Файл: Календарное планирование. Понятие критического пути.pdf

Введение в должность нового сотрудника либо замена сотрудника.

Огромное количество работы, связанной с резюме каждого кандидата.

Планирование объемов работы для каждого консультанта, объективная оценка их деятельности.

Объективное отношение к работе ООО Издательский дом «Сократ».

Неудобство работы с бумажными документами.

Благодаря внедрению систем в ООО Издательский дом «Сократ» все эти задачи могут быть с легкостью решены.

Автоматизированная система ООО Издательский дом «Сократ» помогает также в организации работы агентства, у которого имеются филиалы. В течение нескольких минут в центральный офис поступает вся необходимая информация по каждому из филиалов.

Существенным преимуществом описываемой системы является защита данных, которые перемещаются по каналам связи зашифрованными. Также каждый электронный документ удостоверяется электронной подписью, идентифицирующей его автора. Несмотря на то, что база данных одинакова для всех сотрудников, каждый из них может видеть лишь те документы, которые нужны ему для работы.

Помимо перечисленных возможностей внедрение систем автоматизации в ООО Издательский дом «Сократ» позволит:

1) Вести информацию о клиенте и историю взаимодействия с ним в электронном виде.

Все это безусловно поможет в дальнейшем для планирования нового сотрудничества. В системе можно предусмотреть возможность календарного планирования, что позволяет помнить о звонке или запланированной встрече.

Существенно упрощает работу с документами встроенная система, позволяющая генерировать документы по шаблонам. С ее помощью договоры, акты, заявки и иные документы создаются автоматически, также в них подставляются и необходимые реквизиты. Предусмотрена возможность отдельного формата документов для каждого клиента.

2) Вводить нового сотрудника в должность без лишних сложностей.

При внедрении системы автоматизации документооборота процесс введения сотрудника в должность существенно упрощается, т. к. все сведения, связанные с деятельностью агентства, фиксируются в системе, в том числе и ситуация, которая складывается на месте работы.

Сотрудник получает доступ к необходимым данным, а также возможность совершения действий в системе на основе своих должностных полномочий. Вся информация, касающаяся вакансий, кандидатов, собеседований и др. находится на рабочем месте консультанта. Поэтому, если возникает необходимость передать дела другому сотруднику, то такая передача осуществляется сменой сотрудника на должности.

3) Осуществлять ежедневную работу с вакансиями и резюме.

Системой автоматизации документооборота предлагается несколько средств, позволяющих уменьшить объемы работы, связанной с классификацией резюме.

Во-первых, можно переложить на кандидатов часть такой работы. При заполнении резюме ими может быть использована специальная веб-форма, данные которой попадают затем в систему.

Во-вторых, упрощенный поиск кандидатов на определенную вакансию. Он может происходить либо по полям в резюме, либо по тем файлам, которые в него вложены. Вы сможете сохранить свой запрос и использовать его при поиске в будущем.

Помимо этого, посредствам системы на специализированных сайтах происходит автоматическая публикация о вакансиях, что существенно экономит время сотрудника.

Таким образом, очевидны преимущества внедрения электронного документооборота в ООО Издательский дом «Сократ» перед бумажным. Автоматизированная система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность. Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов, подписания, получения или отправки бумажных документов.

Одной из дополнительных возможностей данной системы является контроль над своевременным исполнением сотрудниками своих обязанностей. Так, если истек срок, отведенный для работы с документом, автоматизированная система оповещает соответствующего сотрудника об этом. Если сообщение игнорируется, то оно направляется руководителю.

Внедрение системы СЭД в ООО Издательский дом «Сократ» подразумевает проведение определенной процедуры, которая позволит оптимизирвоать этот процесс:

1. Выбор наиболее оптимальной системы СЭД в условиях внедрения в ООО Издательский дом «Сократ».

2. Адаптация выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО Издательский дом «Сократ».

3. Использование выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО Издательский дом «Сократ».

4. Анализ эффективности использования выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО Издательский дом «Сократ».

Проведем внедрение системы СЭД в условиях внедрения в практику ООО Издательский дом «Сократ» на основе предложенной процедуры.

1. Выбор наиболее оптимальной системы СЭД в условиях внедрения в ООО Издательский дом «Сократ».

Выбор системы электронного документооборота - шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой организации или предприятия. Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании?

Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота. Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить (цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными, временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого.

Таким образом, победителем рейтинга в условиях работы стала система Е1 ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Система имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости. Отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.

Система «ЕФРАТ» является одной из самых известных программных продуктов, разработанных для автоматизации документооборота на предприятии, а так же подходит под требования для ОАО "Каро". В первую очередь стоит упомянуть, что система «ЕФРАТ - Документооборот» соответствует всем правилам ГОСТа по делопроизводству и, в то же время, демонстрирует удивительную гибкость функций и настроек.

Также, важно учесть, что для использования системы не требуется установка дополнительного программного обеспечения, что сокращает затраты на внедрение.

Система обладает возможностями расширенного поиска с применением морфологического анализа текста. Она проста и удобна при использовании благодаря интуитивно понятному интерфейсу. «ЕФРАТ - Документооборот» активно использует криптографические средства защиты и электронную цифровую подпись (ЭЦП). В систему встроен развернутый инструментарий, который повышает скорость адаптации сотрудников предприятия - менеджер журналов и отчетов, дизайнер форм и маршрутов.

Безусловно, существует опция по ограничению прав доступа.

Благодаря встроенному генератору отчетов можно формировать детальные аналитические данные по любому типу документации.

Благодаря поддержке web-интерфейса, система позволяет работать с документацией в любой стране мира через браузер.

Четыре основных довода в пользу автоматизации электронного документооборота

С учетом этих тенденций в системе ЕВФРАТ, кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies.

Таким образом, использование системы ЕВФРАТ позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом ЕВФРАТ интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.

Кроме того, система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система ЕВФРАТ готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.

Готовность внедрения системы ЕВФРАТ по клику особенно актуальна в современных экономических условиях, когда даже крупные организации не готовы к долгосрочным проектам с отложенным по времени результатом, дорогостоящим консалтингом и серьезными доработками.

Команда проекта в ООО Издательский дом «Сократ» будет включать такой состав:

- Генеральный директор ООО Издательский дом «Сократ».

- Программист ООО Издательский дом «Сократ»,

- Главный бухгалтер ООО Издательский дом «Сократ»,

- Начальник производственного отдела ООО Издательский дом «Сократ».

Ниже на рис. 3 представлен сетевой график проекта внедрение системы автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ», который включает такие основные этапы его реализации:

1.1 Определение основных участников

1.2 Распределение обязанностей

2.1 Формирование бизнес-плана проекта

2.2 Закупка программного оборудования

2.3 Выполнение сервисных работ

3.1 Формирование пактов документов

3.2 Согласование пакета документов

4.1 Подбор оборудования

4.2 Покупка оборудования

4.3 Размещения и наладка оборудования

5.1 Запуск системы электронного оборота

Рисунок 3 - Сетевой график график проекта в ООО Издательский дом «Сократ»

Календарный план график проекта в ООО Издательский дом «Сократ» представим в виде диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта проекта - показывает, как даты начала и окончания, так и продолжительность работы; используется для представления хода реализации проекта – табл. 2.

Таблица 2

Диаграмма Ганта