Файл: По матрице Эйзенхауэра важные несрочные задачи относятся к категории a b c d одно из правил планирования дня .pdf

В основе техники «горизонты планирования» лежит метод … внимания

структурированного
Одним из шагов техники хронометража является пункт «…»

выбрать два SMART-критерия

выбрать 5–9 контекстов для составления списка задач

составить список гибких приоритетных задач

выделить из списка 3–5 жестких задач

выбрать 1–2 ключевых показателя хронометража
Технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в
соответствии со своими личными и бизнес-целями, и ценностями, – это …

тайм-менеджмент
Установите
последовательность
шагов
техники
«горизонты
планирования»:
1. перенести все актуальные задачи в раздел «День»
2. планируя следующий день, просмотреть раздел «Неделя»
3. раз в неделю просмотреть раздел «Месяц – год»
4. потерявшие актуальность задачи из разделов «День» и «Неделя» перенести в более отдаленные разделы или удалить из списка
5. перенести актуальные задачи в раздел «Неделя»
6. потерявшие актуальность задачи из разделов «Неделя» и «Месяц – год» перенести в более отдаленные разделы или удалить из списка
Неверно, что интеллект-карты … (укажите 2 варианта ответа)

хорошо работают в обучении

помогают подготовиться к презентациям и выступлениям

помогают запоминать большие объемы информации

не подходят для решения бизнес-задач

являются инструментом для выявления своих хронофагов

Коэффициент полезного использования времени – это отношение
времени нетто к времени …

брутто
Неверно, что к рекомендациям для успешного отсева дел навязанной
срочности категории «С» матрицы Эйзенхауэра относится рекомендация
определить …

что такое «важно»

что такое «срочно»

степень важности для достижения личных целей

степень важности для достижения корпоративных (рабочих) целей

степень важности для достижения учебных целей

степень риска невыполнения для достижения целей

приоритетность задачи исходя только из критерия «срочность»
Установите правильную последовательность действий менеджера во
время проведения хронометража:
1. фиксировать все выполняемые действия в течение рабочего дня
2. выбрать два показателя: на что расходы времени сократить, а на что – увеличить
3. выделить из списка хронофаги
4. проанализировать полученные данные расходов времени
5. постараться исправить ситуацию и применить способы борьбы с потерями времени
Одним из шагов техники хронометража является пункт «…»

фиксация в течение дня всех приоритетных задач

фиксирование в течение дня только трудоемких задач длительностью от
1,5 ч.

фиксирование в течение дня всех выполняемых дел и задач длительностью более 10–15 мин.

фиксирование только времени отдыха

фиксирование всех выполняемых дел и задач длительностью более 30–
40 мин.

Сумма длительностей всех полезных работ называется время …

нетто
К характеристикам проблемной ситуации можно отнести … (укажите 3
варианта ответа)

невозможно решить проблему наполовину

необходимость искать и рассматривать различные пути достижения результата

абстрактные формулировки цели

формулирование цели по технологии SMART

наличие аддитивности

наличие единственно верного пути решения

возможность получить результат исключительно имеющимися методами и способами
Ключевое понятие для создания эффективного обзора задач – это …
информации

визуализация
Неверно, что в числе задач хронометража – «…» (укажите 3 варианта
ответа)

определить, на что тратим свое время

изыскать скрытые резервы времени

выработать «чувство времени»

составить жесткое расписание с привязкой всех дел и задач ко времени

определить свои базовые ценности

определить основные направления в достижении целей
Планирование, учитывающее не только временные рамки, но и
определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения
конкретной задачи, – это … планирование

контекстное

Данные для определения своих периодов спада и подъема активности
может дать применение …

