Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

1.2 Совершенствование коммуникаций для
эффективного управления и информационные технологии.

Рассмотрим некоторые способы совершенствования информационного обмена в организации.

1. Регулирование информационных потоков.

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

1. Управленческие действия.

Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

3) Системы обратной связи.

Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников – еще один вариант системы обратной связи.

4) Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.

5) Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников.

6) Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных причин возникновения проблем.

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители – те, кто эффективен в коммуникациях.

Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Для эффективного функционирования производственного коллектива необходимо наличие в нем систем как формальных, так и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения информации будет бюрократизироваться. Если же окажется превалирующей система неформальных коммуникаций, это приведет к распространению слухов и предположений, мешающих деятельности организации. Таким образом, нужен определенный баланс данных систем, оптимальное соотношение между ними.

Важной задачей управления производственными коллективами является обеспечение работников достаточным количеством информации, необходимой им для успешной производственной деятельности и хорошего самочувствия. Говоря о важности информированности каждого работника в системе управления, следует отметить, что его эффективной деятельности может мешать не только недостаток, но и избыток информации. Таким образом, важно обеспечивать работников оптимумом информации.

Улучшение информированности в производственных коллективах возможно лишь на основе выявления информационных потребностей всех работников, независимо от их места в структуре управления. Отсюда следует, что определение оптимума социально–производственной информации в каждом конкретном случае должно быть результатом учета целей и потребностей как субъекта, так и объекта управления.

Информационные технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи.

Мы употребляем выражение информационные технологии (ИТ), включая в него не только компьютерные технологии (оборудование и программное обеспечение) для изготовления и хранения информации, но также и технологии связи для передачи информации.

Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Кроме того, электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных странах. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, обеспечивающие работу группы сотрудников, находящихся в различных местах.

Управляющие ИТ также включают управление сетями, которые соединяют работников с другими географическими регионами, так как возможно общаться с поставщиками и клиентами через Интернет.

Информационная технология позволяет нам достичь следующих целей:

1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из–за ее возможной недоступности, из–за почты, из–за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).

2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).

ВЫВОД: Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия – семантики и восприятия, – представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

Внедрение новых информационных технологий в управленчес­кую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информацион­но–коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Глава 2. Эффективность коммуникаций на ОАО «Индустриальный»

2.1 Анализ коммуникационных процессов на примере тепличного комбината «Индустриальный».

