ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.01.2024
Просмотров: 369
Скачиваний: 1
ТЕМА:
Документационное обеспечение управления Делопроизводство и деловая корреспонденцияПЛАН ЛЕКЦИИ:
Объект и предмет делопроизводства. Цели и задачи делопроизводства. Структуры и функции подразделений делопроизводства. Виды документов и их классификация. Виды документопотоков. Этапы обработки документов. Сроки исполнения деловых документов. Контроль за сроками исполнения документов. Составление номенклатуры дел. Хранение документов на предприятии.Вопрос 1.
Объект и предмет делопроизводства. Цели и задачи делопроизводства.Вопрос 1.
Делопроизводство – это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документооборота в нем.Делопроизводство – это отрасль практической деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Объектом изучения в делопроизводстве является документ и все процессы работы с ним, то есть организация документных работ, а именно: создание, изготовление, прием, регистрация документов, их распределение и контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов.Вопрос 1.
Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия, надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.Цель изучения дисциплины «делопроизводство» – приобретение теоретических знаний и выработка практических навыков и умений в области документирования и организации работы с организационно-распорядительными документами с применением организационной техники. В структуре делопроизводства выделяют два отдельных самостоятельных вида практической деятельности: документирование (создание и оформление документа) и организация документооборота (обеспечение движения документов). Вопрос 1.Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Исторически сложилось две системы документирования:
- документирование по общим вопросам управления (охватывает основную, оперативную деятельность организаций);
- документирование специальных сторон управленческой деятельности (бухгалтерская, статистическая, дипломатическая и др. виды документации).
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Вопрос 1.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот включает следующие процессы:
- прием и первичная обработка документов;
- их предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
информационно-справочная работа;
исполнение документов;
- их отправка;
- систематизация и текущее хранение документов;
- уничтожение документов.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Вопрос 1.
Требования к организации документооборота:
- оперативность;
- максимальное единообразие;
- исключение лишних действий, инстанций. Принципы организации документооборота:
- прямоточность (прямой короткий путь перемещения);
- непрерывность передачи документов на тот уровень, на который по ним принимаются управленческие решения,
- ритмичность, равномерность движения документов;
- параллельность (одновременное выполнение некоторых операций по обработке документа с целью сокращения времени документооборота);
- пропорциональность (равномерная загрузка каналов движения документов);
- самостоятельность и ответственность (действие в пределах компетенции: полномочий, прав, обязанностей).
Вопрос 1.
Вопрос 1.
Показатели оценки эффективности организации документооборота
Вопрос 1.
Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Вопрос 1.
Задачи делопроизводства : оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов создание условий для
движения документов (организациярегистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения) создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел) создание условий для хранения документов.
Вопрос 1.
Юридические требования к ведению делопроизводства: Наличие единой системы организационных и распорядительных документов, сведённых в единый перечень с конкретным их наименованием, соответствующих данному предприятию, органу управления на этом предприятии и решаемым задачам. Соблюдение порядка подготовки и оформления подписи, утверждения и выпуска этих документов.Вопрос 2.
Структуры и функции подразделений делопроизводства.Вопрос 2.
управление делами, общие отделы, административно- хозяйственные отделы, канцелярии.Структурные подразделения:Вопрос 2.
В канцелярию могут входить: секретариат, группа контроля, группа регистрации, группа приказов, копировально-множительная лаборатория, архив, экспедиция.Вопрос 2.
Сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты (референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор)технические исполнители (секpетаpь-стеногpафист, делопроизводитель, экспедитор, курьер)Вопрос 2.
Функции канцелярии 1) прием и регистрация (учет) документов 2) распределение документов и доставка их исполнителям 3) оформление и отправка исходящих документов 4) стенографирование и печатание документов 5) контроль за сроками исполнения документов 6) формирование дел и сдача их в архив 7) организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.Вопрос 2.
Функции секретаря руководителя предприятия или секретаря руководителя подразделения: Работа с документами. Работа со средствами связи. Работа с посетителями. Подготовка и проведение совещаний. Работы хозяйственного характера.Вопрос 3.
Виды документов и их классификация.Вопрос 3.
Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в следующих нормативно-правовых актах:Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г. №3850-ХП; Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277-ХП «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Вопрос 3.
Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Способы закрепления информации : письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.Вид документа – классификационная группировка документов одинакового применения, выполняющих однородные функции.Вопрос 3.
Под информацией в данных нормативно-правовых актах понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.Вопрос 3.
Термины «документированная информация» и «документ» в законе «Об информатизации» и в ГОСТе рассматриваются как синонимы: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Вопрос 3.
Содержание термина «документ» в своем развитии прошло следующие стадии: - документ как материальный объект; - документ как носитель информации; - документ как документированная информация.Вопрос 3.
Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. К внешним признакам документа относят: признаки, отражающие его форму и размер, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Носитель зафиксированной в документе информации - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.Вопрос 3.
Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:
- текстовое документирование - фиксирование звуковой информации любымтипом письма или любой системой звукозаписи;
- техническое документирование – способ запечатления технической мысли, отражающий результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений, изготовлению изделий промышленного производства и т.д.;
- фото-, кино-, видео-, аудиодокументирование.