алгоритма жестко-гибкого планирования

хронометража

техники контекстного планирования

SMART-критериев

двумерного графика проекта

графика контроля регулярных задач
Установите правильную последовательность этапов стратегии «воронка
шагов» для решения задачных ситуаций:
1. проводим декомпозицию поставленной задачи
2. формулируем каждую подзадачу по технологии SMART
3. составляем двумерный график с учетом взаимосвязей подзадач
4. решаем подзадачи, осуществляя регулярный контроль с помощью двумерного графика
Один из принципов, лежащий в основе интеллект-карт, – это …

репродуктивность мышления

мышление аналогиями

ассоциативность мышления

линейность мышления
Установите правильную последовательность действий при разработке
обучающей программы повышения квалификации сотрудников
учреждения муниципального управления:
1. определить даты и продолжительность обучения с помощью двумерного графика, составив двумерный график с указанием ответственных лиц за проведение отдельных курсов и обучающих программ
2. составить простой список формируемых навыков с помощью контрольного списка
3. составить интеллект-карту соответствия формируемых навыков темам обучающих курсов и тренингов

Цели, в основе которых лежат ценности человека, – это «…» цели

родные
Реактивный человек уделяет все свое внимание выполнению дел из
«круга …»

влияния

забот

приоритетов

времени
… являются лишними в списке SMART-критериев (укажите 3 варианта
ответа)

Конкретность формулировки

Измеримость

Финансовая обеспеченность

Достижимость

Бюджетируемость

Релевантность

Привязка к исполнителю

Привязка ко времени
Абстрактные цели, задающие общее направление движения, но не
связывающие субъекта конкретным описанием желаемого результата, –
это …

надцели

SMART-цели

подцели

промежуточные цели

сверхцели
Инструмент, позволяющий не упускать свои цели из вида и
напоминающий о них, – это …

стратегическая картонка

Установите последовательность шагов решения проблемных ситуаций
(«веер возможностей»):
1. составить веер возможных путей достижения результата
2. выбрать направление движения
3. сделать один SMART-шаг в выбранном направлении
4. провести анализ результатов выполненного SMART-шага
5. принять решение об изменении направлении движения в соответствии с ситуацией
В технике SMART сроки достижения цели могут быть сформулированы
в таких вариантах, как «…» (укажите 3 варианта ответа)

жесткая привязка к конкретной дате

привязка к периоду (с указанием дедлайна)

привязка к периоду (без указания дедлайна)

привязка к точной дате только в рамках одного календарного месяца

привязка к примерному периоду в рамках ближайших 3–5 лет
Установите соответствие между элементами системы тайм-менеджмента
и вопросами, относящимися к каждому из этих элементов:
A. Эффективность
B. Стратегия
C. Уровень философии
D. В каких направлениях планируете развиваться в ближайшие лет 10?
E. Почему вы выбрали именно эти цели?
F. Как успеть сдать курсовую в срок?
G. Зачем это все нужно?
H. Как выполнить больший объем за меньшее количество времени?
I. Как сформулировать желаемый результат?
A – F
B – D, H
C – E, G

Инструмент для выявления своих базовых ценностей – это …

мемуарник
Цели, сформированные под влиянием внешних штампов и стереотипов,
– это … цели

навязанные
Задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам) и не
привязанные к конкретному дню, – это … задачи

гибкие
Техника, позволяющая обеспечить контролируемость задач в планах и
основанная на методе структурированного внимания, – это техника «…
планирования»

горизонты
Совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для
совершения определенного дела, решения конкретной задачи, – это …

контекст
Для быстрого принятия решений в определении приоритетности
ежедневных задач рекомендуется применять технику …

трех вопросов
Способ, позволяющий быстро расставить приоритеты в своих задачах,
сравнивая их по одному критерию, – это способ …

попарного сравнения

КОМПЕТЕНТНОСТНЫЙ ТЕСТ
1. Поставив цель «найти ключевое конкурентное преимущество
компании в период пандемии и перехода к удаленной работе»,
руководитель компании-подрядчика, выполняющей заказ мэрии,
оказался в затруднении, какой способ целедостижения данной цели
выбрать – «воронку шагов» или «веер возможностей». Какое решение вы
можете подсказать руководителю? Дайте развернутый ответ.