ОАО «Индустриальный» – одно из самых крупных тепличных предприятий Сибири. По роду своей деятельности предприятие относится к отрасли овощеводства защищенного грунта, что позволяет выращивать овощи круглый год. ОАО «Индустриальный» находится по адресу: Алтайский край, г.Барнаул, Павловский тракт, 337. В 2011 году Алтайское краевое государственное унитарное предприятие «Индустриальный» в порядке приватизации краевого имущества преобразовано в ОАО «Индустриальный». Ежегодно ОАО «Индустриальный» производит более 10 тыс. тонн свежих овощей (огурцы, томаты, перец, баклажаны и зеленые культуры). С 2006 года в «Индустриальном» возведено 11,6 гектаров новых высокотехнологичных теплиц, что позволило увеличить выпуск овощей почти в двое. Сегодня здесь выращивают широкий ассортимент продукции: несколько сортов огурцов, томаты от крупноплодных до «Черри», сладкий перец, который не уступает по качеству голландским и израильским образцам, а также зелень, салат, цветы. Выращенная продукция реализуется через розничную сеть города Барнаула и края и за его пределами. Реализация продукции осуществляется как оптом, так и в розницу. Проводимые маркетинговые мероприятия не имеют общей направленности, проводятся хаотично, вне системы стратегического планирования такой деятельности. Многие мероприятия, проводимые комбинатом, косвенно относятся к коммуникациям с общественностью и PRдеятельности. Они будут описаны ниже. Предприятие имеет 9 фирменных торговых павильонов и два магазина в городе Барнауле, два торгово–складских помещения в г. Горно–Алтайске, три в г. Бийске и одно в г. Белокурихе для обеспечения жителей свежей овощной продукцией. Более четверти века история ОАО «Индустриальный» ознаменована многочисленными дипломами и медалями на всероссийских и международных 46 выставках, конкурсах, ярмарках. Предприятию вручен сертификат «Социально ответственный работодатель». Я сам ознакомился со всеми наградами в холле главного корпуса, поэтому могу сделать вывод, что предприятие занимает твердое положение среди социально ориентированных организаций. Периодически команды от ОАО «Индустриальный» участвовали в различных культурно–массовых мероприятиях спортивного и иных направлений. Команды занимали призовые места в соревнованиях районного масштаба по футболу, баскетболу, волейболу и другим видам спорта. Также неоднократно ансамбль народной песни предприятия принимал участия в различных фестивалях, в том числе и посвященных к празднованию Победы в Великой Отечественной войне. Фото стенда с наградами, грамотами и благодарностями можно увидеть на рис. 7 и 8. Рисунок 7. Спортивные и творческие награды ОАО «Индустриальный». 47 Рисунок 8. Диплом команды комбината по итогам участия в культурнотворческом мероприятии Каналы связи с общественностью развиты слабо. У предприятия имеется свой сайт, который был создан около 6 лет назад, и информация на котором не обновлялась (скорее всего, никогда). Но там прослеживается вектор, ориентированный на потребителя, на общественность. Цитата с сайта: «Основной целью всего аграрного комплекса нашего предприятия является повышение эффективности и конкурентоспособности овощного производства и увеличение объемов производства для удовлетворения все возрастающих потребностей общества в свежей овощной продукции. Доверие потребителей – это то, во имя чего работает предприятие. Руководство предприятия понимает, что главное богатство – это люди. Поэтому много сил и энергии направляется на постоянное улучшение условий труда и отдыха...» . Основной целью всего аграрного комплекса предприятия является повышение эффективности и конкурентоспособности овощного производства и увеличение объемов производства для удовлетворения все возрастающих потребностей общества в свежей овощной продукции. Площади предприятия: 25,65 гектаров теплиц и 48 гектаров открытого грунта. Есть своя лаборатория 48 контроля качества продукции и цех переработки, фасовки и упаковки сельхозпродукции. Сейчас «Индустриальный» выращивает овощи в защищенном грунте на площади 26,6 гектара, из них 15 гектара – это старые теплицы и 11,6 – новые. В планах у предприятия полностью обновить весь тепличный комплекс. Ведь современные технологии позволяют в полтора–два, а то и в три раза увеличить урожайность. Так, в новых теплицах на комбинате собирают до 50 килограммов овощей с одного квадратного метра, а с дополнительным освещением – до 100 килограммов. В старых же только 35–37 килограммов. Естественно, что и рентабельность производства в современных теплицах значительно выше и не только за счет высокой урожайности, но и потому что затраты на отопление в них почти в полтора раза меньше. Но это дорогое удовольствие. Строительство одного гектара современного тепличного комплекса с дополнительным освещением обходится в 100 миллионов рублей, без дополнительного освещения – в 60–65 миллионов рублей. Стремление модернизировать производство поддерживает администрация Алтайского края. Из краевого бюджета нам возмещают часть расходов на реконструкцию теплиц, а также частично компенсируют затраты на газовое отопление. При поддержке краевых властей предприятие уже несколько лет ежегодно получает из федерального бюджета компенсации части процентной ставки по инвестиционным кредитам и оформление, и субсидирование стоимости семян. Себестоимость продукции, выращенной в разных теплицах (новых и старых), разная, но цена реализации одинаковая. Как было написано выше, в год реализуется 10 тыс. тонн продукции, общая стоимость которой около 700 млн. рублей. С 1 кв. м тепличной площади выращивается около 70 кг огурцов, средняя себестоимость которого около 60 рублей. Так же необходимо помнить, что выращивание различных культур доступно и возможно только летом и в теплое время осени и весны. Зимой предприятие теряет обороты и его производительность снижается более, чем на 90%. Следовательно, выручка уменьшается не только за счет этого, но и за счет того, что себестоимость 49 продукта резко возрастает. ОАО «Индустриальный» признано социально ответственным работодателем, поэтому большая часть трудовых ресурсов трудоустроена на постоянной основе, а не сезонной. Процент сезонной безработицы – не более 10%. Предприятие держит курс на импортозамещение. От введения эмбарго на импортные продукты питания и курса на импортозамещение барнаульские овощеводы уже ощутили определенные плюсы. В сибирских регионах заметно сократилось количество китайской овощной продукции, которые граждане Поднебесной выращивали в пленочных теплицах. Чтобы заместить сократившиеся поставки импорта сейчас в Новосибирске, Омске, Томске строят новые современные тепличные комплексы. Но дефицита овощей никто не почувствовал, потому что на смену европейской к нам устремился поток продукции из Казахстана, Узбекистана, Киргизии, Белоруссии. В той же Белоруссии и Казахстане действует государственная программа, по которой выделяются инвестиции на строительство современных тепличных комплексов. И эти комбинаты сегодня работают на экспорт в Россию. Чтобы действительно наладить импортозамещение, по мнению Ивана Зырянова – директора ОАО «Индустриальный», члена Совета директоров Ассоциации «Теплицы России» – надо сначала решить проблему поставки отечественных продуктов питания в торговые сети. Только когда в магазинах будет более 50 процентов местной продукции, тогда жители края смогут приобретать по–настоящему свежие овощи. С этой целью «Индустриальный» развивает собственную розничную сеть: 12 фирменных магазинов уже работают на популярных у горожан продовольственных рынках и в густонаселенных районах Барнаула, а также в Бийске, Белокурихе и Горно–Алтайске. Но проблемы, появляющиеся на пути к импортозамещению, всё те же. ОАО «Индустриальный» с трудом справляется с поставками своей продукции зимой в силу климатических условий. Поэтому на рынок выходят тот же Китай, Казахстан, Узбекистан и другие. 50 Генеральным директором ОАО «Индустриальный» является М.Ю. Комиссаров, на которого, в рамках должностных инструкций, возлагаются следующие функции:

