Файл: 518 роль кадровой документации в управлении персоналом организации.pdf

518
РОЛЬ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ
Моор Э.И., студ.
Национальный исследовательский Томский Политехнический университет
В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами управления трудовыми отношениями, организации труда и регламентации этих про- цессов. В любой организации (предприятии, учреждении и т.д.), какой бы маленькой она не была, всегда ведется учет кадров, начиная с приема сотрудников на работу и заканчивая их увольнени- ем.
Эти и многие другие процессы, сопровождающие основную деятельность организации, подлежат официальному документированию. Для этого в организации создается кадровая служба, роль которой может выполнять и один человек, если, в связи с небольшими масштабами органи- зации, он справляется со своими обязанностями.
Ведение кадровой документации очень важно для бесперебойной работы организации, а также для каждого сотрудника в отдельности, так как от этого зависит оформление его трудовой деятельности и учет трудового стажа.
При составлении любой документации кадровый работник придерживается существующих стандартов в области документирования. Ведение некоторой документации является обязатель- ным. Так оформление трудовой книжки предусмотрено по Трудовому кодексу РФ. Соблюдение всех требований документирования важно при осуществления учетных работ, а главным образом, при решении всевозможных трудовых споров, так как каждый неграмотно составленный документ может привести к серьезным юридическим проблемам.
Из всего выше сказанного вытекает актуальность вопроса роли кадровой документации в управлении персоналом организации. И поэтому цель данной статьи – определить роль кадровой документации в управлении персоналом организации.
Структура кадровой службы зависит в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществ- ления кадровой работы:
-самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководи- телю организации или его заместителю;
-выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации;
-выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой рабо- ты [1].
Структура кадровой службы крупных предприятий обычно разбивается на подразделения, которые концентрируются на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодей- ствуют между собой в процессе повседневной деятельности.
Вся деятельность кадровой службы не имеет смысла без сопровождающей ее кадровой до- кументации. Чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно- методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выпол- нять ту или иную запись или операцию.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области; график сменности при наличии сменной работы; график отпусков; правила и инструкции по охране труда [2].
Среди кадровой документации выделяются:
1. Распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность ра- ботника: а) приказ о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставле- нии отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях и т.п. б) приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядке проведения аттестации).
2. Информационно - расчетные документы - для учета персональных данных (личная кар- точка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, личные дела).
3. Официальная внутренняя переписка (заявления работников, служебные записки, объяс- нительные).
4. Журналы (книги) учета и регистрации документов (журнал регистрации трудовых дого- воров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников, журнал реги-

519 страции приказов о предоставлении отпуска, журнал регистрации приказов о командировках ра- ботников, журнал учета больничных листов и др.) [2].
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
- обязательные,
- рекомендованные (не обязательные),
- зависящие от специфики организации [1].
Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требо- ваниях, указанных в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Доку- менты, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОС-
Том Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организа- ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты докумен- тов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокраще- ния количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки.
Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наиме- нование организации - автора документа; код организации - автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать; отметка об исполнении документа и направлении его в дело [3].
Каждый документ, создаваемый в организации, имеет свое назначение. Так, согласно статье
66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника [4]. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.
Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое считается документом «Для служебного пользования» и могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам и определенным руководителям предприятия. Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а, как правило, на руководящих работников и специалистов орга- низации. На других работников составляются личные карточки.
Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление и утверждение штатного расписания. Штатное расписание содержит перечень струк- турных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окла- дах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Не менее важным представляется тот факт, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п.2 ст. 81 ТК РФ) ра- ботодатель, ссылаясь на штатное расписание, докажет в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения.
Работодатель обязан составить график отпусков (ст. 123 ТК РФ) [4]. Он отражает сведения об очередности распределения ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделе- ний организации по месяцам. Составляя график отпусков, организация может равномерно распре- делить уход сотрудников в отпуск и тем самым планирует работу кадров на год вперед. Это обес- печивает стабильность и непрерывность деятельности.
Все документы по мере надобности передаются на хранение в архив либо уничтожаются.
Сроки хранения любого вида документов указаны в «Перечне типовых управленческих ар- хивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Основная масса документов, отнесенных к категории документов по личному составу, должна храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения (за исключением некоторых категорий документов) [5].
При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении. Трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в тече- ние 50 лет, а затем уничтожаются [6].