Следует выбрать «воронку шагов». Сформулированная цель соответствует критериям СМАРТ, осталось только декомпозировать ее на составляющие подзадачи, назначить исполнителей и составить график контроля их исполнения.

Следует выбрать «веер возможностей». Цель сформулирована как
Надцель. В данном случае не вполне понятно, какие действия предпринять; направлений движения к цели может быть несколько, поэтому сначала требуется их наметить и далее выбирать наиболее оптимальные пути достижения результата.

Формулировка не соответствует ни СМАРТ-цели, ни Надцели. Скорее это пожелание руководителя, и сначала требуется сформулировать цель в терминах СМАРТ, после чего выбрать «воронку шагов» и составить план действий.
2. У студента вечернего отделения Института муниципального
управления, работающего сотрудником Департамента социальной
защиты населения города Н., через два дня будет проходить
аттестационный экзамен, важный для его последующего повышения в
должности. Студенту еще осталось выучить 24 экзаменационных
вопроса. Определите, какие задачи следует отнести к категории А по
матрице Эйзенхауэра? (Укажите 2 варианта ответа).

Навести порядок на рабочем столе.

Проверить, что нового в ленте новостей.

Выучить 6–10 вопросов к экзамену.

Навести порядок в папке «Входящие».

Срочно подготовить материалы для переговоров, которые планируются через 3 недели.

Дописать отчет, который нужен завтра.

3. Начальник отдела сформулировал задачи для своих подчиненных: 1)
Договор 156/12.01. реквизиты. 2) Позвонить Архипову, «ПИКС»,
уточнить номер счета к договору 25-19. 3) Оповестить сотрудников о
совещании – сегодня в 14.30, офис 12. 4) Тренинг развития
коммуникативных навыков – понедельник, в 9.00. Определите, какие из
приведенных задач не являются результато-ориентированными? Ответ
мотивируйте.

Все четыре задачи являются результато-ориентированными. Из них понятно, кто и какие действия должен выполнить и какими должны быть результаты этих действий.

Ни одна из приведенных задач не является результато-ориентированной.
Непонятно, кто должен выполнить задачи, какие действия выполнить, каким должен быть результат.

Результато-ориентированными не являются задачи 1 и 4. Непонятно, что нужно сделать с договором и реквизитами и что должно быть в результате. Проверить реквизиты договора, договор за какой год, внести правки в реквизиты? В задаче 4 непонятно, что нужно сделать и каким должен быть результат. Прийти на тренинг? Оповестить сотрудников о необходимости участия в тренинге? Отменить тренинг или подготовить помещение и оборудование к тренингу?

Результато-ориентированными не являются задачи 2 и 3. Задачи содержат много конкретики, а исполнитель должен развивать нестандартное мышление, самостоятельно выбирать способы достижения задач и формулировать результат, который от него ждут.
4. На совещании было принято решение повысить объем продаж.
Руководитель отдела сформулировал решение в виде цели с
использованием критериев СМАРТ: «Повысить объем продаж за счет
привлечения новых клиентов в самые короткие сроки». Определите,
соответствует ли эта формулировка цели СМАРТ-критериям?

Формулировка не соответствует критериям СМАРТ: отсутствует указание на привязку ко времени, измеримость.

Формулировка соответствует критериям СМАРТ: формулировка конкретная, дает понимание того, за счет чего достичь поставленной цели, есть указание на сроки.

Формулировка не соответствует СМАРТ-критериям: отсутствует измеримость. Все остальное соответствует технике СМАРТ.

5. Вы – сотрудник одной из префектур небольшого курортного города, и
вас назначили ответственным за организацию подготовки к участию в
конкурсе «Лучшая префектура г.Приморский– 2021». В подготовке будет
участвовать 5 сотрудников из различных отделов. Вам необходимо
распределить задачи между участниками, назначить ответственных,
контролировать исполнение делегированных задач. Нужно также
выбрать инструмент, позволяющий создать эффективный обзор
ответственных, сроков, задач и осуществлять контроль их деятельности
по подготовке к конкурсу.
Что послужит таким инструментом? Ответ обоснуйте.

