ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 10.01.2024
Просмотров: 3568
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Тема 3.
1.Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ)
Государственная часть АФ РФ
Негосударственная часть АФ РФ
Документы дореволюционного периода
Документы советского периода
Документы современного периода
2. Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей»
В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» содержится определение следующих понятий:
Подпункт 16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Под описанием документов понимается:
- процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;
- собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.
Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.
Экспертиза ценности документов проводится для того, чтобы совершить оптимальный отбор ценных документов и определить государственное, социально-культурное, а также иное значение документов для того, чтобы отобрать их для дальнейшего хранения или установления сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов, начиная с текущего делопроизводства организации и заканчивая архивом.
На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов.
На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив.
На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
На основании экспертизы ценности документов проводится отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации. Решение вопросов, связанных с включением в состав Архивного фонда Российской Федерации документов находится в ведении экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, а также уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются: рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);
Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению
, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.
Конкретные сроки, связанные с хранением документальной информации, определяются путем применения специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.
В типовых перечнях документом устанавливаются сроки хранения документов, которые в большинстве случаев являются характерными для многих организаций и способны отобразить организационно-функциональные вопросы, имеющие отношение к практической деятельности организации (вопросы, связанные с руководством, планированием, учетом, контролем, отчетностью, финансированием, организацией трудового, материально-технического обеспечения и т.п.).
Оформление дел не может проводиться без уточнения сроков их хранения. Дела с постоянным или долговременным сроками хранения необходимо подготавливать к сдаче в архив организации – создателя и получателя документальной информации.
Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо составлять акт, форма которого содержится в «Основных правилах работы государственных архивов».
Акт рассматривают и рекомендуют на утверждение во время заседания экспертной комиссии организации, затем его утверждает экспертная комиссия соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, перечисленные в акте - уничтожаются.
Фактически формирование дела завершается в конце года, после того как в него подшиты последние документы окончившегося года, затем дела как минимум год хранятся в структурном подразделении организации.
После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.
Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.
Дела с постоянным, временным (более 10 лет) сроком хранения, а также дела, связанные с личным составом организации необходимо полностью оформлять. Полное оформление дела состоит из: подшивки (переплета) дела, нумерации листов, а также оформления всех реквизитов, указанных на обложке дела.
Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается.
Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.
Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования».
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.
3. Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:
Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных,
политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Тема 4.
1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.
1.Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ)
Государственная часть АФ РФ
Негосударственная часть АФ РФ
Документы дореволюционного периода
Документы советского периода
Документы современного периода
2. Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей»
В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» содержится определение следующих понятий:
Подпункт 16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Под описанием документов понимается:
- процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;
- собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.
Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.
Экспертиза ценности документов проводится для того, чтобы совершить оптимальный отбор ценных документов и определить государственное, социально-культурное, а также иное значение документов для того, чтобы отобрать их для дальнейшего хранения или установления сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов, начиная с текущего делопроизводства организации и заканчивая архивом.
На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов.
На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив.
На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
На основании экспертизы ценности документов проводится отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации. Решение вопросов, связанных с включением в состав Архивного фонда Российской Федерации документов находится в ведении экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, а также уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются: рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);
Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению
, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.
Конкретные сроки, связанные с хранением документальной информации, определяются путем применения специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.
В типовых перечнях документом устанавливаются сроки хранения документов, которые в большинстве случаев являются характерными для многих организаций и способны отобразить организационно-функциональные вопросы, имеющие отношение к практической деятельности организации (вопросы, связанные с руководством, планированием, учетом, контролем, отчетностью, финансированием, организацией трудового, материально-технического обеспечения и т.п.).
Оформление дел не может проводиться без уточнения сроков их хранения. Дела с постоянным или долговременным сроками хранения необходимо подготавливать к сдаче в архив организации – создателя и получателя документальной информации.
Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо составлять акт, форма которого содержится в «Основных правилах работы государственных архивов».
Акт рассматривают и рекомендуют на утверждение во время заседания экспертной комиссии организации, затем его утверждает экспертная комиссия соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, перечисленные в акте - уничтожаются.
Фактически формирование дела завершается в конце года, после того как в него подшиты последние документы окончившегося года, затем дела как минимум год хранятся в структурном подразделении организации.
После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.
Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.
Дела с постоянным, временным (более 10 лет) сроком хранения, а также дела, связанные с личным составом организации необходимо полностью оформлять. Полное оформление дела состоит из: подшивки (переплета) дела, нумерации листов, а также оформления всех реквизитов, указанных на обложке дела.
Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается.
Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.
Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования».
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.
3. Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:
Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных,
политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Тема 4.
1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.
-
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; -
Положение об Архивном фонде Российской академии наук (утверждено постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 №125) -
Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (утверждено Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 635, зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386) -
Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 12.01.2009 № 3) -
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24) -
Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61) -
Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 № 75) -
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449). -
Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»