520
Деятельность кадровой службы в организации очень сложна и разнообразна. На нее возло- жено огромное число обязанностей, выполнение которых непосредственно связано с ведением кадровой документации.
При этом имеется множество различного рода нюансов, которые необходимо знать работ- никам кадровой службы. Такое повышенное внимание к точности оформления регулируется раз- личными нормативными актами, в том числе и таким федеральным законом, как ТК РФ, несоблю- дение которого приводит к привлечению к ответственности в судебном порядке. В первую оче- редь это касается ведения документов по личному составу, т.к. в связи с оформлением именно этих документов чаще всего возникают трудовые споры между работником и работодателем. А это только подтверждает всю важность и необходимость кадрового документирования.
Работникам кадровой службы ежедневно приходится иметь дело с огромным количеством различного рода документации. Именно на отделе кадров лежит вся ответственность за правиль- ное оформление документов, их своевременную подготовку. И чтобы облегчить, а также узако- нить деятельность кадровиков в организации должен быть установлен единый порядок оформле- ния всех видов кадровой документации, который должен отвечать всем требованиям закона.
Для принятия обоснованных управленческих решений в организации необходима эффек- тивная система управления персоналом, а одним из ее важных элементов является кадровое дело- производство. Это неотъемлемая часть жизнедеятельности любой компании. Это сложная и ру- тинная работа, требующая хорошего знания законодательства и всех его изменений. Другими сло- вами кадровым делопроизводством можно назвать подтвержденный документально процесс управления кадрами.
Таким образом, можно смело сказать, что грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства и от того, насколько профессионально оно организованно зависит успех управленческой деятельности в целом.
Список литературы
1. Делопроизводство в кадровой службе / под ред. Верховцева. - М.: ИНФРА-М, 2004,
385с.
2. Кадровое делопроизводство: практическое пособие/ С.В. Андреев. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Альфа - Пресс, 2003, 232с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная си- стема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
(принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).
4. Трудовой кодекс Российской Федерации. - утв. ФЗ №197 в ред. от 01.10.2009.
5. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе де- ятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указа- нием сроков хранения. - утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 ав- густа 2010 г. № 558.
6. Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работо- дателей") от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008).
ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДОГОВОРНЫХ ОТНОШЕНИЙ
В ИСТОРИИ РОССИИ
Назаренко Е.А., студ.
Национальный исследовательский Томский политехнический университет
Практически всегда, день ото дня человек с кем-нибудь договаривается: с соседями, с това- рищами, с различными организациями, а также с органами власти. Все это обозначает, вступление в договорные отношения. Договариваясь устно или письменно, при встрече или по телефону, все это заключение того или иного договора. Все сферы человеческой деятельности, так или иначе, пронизаны договорными отношениями. Договорные отношения регулируются нормами граждан- ского права. Поэтому актуальность данной темы заключается в том, что где бы люди не находи- лись, в большинстве случаев они заключают договор того или иного вида, то есть вступают в до- говорные отношения. Заключение договоров вошло прочно в нашу повседневную жизнь.
Развитие различных форм общения между людьми выдвинуло потребность в предоставле- нии им возможности использовать предложенные законодателем или самим создать правовые мо- дели. Такими моделями стали договоры. Договор - один из наиболее древних видов правовых до- кументов. Договорное право прошло долгий путь развития и в настоящее время продолжает изме- няться и совершенствоваться. Еще с Древней Руси стали заключаться различные договоры, ко- нечно, они были просты и не идеальны, но с течение времени их процесс стал усовершенствовать-