Файл: «Рынок систем бронирования в гостиничной индустрии» (Сущность процесса бронирования номеров в отеле).pdf

- обеспечение полного контроля за звонками сотрудников по внешним номерам, что значительно уменьшить денежные расходы гостиничного комплекса на телефонную связь.^[28]

Учрежденческие автоматические телефонные станции в отличии от мини-АТС имеют возможность рационально обслуживать большое число абонентов. Практически все современные цифровые учрежденческие автоматические телефонные станции позволяют максимально расширить возможности телефонных сетей. Следует отметить то, что помимо преимуществ и сервисных функций, которые присуще мини-АТС, учрежденческие автоматические телефонные станции имеют специальное оборудование для интеграции с компьютерной сетью, программное обеспечение, а также предоставляют клиентам услуги голосовой почты и конференц-связи, что является очень актуальным на сегодняшний день.

Необходимо отметить то, что помимо телефонной сети, очень эффективным и рациональным является создание собственной локальной компьютерной сети, поскольку она подразумевает, что практически все автоматизированные рабочие места гостиничного комплекса объединяются в локальную компьютерную сеть, которая имеет определенную общую базу данных, значительно облегчающую взаимодействие между структурными подразделениями, поскольку уменьшается объем времени ля коммуникационного процесс, что в свою очередь позволяет наладить эффективную работу всего отеля в целом.

Для создания и развития подобной локальной компьютерной сети необходимо наличие в гостиничном комплексе следующего оборудования:

- персональные компьютеры, а также разнообразные периферийные устройства;

- сетевые адаптеры и кабели, обеспечивающие работы персонального компьютера;

- сетевое оборудование, а также сетевая операционная система.^[29]

Следует сказать о том, что очень важным для современной гостиницы является внедрение автоматизированной системы бронирования международного уровня, а также организация комплексного обучения персонала и переоснащение рабочих мест.

На сегодняшний день в гостиничном комплексе «Жемчужина», которое работает на территории города Сочи установлена система управления Epitome PMS, конфигурация которое осуществлялась совместно со специалистам Lidra Hospitality и АМАКС в строгом соответствии со всеми стандартами гостиничной индустрии.

Система управления отелем Epitome PMS для платформы Microsoft Windows представляет собой классическую систему автоматизации функционирования гостиничного комплекса, которая была разработана известной во всем мире компанией SoftBrands, an Infor Affiliate. Необходимо помнить о том, что система Epitome PMS сертифицирована Microsoft, а следовательно, использует базу данных Microsoft SQL Server, что позволяет обеспечить достаточную простату в работе и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении отелями любого типа, категории и размера.

В настоящее время все интегрированные модули системы Epitome PMS включают в себя следующие виды::

- базовый модуль, то есть бронирование, портье, гостевые счета, а также управление номерным фондом отеля;

- групповое бронирование гостиничных номеров;

- модуль по работе с туристическими агентствами;

- история гостя и/или компании, которая осуществляет бронирование;

- организация рациональной системы управления тарифами, а также дополнительными услугами в отеле;

- модуль по работе с дебиторами и их задолженностью;

- модуль отчетности.^[30]

Система управления отелем Epitome PMS, применяемая в гостиничном комплексе «Жемчужина» построена по модульному принципу, что позволяет исследуемому отелю настраивать свою систему в строгом соответствии с потребностями гостей. Однако данная система функционирует в небольших гостиничных комплексах, а для крупного международного отеля ее недостаточно. Модули используемой в настоящее время системы разработаны в универсальном технологическом стиле и имеют общий функциональный инструментарий и взаимосвязь.

По моему мнению, в гостиничном комплексе «Жемчужина» необходимо ввести систему центрального бронирования epitome (CRS), которая позволит отелю осуществлять бронирование номеров из центрального офиса. Функциональность системы включает в себя следующие возможности: анализ предпочтений клиента, бронирование маршрутов с проживанием в различных гостиницах, получение данных о предыдущих заездах гостя, обработку комиссионных платежей туристических агентств и выставление счетов корпоративным клиентам.