Следует выбрать двумерный график. Двумерный график проекта или двумерный график делегированных задач помогут визуализировать сложно структурированную задачу проекта, установить взаимосвязь сроков и этапов выполнения, увидеть распределение задач по исполнителям, оперативно вносить коррективы в график реализации проекта.

Следует выбрать интеллект-карту. Это идеальный инструмент для визуализации всех направлений и идей, который поможет увидеть дополнительные пути реализации проекта подготовки к конкурсу, найти новые креативные решения.

Следует выбрать контрольные вопросы. Список контрольных вопросов для каждого участника проекта, которые он должен выполнить, поможет снизить напряженность, предоставит возможность оперативно реагировать на изменения ситуации, не сковывая себя жесткими рамками, и достигать поставленные цели максимально оперативно.
6. Наиболее распространенными ошибками при организации короткого
отдыха в течение рабочего (учебного) дня являются стихийность,
отсутствие сценариев (что делать, а чего делать не стоит) и понимания
того, как, когда в сколько времени требуется отдыхать.
Какие правила грамотной организации короткого отдыха могут помочь
избежать этих ошибок?

Ритмичность: на каждый час работы – 5–10 мин. отдыха (пример: учебная пара – 1,5 ч., перемена – 10 мин.). Переключение: на время короткого отдыха отвлекаемся от рабочих задач, меняем вид деятельности, не думаем о рабочей задаче. Смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений).


Ритмичность: на каждый промежуток времени, занятый работой, необходимо выделять как минимум столько же времени для отдыха, иначе силы невозможно будет восстановить (пример: отработав 30 мин. времени, 30 мин. перерыв). Переключение: на время короткого отдыха отвлекаемся от рабочих задач, меняем вид деятельности, не думаем о рабочей задаче. Смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений).

Ритмичность: на каждый час работы – 5–10 мин. отдыха (пример: учебная пара – 1,5 ч., перемена – 10 мин.); смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений). А вот отвлекаться от работы (переключать внимание) не рекомендуется, так как потом трудно втянуться в рабочий темп и неизбежно будут возникать потери времени.
7. При работе над делом-«слоном» Изучение делового английского языка
менеджер PR-отдела мэрии города Новогорска разделил его на задачи-
«бифштексы»: 1) читать на английском; 2) ежедневно 30 мин. смотреть
фильмы на английском; 3) учить каждый день по 5 новых иностранных
слов и повторять по 10 выученных; 4) ежедневно смотреть упражнения
по грамматике. Но часть из этих задач осталась невыполненной, так как
эти задачи были сформулированы в формате иллюзорных «бифштексов».
Определите, какие из этих «бифштексов» являются реальными, а какие
– иллюзорными. Ответ обоснуйте.

Иллюзорные «бифштексы» – № 2 (нет практического закрепления), № 4
(неверно подобран глагол; упражнения не приведут к результату, если их просто смотреть; нет размера «бифштекса» и закрепления практикой). Реальные «бифштексы» – № 1, № 3. Вполне реально читать что-нибудь на английском языке хотя бы иногда, точно так же, как реально учить иностранные слова. Польза этих задач очевидна.

Иллюзорные
«бифштексы»
–
№ 1
(отсутствует конкретная формулировка; не указан размер бифштекса; непонятно, когда, с какой частотой выполнять задачу; нет практического закрепления), № 3
(каждый день невозможно выучивать столько новых слов; формулировка перегружена деталями, не существенными для достижения результата, например, размер «бифштекса» – совершенно лишняя деталь). Реальные «бифштексы» – № 2, № 4, вполне по силам ежедневно выполнять эти задачи, например, по дороге на работу или в вуз можно слушать аудио или смотреть видео на смартфоне.