ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 04.08.2024
Просмотров: 46
Скачиваний: 0
Рис. 9.6. Элементыэлектронногодокумента
Кнедостаткамэлектронныхдокументовжноотнестинеполнуююридическуюпроработку процессаихутвержденияилиподписания.
Технологияобработкиэлектронныхдокументребуетовиспользованияспециализированного программногообеспечения—программуправлениядокументообор, отомрыезачастую встраиваютсякорпоративныеИС.
Проектированиеформэлектронныхдокументов , т.е. созданиешаблонаформыс помощьюпрограммногообеспеченияпроектированияформ, обычновключаетсебя выполнениесл дующихшагов:
• созданиеструктурыЭД —подготовканешнеговидаспомощьюграфическихсредств |
||
проектирования; |
|
|
• определениесодержанияформы ЭД |
, т.е. выборспособов, которымибудут |
|
заполнятьсяполя. Полямогутбытьзаполненывручнуюилипосредствыбораом |
||
значенизйкакого-либосписка, меню, базыданных; |
|
|
• определенияперечня макетов экранныхформ |
—покаждойзадачепроектировщик |
|
анализирует"постановку"каждойзадачи, вкоторойприводятсяперечнииспользуемых |
|
||
входныхдокументсоперативнойпостояннойинформациейдокументовс |
|
||
результатнойинформацией; |
|
|
|
• определениесодержаниямакетов |
—выполняетсянаосновеанализасостава |
|
|
реквизитовпервичныхдокументовспостоянноперативнойи информацией |
|
||
результатныхдокументов. |
|
|
|
Работазаканчиваетсяпрограммированиемразработанныхмакетовэкранныхформиих |
|
||
апробацией. |
|
|
|
Информационнбазаияспособыееорганизации |
|
|
|
Основнойчастьювнутримашинногофрмационногообеспеченияявляется |
информационная |
||
база. Информационнбазая |
(ИБ) —этосовокупностьданных, организованнаяопределенным |
||
способомихранимаявпамятивычислительнойсистемыввидефайлов, спомощьюкоторых удовлетворяютсяинформационныепотребностиуправленческихпроцессовирешаемыхзадач.
ВсефайлыИБможноклассифицироватьпоследующимпризнакам:
• по этапам обработки(входные, базовые, результатные);
•по типу носителя(напромежуточныхносителях—гибкихмагнитныхдисках магнитныхлентахинаосновныхносителях—жесткихмагнитныхдисках, магнитооптическихдискахдр.);
•по составу информации(файлысоперативнойинформациейфайлыспостоянной информацией);
• по |
назначению(потипуфункциональныхподсистем); |
• по |
типу логическойорганизации(файлыслинейнойиерархическойтруктурой |
записи, реляционные, табличные); |
|
• по |
способу физическойорганизации (файлыспоследователь, индексными |
прямымспособомдоступа).
Входные файлысоздаютсяпервичныхдокументовдлявводаданныхилиобновления базовыхфайлов.
Файлыс |
результатнойинформацией |
|
предназначаютсядлявыводаеенапечатьили |
|
||
передачипоканаламсвязинеподлежатдолговременномухранению. |
|
|
||||
Кчислу |
базовыхфайлов , хранящихсяв |
информационнойбазе |
, относятосновные, рабочие, |
|||
промежуточные, служебныеиархивныефайлы. |
|
|
|
|
||
Основныефайлы |
должныиметьоднороднуюструктурузаписеймогутсодержатьзаписи |
|
||||
оперативнойусловно-постояннойинформацией. |
|
Оперативныефайлы |
могутсоздаватьсяна |
|||
базеодногоилинесколькихвходныхфайловиотражатьинформациюодногоилинескольких |
|
|||||
первичныхдокументов. |
Файлысусловно-п стояннойинформацией |
|
могутсодержать |
|||
справочную, расценочную, табличнуюдругиевидыинформации, изменяющейсявтечение |
|
|||||
годанеболеечемна40%,аследовательно, имеющиекоэффициентстабильностинеменее |
|
|
||||
0,6. |
|
|
|
|
|
|
Файлы сосправочнойинформацией |
должныотражатьвсехарактеристикиэлементов |
|||||
материальногопроизводства(материалы, с рье, основныефонды, трудовыересурсыит.п.). |
|
|
||||
Какправило, справочникисодержатинформацию |
|
классификаторов идополнительные |
||||
сведенияобэлементахМатериальнойсферы, напримероценах. Нормативно-расценочные |
|
|||||
файлыдолжнысодержатьданныеонормахрасходаирасценкахнавыполнениеоп раций |
|
|
||||
услуг. Табличныефайлысодержатсведенияобэкономическихпоказателях, считающихся |
|
|||||
постояннымивтечениедлительноговремени(например, оцентудержания, отчисления |
|
|
||||
пр.).Плановыефайлысодержатплановыепоказатели, хранящиесявесьплановыйпериод. |
|
|
||||
Рабочиефайлы создаютсядлярешенияконкретныхзадачнабазеосновныхфайловпутем выборкичастинформацииизнесколькихосновныхфайловсцельюсокращениявремени обработкиданных.