Система Epitome имеет модуль интерфейсов, который организует автоматический обмен данными со смежными системами гостиничной автоматизации, повышая эффективность работы и устраняя случайные ошибки ввода. Иинтерфейсы включают:

- Системы тарификации телефонных звонков;

- Системы авторизации кредитных карт;

- Системы управления энергообеспечением;

- Системы управления гостевыми факсами;

- Системы интерактивного и платного телевидения;

- Системы электронных дверных замков;

- Системы автоматических минибаров;

- Системы управления точками продаж;

- Телефонные станции с функциями гостиничного сервиса;

- Бухгалтерские системы.^[31]

Остальные системы управления гостиницей выполняют схожие функции, но в меньшем объеме. Таким образом, используемая в ГК "Жемчужина" автоматизированная система Epitome – достаточно хорошая система, однако она довольно дорогая по причине того, что требует дополнительных средств при попытке модернизации и подключения к международным сетям. К недостаткам действующей в гостинице системы можно также отнести неудобный интерфейс и работу на достаточно нестабильном MS SQL-сервере. В основном она подходит для гостиниц среднего класса с ограниченным бюджетом.

Так как гостиница "Жемчужина" стремится соответствовать стандартам международного уровня, то необходимо в данном случае отказаться от неэффективной и устаревшей автоматизированной системы, и перейти к более адаптированным к международным стандартам системам управления гостиницами. Так, в качестве альтернативы можно рассмотреть две основные системы, которые устанавливаются на российских гостиничных предприятиях следующие (в порядке убывания стоимости и функционала):

Micros-Fidelio – безусловный лидер; монополист на рынке Европы; более 180 установок по России; дорогая, но надежная, простая и престижная система управления; подходит для солидных гостиниц; все высококлассные гостиницы Москвы пользуются именно ей;

Эдельвейс – российский продукт; много установок, в основном, в Санкт-Петербурге; удобный интерфейс, но ограниченный функционал; большего внимания заслуживают их другие продукты – телефонный тарификатор (Barsum), фактически ставший стандартом для российских гостиниц, и тарификатор Wi-Fi Интернет (Barsum Wi-Fi) – уникальный продукт, не имеющий аналогов в России.

3.2 Оценка экономической эффективности мероприятий совершенствования

Внедрение в деятельность гостиничного комплекса «Жемчужина» системы Fidelio FO связано с определенными капитальными вложениями на приобретение необходимого технического оборудования, а также на разработку разнообразных проектов и выполнение подготовительных работ и подготовку персонала. Исходя из вышесказанного внедрению должно предшествовать экономическое обоснование рациональности использования системы.

Под экономической эффективностью автоматизированного преобразования необходимо информации следует понимать рациональность применения и использования разнообразных средств организационной и вычислительной техники при формировании, обработке и передачи данных, а именно – уменьшение объема прямых издержек организации.

При осуществлении экономического эффекта в качестве базового варианта мы приняли ручной метод обработки заявки потенциального клиента, а также создание личной карточки гостя в базе гостиничного комплекса «Жемчужина». Необходимо отметить то, что при внедрении системы Fidelio FO в деятельность рассматриваемого гостиничного комплекса обработку информации будет вести один человек, который будет работать на персональном компьютере, используя для этого специальное программное обеспечение и 50 процентов рабочего времени.

Под капитальными вложениями следует понимать разовые издержки, которые необходимы для приобретения и внедрения программного продукта Fidelio FO в деятельность гостиничного комплекса «Жемчужина». Общая сумма капитальных вложений составляет 375 тысяч рублей.

Необходимо отметить то, что капитальные вложения гостиничного комплекса «Жемчужина» в базовом варианте определяются затратам на организацию рабочих мест службы приема и размещения, то есть закупку необходимого оборудования и мебели. Приблизительная суммарная стоимость по рассматриваемому направлению составит 49 тысяч рублей.

Объем капитальных затрат гостиничного комплекса «Жемчужина» во внедренном варианте определяют стоимостью лицензионного программного обеспечения (15 тысяч рублей), а также установки персонального компьютера (20 тысяч рублей).

Помимо капитальных вложений гостиничных комплекс будет нести дополнительные текущие расходы, в состав которых входят: заработная плата сотрудников организации, а также иные расходы, которые связаны с с рациональным обслуживание проводимых работ.

Заработная плата сотрудников гостиничного комплекса «Жемчужина» включает в себя основную заработную плату, а также различные отчисления в фонды социального страхования.

Объем текущих расходов, включающих в себя затраты на рациональное обслуживание выполняемых работа (например, амортизация и ремонт используемого оборудование; рациональное использование производственных площадей; обеспечение электроэнергией и иные статьи затрат) необходимо рассматривать как конкретные статьи затрат либо как накладные расходы, включающие в себя определенный процент от уровня заработной платы. Допустим, что в гостиничном комплексе «Жемчужина» они составляют 32 процента.

