Лекция 3. Редактор электронных таблиц MicrosoftExcel

1. Краткая история электронных таблиц

Первый в мире процессор электронных таблиц – программа VisiCalc– был создан в 1978 году, когда в офисах ещё даже не слышали о персональных компьютерах. VisiCalc была написана для компьютераApple IIи в целом стала основой всех будущих редакторов электронных таблиц, а её структуру строк и столбцов, а также синтаксис формул, до сих пор можно увидеть в современных электронных таблицах. VisiCalc быстро стала востребованной, и многие дальновидные компании приобреталиApple IIлишь для того, чтобы создавать свои бюджетные планы с её помощью.

Следующим значимым продуктом на рынке редакторов электронных таблиц стала программа Lotus 1‑2‑3. Процессор электронных таблицLotus 1‑2‑3 превосходилVisiCalcпо всем основным параметрам, это был первый интегрированный пакет, в котором система производительных электронных таблиц сочеталась с элементарной графикой и ограниченными, но удобными средствами управления базами данных.

Кроме того, ряд средств, появившихся в различных версиях этого пакета, стали стандартом на многие годы. К ним относятся интерактивная справочная система, движущиеся панели меню, использование нескольких листов в электронных таблицах, а также средство создания макросов– мощный инструмент, который позволял (и позволяет до сих пор) пользователям записывать выполняемые ими операции и таким образом автоматизировать многие процессы.

Что касается компании Microsoft, то её первым продуктом на рынке процессоров электронных таблиц была программаMultiPan, которая, однако, была сложна для изучения и использования и не приобрела особой популярности. Но отMultiPanберёт начало табличный процессорMicrosoftExcel, первая версия которого появилась в 1985 году на платформеMacintosh. В 1987 году была выпущена версияExcel2.0 дляWindows, и с тех пор табличный процессор прошёл большой путь от достаточно простой версии 2.0 до современных версий 2007-2010.

В 1994 году вышла версия Excel 5, в которой впервые появился язык программирования VBA, позволяющий пользователям создавать собственные сложные процедуры для автоматизации тех или иных действий. Сейчас этот язык используется во всех приложениях пакетаMicrosoftOffice.

2. Возможности редактора электронных таблиц MicrosoftExcel

1. Хранение данных, организованных в виде таблицы.

2. Вычисления по формулам.

3. Форматирование данных для их наглядного отображения.

4. Построение диаграмм.

5. Сортировка, фильтрация и сравнение данных.

6. Анализ и моделирование.

7. Подбор значений.

8. Автоматизация действий с помощью средства записи макросов и редактора языка VBA.

---

3. Рабочая книга

Файл, с которым работает редактор электронных таблиц MicrosoftExcel, называетсярабочей книгой. Каждая рабочая книга состоит из несколькихлистов, которые можно разделить на четыре вида:

• рабочие листы;

• листы диаграмм;

• листы макросов XLM;

• диалоговые листы.

Листы макросов XLMи диалоговые листы являются устаревшими и поддерживаются из соображений совместимости. Таким образом, актуальными являются рабочие листы и листы диаграмм.

1. Рабочие листы

Каждый рабочий лист может состоять из 1048576 строк и 16384 столбцов. Получается огромное количество ячеек – просмотреть и заполнить все просто нереально. Кроме того, рабочая книга может содержать много рабочих листов. Однако, смысл возможности создания рабочей книги из нескольких листов состоит не в том, чтобы получить большее количество ячеек. Преимущество заключается в другом – большое количество листов позволяет лучше организовать документ, в частности, использовать разное форматирование, разную ширину столбцов и т.п.

Ячейкарабочего листа может содержать значение или формулу. Значения, хранящиеся в ячейках, могут быть числом, датой, логическим значением или текстом. Кроме того, к значениям ячеек могут применяться различные способы форматирования.

Формулыявляются инструментом, благодаря которому и создаётся структура, называемая электронной таблицей. Просто данные, без формул, можно было бы хранить и в файлах других форматов. С другой стороны, формулы без данных не могут быть вычислены. Таким образом, данные и формулы электронной таблицы образуют две базовые взаимозависимые составляющие рабочей книги.

Когда в ячейку вписывается формула, редактор таблиц обычно отображает результат вычисления этой формулы или сообщение об ошибки, если формула не может быть вычислена. В диалоге задания параметров приложения MicrosoftExcelв разделеДополнительноможно при необходимости установить флажокПоказывать формулы, а не их значения.

Каждый рабочий лист имеет также скрытый графический слой, который позволяет вставлять графические объекты – диаграммы, рисунки, фигуры и т.п.

---

2. Листы диаграмм

Лист диаграммы обычно содержит одну диаграмму. Эти листы игнорируются многими пользователями, которые предпочитают сохранять диаграммы на графическом слое рабочего листа. Использовать листы диаграмм необязательно, но они облегчают печать, если на странице печатается только диаграмма. Кроме того, листы диаграмм можно эффективно использовать при создании презентаций.

4. Интерфейс редактора электронных таблиц MicrosoftExcel

3. Заголовок, панель быстрого доступа и лента

Верхнюю часть окна приложения MicrosoftExcelзанимают заголовок, панель быстрого доступа и лента. Эти инструменты уже были рассмотрены в нашем курсе.

