Формирование архивного дела

Чтобы передать первичные документы в архив, нужно сформировать специальное архивное дело. Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (п. 2.2.2.71 ГОСТР 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

• 
  составить внутреннюю опись;
  
• 
  составить лист-заверитель;
  
• 
  подшить (переплести) дело;
  
• 
  пронумеровать листы дела;
  
• 
  оформить обложку дела.
  

1.4 Изучение порядка проведения ревизии кассы экономического субъекта

Порядок проведения ревизии кассы предусматривает следующие обязательные пункты:

1. 
   Кассу необходимо подготовить к проверке, т.е. комиссии отдается последний отчет по денежным средствам, оформляется расписка об отсутствии не оприходованных денег, ревизор же, в свою очередь, ставит дату и подпись на последних документах
   
2. 
   Производится проверка кассовой книги. Кассовая книга – это один из главных документов работы, в ней отражаются все операции по поступлениям денежных средств. Правильность ведения еще один главный пункт, в книге нельзя делать ошибок и исправлений, нужно чтобы все страницы были пронумерованы.
   
3. 
   Проверка первичной документации приходного и расходного кассовых ордеров
   
4. 
   Если существуют остатки денег в кассе, то аудитор существующую наличность пересчитывает и проверяет. Проверяется приказ на лимит денежных единиц организации и сверяется с остатками средств, не превышает ли оставшаяся сумма этот лимит
   
5. 
   Для проверки очень важен такой момент, как сохранность средств в кассе, проверяется наличие сейфа, чтобы у него был исправный замок, у денег должна быть надежная защита. Если на предприятии существует перевоз средств, то проверяется транспортировка и надежность перевозки
   
6. 
   Ревизорами обязательно просматриваются и изучаются документы последних проверок и ревизий
   
7. 
   После проведения ревизии комиссией составляется акт ревизии кассы
   

Акт ревизии кассы – это документ, подтверждающий проводимость инвентаризации, в нем отражаются пункты проверки и соответствия или несоответствия по ним. Акт ревизии – это утвержденный бланк формы № ИНВ – 15

---

Раздел 2. Изучение порядка работы с кассовыми документами.

2.1 Изучение оформления первичных документов по кассовым операциям.

Ведение расчетно-кассовых операций необходимо для эффективной работы любого предприятия. Одно из направлений этой области - оформление первичных кассовых документов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

1. №КО-1 «приходный кассовый ордер», (приложение 1)

2. №КО-2 «расходный кассовый ордер», (приложение 2)

3. №КО-4 «кассовая книга», (приложение 3)

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу, организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Прядок заполнения:

· - приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром,

подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

· - квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

· - в приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по сроке «Основание» - содержание хозяйственной операции; по строке «В том числе» сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)»;

· - в приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

· - в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на котором приходуются денежные средства.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

---

Кассовая книга

Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе.

Порядок заполнения.

Оформление титульного листа кассовой книги:

· - в строке «организация» пишется полное наименование организации, в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО;

· - в строке «структурнее подразделение» указывают наименование структурного подразделения (если есть);

· - в строке «Кассовая книга» указывается период на который заводится кассовая книга.

Заполнение основной части кассовой книги:

· - в строке «Касса за» ставится текущая дата, она указывается на каждом новом листе кассовой книге, далее в этой же строке должен быть указан номер листа по порядку;

· - в строке «Остаток на начало дня» пишется остаток денежных в кассе на начало дня;

· - в графе 1 «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера;

· - в графе 2 «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции;

· - в графе 3 «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют;

· - в графе 4 «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО;

· - в графе 5 «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО;

· - в строке «Перенос» пишется сумма прихода и расхода на первой половине листа (в графах 4 и 5);

· - в строке «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств;

· - в строке «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов;

· - в строке «В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» пишется сумма по платежным ведомостям на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии;

· - в строке «Кассир» ставится подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) кассир.

2.2 Проверка наличия в первичных бухгалтерских документах обязательных реквизитов. Формальная проверка документов, проверка по существу, арифметическая проверка

---

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа, по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимо увязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа

На третьем, заключительном этапе, проводится:

- группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

- арифметическая проверка, состоит в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

- таксировка, заключается в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

---

- контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа

2.3 Лимит кассы

Порядок установления лимита наличия денег в кассе организации, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций, определены в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47).

Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. Денежная наличность сдается организациями в кассы учреждений банков непосредственно или через объединенные кассы при организациях, а также с использованием услуг организаций федеральной почтовой связи для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков для каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:

• - для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;

• - для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, - на следующий день;

---

Смотрите также файлы

• Профилактика конфликтных ситуаций.doc

• Социальнопсихологические факторы развития агрессивности у подростков (на примере гко суву г. Октябрьска).doc

• 6 класс Ф. И.docx

• Сиверский станциясында.docx

• Форма обучения заочная индивидуальное задание на производственную практику.docx