Файл: Документационное обеспечение управления.ppt

копийность.

Юридическая сила документа

- это свойство документа быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые в нем отражены. Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическим основанием создания документов в деятельности организаций являются:

акты законодательства Республики Беларусь;
решения судов;
предписания государственных органов и должностных лиц;
поручения вышестоящих организаций;
осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Вопрос 3.

документы по общим и административным вопросам
документы по функциям управления


Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

Вопрос 3.

По видам документы делятся на :


типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

Вопрос 3.

По способу фиксации информации - письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные
По содержанию – по административным вопросам; по материально-техническому снабжению; по планированию; по оперативной деятельности; по бухгалтерскому учету; по подготовке и расстановке кадров; по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам; др.
По наименованию (акты, протоколы, ведомости, уставы, инструкции, отчеты, приказы и т.д).
По месту составления – внутренние и внешние.
По срокам исполнения - срочные и несрочные.
По происхождению - официальные (созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке); служебные (подготовленные на предприятиях, в организациях); личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).


Документы классифицируют по различным признакам:

Вопрос 3.

По степени гласности - обычные, с ограниченным доступом (секретные и для служебного пользования).
По юридической силе - подлинные и подложные.
По назначению (стадиям создания) - подлинники (оригиналы)

---

и копии (отпуск, дубликат и выписка).
По срокам хранения - постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), и длительного(постоянного) срока хранения (свыше 10 лет).
По степени обязательности - информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций; директивные; обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.


Документы классифицируют по различным признакам:

Вопрос 3. Управленческая деятельность фиксируется в документах трех групп:

распорядительные документы:

Приказ.
Распоряжение.
Указание
Инструкция.

организационные документы:

Устав предприятия.
Структура и штатная численность предприятия.
Штатное расписание.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Положение о структурных подразделениях предприятия.
Положение о персонале.
Должностные инструкции работников.

информационно-справочные документы:

Акт.
Протокол.
Письма.
Докладная и объяснительная записки.
Справки.
Телеграммы, телефонограммы и др.

Вопрос 4.

Виды документопотоков.
Этапы обработки документов.

Вопрос 4.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1. людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие)
и
2. пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Вопрос 4.

Три основных информационных потока документопотока:

документопоток входящих в организацию документов;
документопоток внутренних документов;
документопоток исходящих документов.

Прием конвертов, проверка правильности адресования


Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений


Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)


Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе


Регистрация

---

Передача (доклад) документов руководителю


Рассмотрение документов руководителем (резолюция)


Внесение сведений о резолюции в регистрационный журнал


Передача документов исполнителю


Контроль исполнения документов


Исполнение документов


Подшивка документов в дела


Передача писем с пометкой “лично” работникам фирмы


Составление акта на поврежденный документ


Передача документов заместителю директора, в структурные подразделения или исполнителям


Этапы обработки входящих документов


Этапы работы с исходящими документами


СОСТАВЛЕНИЕ ПРОЕКТА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА


СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА


ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА


ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА РУКОВОДИТЕЛЕМ


РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА


ПОСТАНОВКА НОМЕРА (ИНДЕКСА) НА ДОКУМЕНТЕ


ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ АДРЕСОВАНИЯ


ОТПРАВКА ДОКУМЕНТА АДРЕСАТУ


ПОДШИВКА ВТОРОГО ЭКЗЕМПЛЯРА В ДЕЛО


СОСТАВЛЕНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА


СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА С ЮРИДИЧЕСКОЙ СЛУЖБОЙ


ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА


ПОДПИСАНИЕ ПРИКАЗА РУКОВОДИТЕЛЕМ


РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗА


НАПРАВЛЕНИЕ ПРИКАЗА В СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ДЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ


Этапы обработки внутренних документов (НА ПРИМЕРЕ ПРИКАЗА)

Вопрос 5.

Сроки исполнения деловых документов.
Контроль за сроками исполнения документов.

Вопрос 5.

Большинство документов, срок исполнения которых не определен в специальных нормативных актах, должно исполняться в течение 10 дней – это типовые сроки исполнения.
Руководитель предприятия может в резолюции изменить срок исполнения документа и назначить для документа индивидуальный срок исполнения.
Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение, исходящих – со дня их подписания.
Срок исполнения документа может быть продлен, но это может сделать только лицо или учреждение его установившие.

Вопрос 5.

все документы, поступившие из правительственных органов;

---

постановления органов местной администрации;
приказы руководства предприятия;
служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;
любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.


Документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю:

Вопрос 5.

Вопрос 6.

Составление номенклатуры дел.

Вопрос 6.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.


Форма номенклатуры дел организации

Вопрос 7.

Хранение документов на предприятии.

Вопрос 7.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем.
Цель комиссии – отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение.

Вопрос 7.

Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения:
кратковременные сроки хранения – менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);
долговременные сроки хранения – более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.;
некоторые документы не хранят – они подлежат уничтожению.

Вопрос 7.

Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по:
описанию на обложке – наименование учреждения, номер дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, год, количество листов, срок хранения;
составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает руководитель предприятия
брошюровке – подшивание документов в твердую обложку;
нумерации листов;
составлении заверительной надписи.

Вопрос 7.

Процедураоформления дел кратковременного хранения (до 10 лет) упрощается :
документы оставляют в делах в скоросшивателях, листы не нумеруются, описи на дела не составляются.

Вопрос 7.

Карточка-заместитель содержит следующую информацию:

---

в какое подразделение выдано дело, номер дела, количество листов в деле, дата выдачи, расписка в получении.

---