• Общее руководство производственно – хозяйственной и финансово – экономической деятельностью предприятия;

• Организация взаимодействия всех структурных подразделений;

• Обеспечение выполнения всех принимаемых предприятием обязательств, включая обязательства перед бюджетами разных уровней и внебюджетными фондами;

• Создание условий для внедрения новейшей техники и технологий, прогрессивных форм управления и организации труда;

• Принятие мер по обеспечению здоровых и безопасных условий труда на предприятии;

• Контроль над соблюдением деятельности всех служб. Для выполнения возложенных на него функций генеральный директор ОАО «Индустриальный» обязан:

• Руководить в соответствии с действующим законодательством производственно – хозяйственной и финансово – экономической деятельностью предприятия;

• Организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направлять их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объёмов сбыта продукции, и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, её соответствие мировым стандартам в целях завоевания рынка и удовлетворение потребностей в соответствующих видах продукции (услугах);

• Принимать меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их 51 профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды. Генеральный директор предприятия относится к категории руководителей и принимается (увольняется) решением общего собрания учредителей.

Генеральный директор предприятия подотчетен учредителям предприятия в лице общего собрания учредителей. Рисунок 9. Схема организационной структуры ОАО «Индустриальный» Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам занимается планированием и контролем коммерческой деятельности, поиском и работой с поставщиками, а также контролирует запасы готовой продукции и необходимость складских помещений под неё. В его подчинении находятся: Коммерческая служба; Заведующий складом МТС; Заведующий складом сельхоз продукции; Начальник цеха по фасовке и переработке продукции; К его заместителям относят: главного экономиста, инженера по охране труда и технике безопасности, заместителя по коммерческим вопросам, 52 заместителя по производственным вопросам, главного бухгалтера, начальника юридического отдела, начальника службы безопасности. В подчинении у заместителей также находятся отделы или отдельные сотрудники, которые указаны на схеме организационной структуры.

Реализация продукции компании происходит в большей части только по оптовым каналам (доля опта и розницы примерно 97% и 3%), а потому отдел маркетинга и связей с общественностью недостаточно развит, а также основная деятельность организации мало направлена на установление связей с общественностью.

Исходя из вышеперечисленных целей комбината, связанных с увеличением производительности, объёма выпускаемой и реализуемой продукции, ОАО «Индустриальный» остро нуждается в развитии системы стратегических коммуникаций с потребителем. А комплекс маркетинговых мероприятий должен быть направлен на обеспечение эффективности продаж, создание имиджа производителя экологически чистых овощей, и получения максимального дохода.

ОАО «Индустриальный», занимаясь производством такой продукции как огурцы, томаты, перец, зелень, цветы, уделяет недостаточно внимания продвижению данных продуктов, что негативным образом отражается на продажах компании. Маркетинговая деятельность и деятельность по связям с общественностью практически не реализуется. Предприятие имеет небольшое количество каналов связи с потребителями. В настоящее время одним из главных конкурентов «Индустриального» является комплекс тепличных комбинатов, находящихся в соседней Новосибирской области – ТК «Новосибирский», ТК «Толмачевский» и ТК «Обской».

Для анализа коммуникационной деятельности «Индустриального» был применен сравнительный метод, где сопоставлялись деятельность исследуемого ТК «Индустриальный» и его ближайшего конкурента ТК «Новосибирский». Для сравнения коммуникационной деятельности были подробно рассмотрены веб–сайты комбинатов как одни из основных трансляторов ценностей компании, содержащие в себе стратегически важную информацию. Был проведен сравнительный анализ других каналов и видов связи с потребителями и стейкхолдерами, таких как основные виды рекламы, организованные мероприятия, мероприятия, в которых принималось участие, упоминания в СМИ и т.д.

ООО «Тепличный комбинат «Новосибирский» – это современный комплекс, одно из крупнейших тепличных хозяйств Сибири, занимающееся производством свежих овощей и зелени. Это крупнейшее в Новосибирской области тепличное хозяйство заявило о себе на рынке в 2007 году. В настоящий момент его производственные площади составляют 17,2 га, а производительная мощность – 13 тыс. тонн овощей в год. Тепличный комбинат – это инвестиционный проект, реализуемый инвестором Борисом Васильевичем Горкуновым при поддержке правительства Новосибирской области. Управление осуществляется компанией ООО «Управляющая компания Горкунов». Генеральным директором тепличного комбината «Новосибирский» является Иванеко Сергей Сергеевич. Тепличный комбинат «Новосибирский» представляет собой комплекс, обеспечивающий Новосибирскую область и ближайшие регионы овощной продукцией. Такое предприятие является социально важным для региона, так как обеспечивает его жизнеобеспечивающими товарами, спрос на который наблюдается постоянно. Более того, это крупное предприятие играет значимую роль на рынке труда региона, оно способно стимулировать увеличение числа специалистов в агросфере и обеспечить рабочими местами многих людей. В планах у ТК выращивание розы и других цветов, увеличение мощностей, а 54, следовательно, и объёма продукции.