Файл: bilety_po_odd.docx

Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле

1. Организация и руководство, координация работ по ДОУ, контроль исполнения документов.

2. Формирование пакета предложений для улучшения работы с документами на основе современных информационных технологий.

3. Обеспечение единого порядка документирования.

4. Сокращение объема документооборота, количества форм документов.

5. Разработка и внедрение пакета нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ, современного программного обеспечения.

6. Разработка концепции системы ДОУ организации.

7. Повышение качества и оперативности управления на основе разработки рекомендаций по совершенствованию ДОУ структурных подразделений.

8. Организация правового обеспечения документирования: согласования, утверждения, подписания документов.

В соответствии с этими задачами служба ДОУ выполняет следующие функции:

- разработка положения о службе ДОУ, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел;

- разработка, внедрение, корректировка и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- организация предварительного рассмотрения и подготовки документов к докладу и на подпись руководству;

- организация экспедиционной обработки и регистрации документов;

- создание основы информационной поисковой системы по документам организации;

- регулирование хода исполнения документов, контроль исполнения документов в установленные сроки;

- организация оперативного размножения документов, контроль за изготовлением излишних экземпляров документов;

- организация работ по совершенствованию ДОУ на основе оптимизации информационных связей;

- определение задач и уровня автоматизации, оценка и выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ);

- методическое руководство и контроль формирования и хранения дел структурными подразделениями;

- организация работы с обращениями граждан, анализ и подготовка информационных документов по итогам срокового контроля исполнения документов;

- организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, обеспечение взаимодействия оперативного хранения документов и работы ведомственного архива;

- разработка мероприятий и программ повышения квалификации работников службы ДОУ, организации рабочих мест и условий труда;

Построение контрольной картотеки

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

Цель создания поисковых систем

Как известно одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

Признаки, используемые для справочных картотек

Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК: алфавитный; географический (региональный); корреспондентский; номинальный (по видам и разновидностям документов); предметно-вопросный (по заголовку, содержанию); структурный (по структуре организации, по отделам); хронологический (по дате) и т.д.

При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.

Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный порядок регистрационных номеров и дат.

Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

Технология работы с традиционными картотеками.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 2

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

- составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

- систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Понятие контроля за исполнением документов и его цель.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование (массива данных, необходимых для контроля);

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (РКК);

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);

- работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.

Обязательному контролю подлежат все документы, требующие исполнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:

- поступившие из правительственных органов;

- постановления органов местной администрации;

- приказы руководства предприятия;

- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

- любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.

Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами

Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Входящие документы образуют три направления движения:

1)руководству организации, 2)руководству структурных подразделений, 3)непосредственно специалистам.