Файл: И.В. Кандинская Информационные системы в экономике.pdf

9

инструмента, предназначенного для установления подключения к внешним базам данных и создания запросов для извлечения данных. Microsoft Query входит в состав дополнительных компонентов Microsoft Office.

3.3. Сортировка списков

Под сортировкой списка, как и любого другого набора объектов, принято понимать расположение его записей в определенном порядке. Записи можно располагать в порядке возрастания-убывания числовых полей, в алфавитном (обратном алфавитному) порядке текстовых полей, в хронологическом порядке полей типа «дата и время». Поле, по которому производится сортировка, называется ключевым полем или ключом сортировки. Возможности сортировки реализуются с помощью кнопок Сортировка по возрас-

танию и Сортировка по убыванию панели инструментов Стандарт-

ная либо через команду меню Данные/Сортировка, которая позволяет отсортировать список за один прием максимум по трем полям (первичный ключ, вторичный и т.д.). В случае необходимости можно произвести сортировку и более чем по трем столбцам. В этой ситуации список сортируется последовательно, начиная с наименее важного поля. Сортировать можно и часть списка, предварительно ее выделив. После сортировки изменяется расположение строк списка, поэтому, если результаты сортировки по какимлибо причинам вас не устраивают, это действие необходимо незамедлитель-

но отменить с помощью кнопки Отменить панели инструментов

Стандартная.

3.4.Анализ списков с помощью фильтров

Вконечном итоге основное назначение любой базы данных – это оперативный поиск необходимой информации по какому-либо запросу. Под запросами принято понимать задачи на поиск информации в базе данных. При этом часть базы данных, удовлетворяющая запросу, называется выборкой. В Excel запросы реализованы с помощью фильтров. Фильтрация списка – это

10

процесс, в результате которого в списке скрываются все строки, не удовлетворяющие критериям фильтрации, а остаются видимыми только те (остается выборка), которые соответствуют условиям запроса.

Excel располагает двумя командами фильтрации, которые становятся доступными через пункт меню Данные/Фильтр: Автофильтр и Расширен-

ный фильтр. С помощью автофильтра реализуются простые запросы, содержащие не более двух условий поиска. Расширенный (усиленный) фильтр позволяет выполнять запросы практически любой сложности.

Для установки автофильтра на все поля списка достаточно обратиться к пункту меню Данные/Фильтр/Автофильтр. Можно установить авто-

ний данного столбца. Эти значения можно использовать для фильтрации. Кроме того, можно настроить автофильтр, выбрав из этого списка элемент

(Условие…),

после чего можно создать критерий (настроить пользовательский

автофильтр), состоящий не более чем из двух условий, соединенных знаками операций И, ИЛИ. Каждое из этих условий представляет собой выражение логического типа, содержащее любые операции отношения (<, <=, =, <>, >, >=). Пусть, например, нам необходим список студентов, родившихся в

11 1971 году. Пользовательский автофильтр для решения этой задачи приведен

на рис. 4, а результаты фильтрации – на рис. 5.

При создании текстовых критериев можно использовать символы шаблона: «*» – для обозначения последовательности любых символов произвольной длины, и «?» – для обозначения единичного символа, стоящего на определенном месте. Для включения символов шаблона в критерий в качестве обычных символов перед ними надо ставить тильду «~». Пусть, например, нам необходим список студентов, чьи имена начинаются с буквы «А» и заканчиваются буквой «а», или имена состоят из восьми любых букв. Один из возможных вариантов пользовательского автофильтра для решения этой задачи приведен на рис. 6, а результаты фильтрации – на рис. 7.

Расширенный фильтр по сравнению с автофильтром обладает следующими преимуществами:

1)позволяет создавать критерии с условиями по нескольким полям;

2)позволяет создавать критерии с тремя и более условиями;

12

рии фильтрации, которые могут находиться и на отдельном листе (Крите-

рии!$A$2:$D$4);

3) диапазон результата (интервал извлечения) – область, в которую необходимо скопировать выборку (можно указать только адрес левого верхне-

этого флажка можно избавиться от повторяющихся записей в исходном списке.

При создании интервала критериев (рис. 9) необходимо помнить о сле-

ловки, которые рекомендуется просто копировать из заголовков столбцов списка, последующие – соответствующие критерии);

2)если условия располагаются в одной строке, то это означает одновременность их выполнения, т.е. считается, что между ними поставлена логическая операция И;

3)для истинности критерия, состоящего из условий, располагающихся в разных строках, требуется выполнение хотя бы одного из них, т.е. считается, что они соединены логической операцией ИЛИ;

13

4)интервал критериев должен располагаться выше или ниже списка, либо на другом рабочем листе;

5)в интервале критериев не должно быть пустых строк.

При формировании текстовых критериев необходимо помнить о том,

что:

1) если в ячейке содержится только один символ (рис. 10 – колонка A), то такому условию удовлетворяют любые тексты, начинающиеся с этого символа;

Рис. 10. Содержимое интервала критериев рис. 9

2)если содержимое ячейки представляет собой текстовую константу вида ”>БУКВА” или ”<БУКВА”, то такому условию соответствует любой текст, начинающийся с этой и последующих БУКВ или начинающийся с предшествующих ей БУКВ;

3)для поиска текста на полное совпадение содержимое ячейки с критерием должно иметь вид =”=ТЕКСТ”;

4)в текстовых критериях можно использовать символы шаблона.

Вычисляемый критерий представляет собой формулу (рис. 10), в которой обязательно имеется ссылка (для реализации каких-либо вычислений) на соответствующую ячейку первой строки списка. Так как эта формула является логическим выражением, то в ячейке, ее содержащей, отображается результат вычисления (ИСТИНА либо ЛОЖЬ) для первой записи списка (рис. 9). А в результате процесса фильтрации в списке будут скрыты те записи, для которых при вычислении формулы получается значение ЛОЖЬ. При создании вычисляемых критериев необходимо помнить о следующих правилах:

1) заголовок столбца над вычисляемым критерием не должен совпадать ни с каким из имен полей списка, он может быть либо пустым, либо содержать текст, поясняющий назначение условия;