На сегодняшний день в службе приема и размещения гостиничного комплекса «Жемчужина» занято 6 человек с заработной платой 24 тысячи рублей в месяц каждого, при этом в среднем на выполнение своих непосредственных функций они затрачивают приблизительно 50 процентов рабочего времени. Исходя из вышеуказанного их годовая заработная плата равна:

Зоб = 6*24000*12*0,5 = 864 000 руб.

Зсб = 0.32 * Зоб = 276 480 руб.

Зб = Зоб + Зсб = 864 000+ 276 480 = 1 140 480 руб.

Объем накладных расходов принимаем равными в качестве 30 % от объема заработной платы и тогда получим:

Нб = 1 14480*0,3 = 342 144 руб.

Текущие расходы в базовом варианте функционирования гостиничного комплекса «Жемчужина» рассчитаем следующим образом:

Тб = 1 140 480+ 342 144 = 1 482 624 руб.

При внедрении в деятельность гостиничного комплекса «Жемчужина» программного обеспечения Fidelio FO будет занято 3 человека с заработной платой 27 тысяч рублей, пи этом они выполняют свои трудовые обязанности с использованием рассматриваемой программы в течение 50 процентов рабочего времени. Таким образом, объем их годовой заработной платы за аналогичную работу составляет:

Зов = 3 *27000*12*0,5 = 486 000 руб.

Звс = 0,32 * 486 000 = 155 520 руб.

Зв = 486 000 + 155 520 = 641 520 руб.

Объем накладных расходов принимаем равными в качестве 30 % от объема заработной платы и тогда получим:

Нв = 641 520*0,3 = 192 456 руб.

Текущие расходы во внедряемом варианте функционирования гостиничного комплекса «Жемчужина» рассчитаем следующим образом:

Тв = 641 520+ 192 456 = 833 976 руб.

Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эг = [( Тб + Ен * Кб ) – ( Тв + Ен * Кв )]*B,

где Тб,Тв – годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;

Кб,Кв – капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен – нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;

B – число единиц ПП, внедрённого в текущем году.

Срок окупаемости затрат в годах определяется по формуле:

Ток = ( Кв – Кб ) / Эг

При определении экономического эффекта, в расчете капитальных и текущих затрат, учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом и внедряемом вариантах.

Предполагается, что годовой эффект использования автоматизированной системы Fidelio FO составит:

Эг =(1 482 624 +0,3*49 000) – (833 976+0,3*424 000) = 1 497 324 – 961 176 = 536 148 руб.

Уменьшение трудоемкости и числа работников дает возможность получить годовой экономический эффект при использовании Fidelio FO и разработанной программы 536 148 руб в год.

Срок окупаемости затрат на автоматизацию службы бронирования и размещения ОАО ГК "Жемчужина" (в годах):

Ток = (424000- 49000) / 536 148 = 0,69; т.е. приблизительно 8 месяцев.

Внедрение данной системы бронирования позволит не только снизить затраты гостиницы. Но и повысить ее прибыльность за счет роста продаж на 19-23 % и прибыли в среднем на 20-25 % в год.

Рост продаж составит: 2019 г – 522 178 тыс. руб; 2020 г – 626 613 тыс.руб.; 2021 – 770 734 тыс.руб.

Рост прибыли составит: 2019 г. – 67 914 тыс. руб.; 2020 – 83 534 тыс. руб.; 2021 г – 104 417 тыс. руб.

Таким образом, учитывая, что реализация только одной задачи по внедрению автоматизированной системы Fidelio FO в службу бронирования и размещения повысит эффективность работы гостиницы "Жемчужина" на 536 тыс. руб.с учетом возмещение затрат на покупку ПО, то можно судить и о еще большей ее эффективности при внедрении во все службы гостиницы: бухгалтерия, склад, рестораны, деловой центр, отдел маркетинга. Более того, внедрение данной системы позволит повысить продажи номеров на 19-23% в год. В результате проведенного анализа можно заключить, что в настоящее время в работе службы приема и размещения ОАО ГК "Жемчужина", особенно по вопросам бронирования, имеет ряд проблем, которые отрицательно сказываются на прибыльности гостиницы. Сюда можно отнести и проблемы внутренней коммуникации сотрудников службы приема и размещения, и устаревание программного обеспечения, а также сбои в доступности сети Интернет и сайта самой гостиницы.