Промежуточныефайлы отличаютсярабочихфайловтем, чтоониобразуютсяв результатерешенияэкономическихзадач, подвергаютсяхранениюсцельюдальнейшего использованиядлярешениядругихзадач. Этифайлы, такжекакирабочиефайлы, при высокойчастотеобращениймогутбытьтакжепереведеныкатегориюосновныхфайлов.
Служебныефайлы предназначаютсядляускоренияпоискаинформациивосновныхфайлах ивключаютсебясправочн,икиндексныефайлыикаталоги.
Архивныефайлы |
содержатретроспективныеданныеизосновныхфайлов, которые |
|
|
|||||||
используютсядлярешенияаналитических, напримерпрогнозных, задач. Архивныеданные |
|
|
||||||||
могуттакжеиспользоватьсядлявосстановления |
информационнойбазы |
приразрушениях. |
||||||||
Организацияхраненияфайлов |
|
информационнойбазе |
должнаотвечатьследующим |
|
||||||
требованиям: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
• |
полнота хранимой информациидля |
выполнениявсех |
функций управленияи |
решения |
||||||
|
экономическихзадач; |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
• |
целостностьхранимой информации, т . |
е . обеспечениенепротиворечивостиданных |
при |
|||||||
|
вводеинформациивИБ; |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
• |
своевременностьи |
одновременностьобновленияданных |
во |
всех |
копиях данных; |
|||||
• |
гибкость системы, |
т . |
е . адаптируемостьИБ к |
изменяющимсяинформационным |
||||||
|
потребностям; |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
• |
реализуемостьсистемы, |
обеспечивающаятребуемую степень |
сложности структуры ИБ ; |
|||||||
• |
релевантностьИБ , |
под |
которой подразумеваетсяспособностьсистемы осуществлять |
|||||||
|
поисквыдаватьинформацию, точносоответствующуюзапросампользователей; |
|
|
|||||||
• |
удобство языкового интерфейса, |
позволяющеебыстро формулироватьзапрос к ИБ ; |
• |
разграничениеправ доступа, т |
. е . определениедля каждого пользователядоступных |
|
типовзаписей, полей, файловивидовоперацийнадними. |
|
Существуютследующие способыорганизацииИБ :совокупностьлокальныхфайлов, поддерживаемыхфункциональнымипакетамиприкладныхпрограмм, иинтегрированнаябаза данных, основывающаянаисяпользовауниверсальныхпрограммныхсредствзагрузки, хранения, поискаведенияданных, т.е. системыуправлениябазамиданных(СУБД).
Локальныефайлывследствиесп циализацииструктурыданныхподзадачиобеспечивают, как правило, болеебыстроевремяобработкиданных. Однаконедостаткиорганизациилокальных файлов, связанныебольшимдублированиемданныхвинформационнойсистеме, как следствие, н согласованностьюданныхразныхприложениях, атакженегибкостьюдоступак информации, перекрываютуказанныепреимущества. Поэтомуорганизациялокальныхфайлов можетприменятьсятольковспециализированныхприложениях, требующихоченьвысокой скоростиреакцииприимпортен обходимыхданных.
ИнтегрированнаяИБ , т.е. базаданных(БД) —этосовокупностьвзаимосвязанных, хранящихсявместеданныхпритакойминимальнойизбыточности, котораядопускаетих использованиеоптимальнымобразомдлямножестваприложений.
ЦентрализацияуправленияданнымиспомощьюСУБДобеспечиваетсовместимостьэтих данных, уменьшенсинтаксическойсемантическойизбыточности, соответствиеданных реальномусостояниюобъекта, разделениехраненияданныхмеждупользователями возможностьподключеновыхияпользователей. Ноцентрализацияуправлениинтеграция данныхприводяткпроблемамдругогохарактера:необходимоусилениятиконтроля вводимыхданных, необходимобеспечениястисоглашениямеждупользователямиповоду составаиструктурыданных, разграничениядоступаисекретностиданных.
ОсновнымиспособамиорганизацииБДявляютсясозданиец нтрализованных распределенныхБД. ОсновнымкритериемвыбораспособаорганизацииИБявляется достиженмиенимальныхтрудовыхистоимостныхзатратнапроектированиеструктурыИБ, программногообеспеченсистемыяведенияфайлов, такженаперепроектированиеИБпри возникновенииновыхзадач.