4. Строка формул

Под лентой находится строка, содержащая поле для отображения/задания имени ячейки или диапазона, а также строку формул. В строке формул отображается значение, введённое в ячейку, или формула, введённая в ячейку. Слева от строки формул находится кнопка вставки функции, а справа – кнопка разворачивания строки формул: если формула длинная, строку формул можно развернуть, чтобы увидеть всю формулу целиком.

В режиме ввода формулы поле имени отображает меню для доступа к стандартным функциям приложения MicrosoftExcel.

5. Ячейки рабочего листа

Центральную часть окна приложения MicrosoftExcelзанимают ячейки рабочего листа.

6. Ярлыки листов

Под ячейками находится панель с инструментами для работы с листами рабочей книги:

• кнопки перемещения по ярлыкам листов;

• ярлыки листов;

• кнопка вставки нового листа.

Щелчок правой кнопкой мыши по ярлыку листа открывает меню, позволяющее вставлять листы различных типов, удалять, перемещать, копировать и переименовывать листы, изменять цвет ярлыка листа.

7. Контекстное меню и мини-панель инструментов

Поскольку главное меню было заменено лентой, единственный вид меню, оставшийся в приложении MicrosoftExcel, – это контекстные меню. Этот тип меню вызывается после выбора одного или нескольких объектов и щелчка правой кнопкой мыши. Эти меню контекстно-зависимы, т.е. отображаемое содержимое меню зависит от того, по какому объекту вы щелкнули мышью. Правой кнопкой мыши можно щёлкнуть практически везде – на ячейке, строке или столбце, на заголовке окна, на ленте, на ярлыке листа и т.д.

---

После щелчка правой кнопкой мыши на некоторых объектах кроме контекстного меню отображается ещё и мини-панель инструментов. С её помощью обеспечивается доступ к наиболее распространённым командам форматирования.

Подобные возможности существуют во всех приложениях пакета Microsoft Office.

8. Комбинации клавиш

Пользователям приложения MicrosoftExcelдоступномножествокомбинаций клавиш. В подсказках, появляющихся при наведении курсора на кнопки ленты, можно увидеть сочетание клавиш, соответствующее той или иной кнопке, если такое сочетание клавиш существует. В справочной системе приводятся сведения по существующим комбинациям клавиш. Кроме того, с помощью клавиатуры можно получить доступ к командам ленты – нажмите клавишуAltи вы увидите подсказки, указывающие клавиши или их комбинации для выбора вкладки ленты и команд вкладки.

Подобные возможности существуют во всех приложениях пакета Microsoft Office.

9. Защита

Приложение MicrosoftExcelимеет средства для защиты рабочей книги. Можно защитить от изменения данные и формулы, структуру рабочей книги и VBA-код. Для защиты данных, формул и структуры рабочей книги используются кнопкиЗащитить листи кнопкуЗащитить книгу, которые находятся в группеИзмененияна вкладкеРецензирование. При установке защите можно задать пароль для снятия защиты. Эти возможности будут рассмотрены в ходе лабораторных работ.

Кроме того, все приложения пакета MicrosoftOfficeимеют возможность защиты всего файла с помощью пароля. Для этого необходимо нажать кнопкуOfficeи выбрать пунктЗашифровать документиз менюПодготовить.

Следует, однако, помнить, что перечисленные средства защиты, даже с использованием пароля, не являются очень надёжными. Они предназначены для защиты от непреднамеренного изменения документа его автором или случайным пользователем, но не спасут от посягательств опытного хакера, вооружённого программами взлома паролей. Кроме того, защита паролем не спасает от удаления файла средствами операционной системы.

---

5. Файлы и шаблоны

10. Форматы файлов приложения MicrosoftExcel

С появлением Excel 2007 в обиход вошёл новый стандартный файловый формат, который продолжает применяться и в версииExcel 2010. Несмотря на это, две последние версии приложенияMicrosoftExcelмогут считывать и изменять файлы, сохранённые в старых файловых форматах приложенияMicrosoftExcel.

В нижеприведённой таблице перечислены основные типы файлов, поддерживаемых приложением MicrosoftExcel. Рабочая книга может иметь любое расширение – использовать стандартные расширения не обязательно. Однако использование стандартных расширений облегчает поиск и открытие файлов.

Тип файла	Расширение	Описание
Рабочая книга	xlsx	Файловый формат, используемый по умолчанию. Не предусматривает сохранение макросов.
Рабочая книга с поддержкой макросов	xlsm	Файловый формат, применяемый для сохранения рабочих книг с макросами.
Шаблон	xltx	Файловый формат, предназначенный для хранения шаблонов. Не поддерживает хранение макрокода.
Шаблон с поддержкой макросов	xltm	Файловый формат, предназначенный для хранения шаблонов с макросами.
Рабочая книга Excel 97 – Excel 2003	xls	Устаревший файловый формат, использовавшийся в соответствующих версиях приложения Microsoft Excel.
Шаблон Excel 97 – Excel 2003	xlt	Устаревший формат шаблона, использовавшийся в соответствующих версиях приложения Microsoft Excel.

Существует ещё формат файлов, применяемых в приложении MicrosoftExcelдля хранения надстроек. Также возможно преобразование в электронную таблицу текстовых файлов, в которых данные строки разделены запятыми, пробелами или знаками табуляции, а строки – символом возврата каретки.

---

Смотрите также файлы

• Lection2.docx

• landau.pdf

• Lab_rab_2_Ekv_k-ty.doc

• Lab_rab_2 эквиваленты.doc

• LabsDelphi1.pdf