Файл: Документационное обеспечение управления.ppt

ТЕМА:

Документационное обеспечение управления


Делопроизводство и
деловая корреспонденция

ПЛАН ЛЕКЦИИ:

Объект и предмет делопроизводства. Цели и задачи делопроизводства.
Структуры и функции подразделений делопроизводства.
Виды документов и их классификация.
Виды документопотоков. Этапы обработки документов.
Сроки исполнения деловых документов. Контроль за сроками исполнения документов.
Составление номенклатуры дел.
Хранение документов на предприятии.

Вопрос 1.

Объект и предмет делопроизводства. Цели и задачи делопроизводства.

Вопрос 1.

Делопроизводство – это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документооборота в нем.
Делопроизводство – это отрасль практической деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Объектом изучения в делопроизводстве является документ и все процессы работы с ним, то есть организация документных работ, а именно: создание, изготовление, прием, регистрация документов, их распределение и контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов.

Вопрос 1.

Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия, надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины «делопроизводство» – приобретение теоретических знаний и выработка практических навыков и умений в области документирования и организации работы с организационно-распорядительными документами с применением организационной техники.


В структуре делопроизводства выделяют два отдельных самостоятельных вида практической деятельности: документирование (создание и оформление документа) и организация документооборота (обеспечение движения документов).


Вопрос 1.


Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.
Исторически сложилось две системы документирования

---

:
- документирование по общим вопросам управления (охватывает основную, оперативную деятельность организаций);
- документирование специальных сторон управленческой деятельности (бухгалтерская, статистическая, дипломатическая и др. виды документации).
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.


Вопрос 1.


Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот включает следующие процессы:
- прием и первичная обработка документов;
- их предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
информационно-справочная работа;
исполнение документов;
- их отправка;
- систематизация и текущее хранение документов;
- уничтожение документов.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.


Вопрос 1.


Требования к организации документооборота:
- оперативность;
- максимальное единообразие;
- исключение лишних действий, инстанций. Принципы организации документооборота:
- прямоточность (прямой короткий путь перемещения);
- непрерывность передачи документов на тот уровень, на который по ним принимаются управленческие решения,
- ритмичность, равномерность движения документов;
- параллельность (одновременное выполнение некоторых операций по обработке документа с целью сокращения времени документооборота);
- пропорциональность (равномерная загрузка каналов движения документов);
- самостоятельность и ответственность (действие в пределах компетенции: полномочий, прав, обязанностей).


Вопрос 1.


Вопрос 1.


Показатели оценки эффективности организации документооборота


Вопрос 1.


Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Вопрос 1.

Задачи делопроизводства :
оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов создание условий для

---

движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)
создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел)
создание условий для хранения документов.

Вопрос 1.

Юридические требования к ведению делопроизводства :
Наличие единой системы организационных и распорядительных документов, сведённых в единый перечень с конкретным их наименованием, соответствующих данному предприятию, органу управления на этом предприятии и решаемым задачам.
Соблюдение порядка подготовки и оформления подписи, утверждения и выпуска этих документов.

Вопрос 2.

Структуры и функции подразделений делопроизводства.

Вопрос 2.

управление делами, общие отделы, административно- хозяйственные отделы, канцелярии.


Структурные подразделения:

Вопрос 2.

В канцелярию могут входить:
секретариат, группа контроля, группа регистрации, группа приказов, копировально-множительная лаборатория, архив, экспедиция.

Вопрос 2.

Сотрудников канцелярий делят на две категории:
специалисты (референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор)
технические исполнители (секpетаpь-стеногpафист, делопроизводитель, экспедитор, курьер)

Вопрос 2.

Функции канцелярии
1) прием и регистрация (учет) документов
2) распределение документов и доставка их исполнителям
3) оформление и отправка исходящих документов
4) стенографирование и печатание документов
5) контроль за сроками исполнения документов
6) формирование дел и сдача их в архив
7) организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

Вопрос 2.

Функции секретаря руководителя предприятия или секретаря руководителя подразделения:
Работа с документами.
Работа со средствами связи.
Работа с посетителями.
Подготовка и проведение совещаний.
Работы хозяйственного характера.

Вопрос 3.

Виды документов и их классификация.

Вопрос 3.

Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в следующих нормативно-правовых актах:

---

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г. №3850-ХП;
Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277-ХП «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Вопрос 3.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Способы закрепления информации : письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.
Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.
Вид документа – классификационная группировка документов одинакового применения, выполняющих однородные функции.

Вопрос 3.

Под информацией в данных нормативно-правовых актах понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Вопрос 3.

Термины «документированная информация» и «документ» в законе «Об информатизации» и в ГОСТе рассматриваются как синонимы:
документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Вопрос 3.

Содержание термина «документ» в своем развитии прошло следующие стадии:
- документ как материальный объект;
- документ как носитель информации;
- документ как документированная информация.

Вопрос 3.

Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам.
К внешним признакам документа относят: признаки, отражающие его форму и размер, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Носитель зафиксированной в документе информации - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Вопрос 3.

Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:

- текстовое документирование - фиксирование звуковой информации любым

---

типом письма или любой системой звукозаписи;
- техническое документирование – способ запечатления технической мысли, отражающий результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений, изготовлению изделий промышленного производства и т.д.;
- фото-, кино-, видео-, аудиодокументирование.

Вопрос 3.

Функция документа – это объективно присущее ему целевое назначение.
Выделяют общие и специальные функции документа.


информационная: фиксирование информации с целью сохранения и передачи.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.


социальная: удовлетворение различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов;
культурная: способность сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе ;
коммуникативная: передача информации во времени и пространстве, информационная связь между членами общества.

Выделяют две категории документов:

односторонние (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

Специальные функции документа:

- управленческая: выступать как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.);
- правовая: закрепление изменения правовых норм;
- функция исторического источника;
- учетная: количественная характеристика информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Официальный документ обладает 4-мя основными свойствами:

юридическая сила;
оригинальность;
подлинность;

---