
Ответственный за архив организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших архив;
принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

- участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
I
подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая удобный и быстрый их поиск;
участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности:
контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
9. Права руководителя структурного подразделения
9.1 Ответственный за архив имеет право в пределах своей компетенции:
-
Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
-
Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

-
В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности техникума (СП, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
I
- Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений техникума и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
10 Ответственность руководителя структурного подразделения
Ответственный за архив несет ответственность:
10.1.3а неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
10.2.3а совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
10.3 За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Приложение 1. Опись дел постоянного хранения
(наименование организации)
Фонд № ______
ОПИСЬ
УТВЕРЖДАЮ
№
дел
ПОСТОЯННОГО ХранеНИЯ(наименование должности руководителяорганизации)
за год
____________
(подпись
(расшифровка подписи)
Д а т а _____________
Наименование раздела (структурного подразделения организации)
/п
Индек с дела
Заголово к дела
Крайние даты
Кол
-во листов
Приме чание
1
В данный раздел описи внесено _____
С № __________________________по №
Литерные номера:___________________
Пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
( подпись)
Наименование должности
Руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
(подпись)
_____ ед.хр,
в том числе:
(расшифровка подписи)
(расшифровка подписи)
Дата

Приложение 2. Образец внутренней описи личного дела
ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ №
___________________________ •_____________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
№
п/п
Наименование документов
Количество
листов
Индекс
документа
Дата
документа
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого
-------------------------------------------------------------------------------------------------------документов
(сумма прописью)
Количество
------------------------------------------------------------------ ------ ------
листов внутренней подписи
(сумма прописью)
Должность составителя
_________________
__________________
______________________
(наименование)
(подпись)
(расшифровка)