Файл: Lection3.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 21.03.2025

Просмотров: 187

Скачиваний: 1

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

Новый формат файлов, используемый в версиях Excel 2007 иExcel 2010, по сути, являетсяZIP-архивом, в котором содержится несколько каталогов с файлами в форматеXML.XML(eXtendedMarkupLanguage) – это расширенный язык разметки, созданные на основе языкаHTML. ФайлыXMLпозволяют как хранить собственно данные, так и размечать структуру хранимых данных. По сути, этот формат является текстовым файлом. Его можно открыть в текстовом редакторе, но лучше открыватьXML-файлы в браузере, который отображает структуру информации, хранящейся в файле. Если вы хотите увидеть содержимоеXML-файлов, относящихся к какому-нибудь документу приложенияMicrosoftExcel, переименуйте указанный файл, добавив к нему расширениеzip(sample.xlsxsample.xlsx.zip), и разархивируйте его подходящим приложением.

    1. Преимущества нового формата файлов

«Открытые» файловые XML-форматы, появившиеся вMicrosoftOffice 2007, представляют собой огромный шаг вперёд, важный для всего компьютерного сообщества.

  1. Рабочие книги Excel, представленные в этом формате, относительно легко считывать и записывать с помощью программ, отличных от приложенияMicrosoftExcel.

  2. Новые форматы файлов более устойчивы к возможным повреждениям по сравнению с устаревшими двоичными форматами. Можно удалить один из листов книги, и при открытии такого повреждённого файла приложение MicrosoftExcelсможет восстановить его структуру, вставив отсутствующий лист, хотя, конечно, данные листа будут утеряны.

  3. Размер заархивированного XML-файла обычно меньше размера соответствующего двоичного файла.

  4. Структурированная природа XML-файла позволяет при необходимости извлекать отдельные его элементы.

    1. Шаблоны

Шаблон Excel– это рабочая книга, которая применяется для создания других рабочих книг. В качестве шаблона можно использовать любую рабочую книгу, сохранив её с расширениемxltx. Подобная практика применяется в том случае, когда приходится регулярно создавать похожие файлы.

Приложение MicrosoftExcelимеет большой набор предустановленных шаблонов. Если выбрать командуСоздатьиз меню кнопкиOffice, появится диалоговое окно создания нового файла на основе одного из доступных шаблонов.

В приложении MicrosoftExcelподдерживаются три типа шаблонов:

  • шаблон рабочей книги, создаваемой по умолчанию;

  • шаблон рабочего листа, создаваемого по умолчанию;

  • пользовательский шаблон рабочей книги.

      1. Шаблон рабочей книги, создаваемой по умолчанию

Каждая создаваемая рабочая книга имеет ряд настроек, заданных по умолчанию. Например, она включает три рабочих листа, на которых видны линии сетки, для ввода текста используется шрифт Calibriразмером 11 пт, ширина столбца составляет 8.43 см и т.д. Если вам не подходят стандартные значения можно их изменить. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

  1. Откройте новую рабочую книгу.

  2. Добавьте или удалите рабочие листы так, чтобы их количество было равно желаемому.

  3. Выполните другие изменения, например настройку ширины столбцов, именованных стилей, параметров страницы, параметров, доступных в разделе Дополнительнодиалогового окнаПараметры Excel.

  4. Для изменения стандартного форматирования, применённого к ячейке, нажмите кнопку Стили ячеек, которая находится в группеСтилина вкладкеГлавная, и измените настройки стиляОбычный.

  5. Как только рабочая книга приобретёт нужный вид, выберите команду Сохранить какиз меню кнопкиOffice.

  6. В диалоговом окне Сохранение документав полеТип файлавыберитеШаблон Excel.

  7. Введите имя файла Книга.xltx.

  8. Сохраните файл в папке С:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12\XLSTART.

  9. Закройте файл.

      1. Шаблон рабочего листа, создаваемого по умолчанию

Шаблон рабочего листа, создаваемого по умолчанию, используется при вставке в рабочую книгу нового листа. Для изменения шаблона листа, создаваемого по умолчанию, необходимо выполнить следующие действия.

  1. Откройте новую рабочую книгу.

  2. Удалите из неё все рабочие листы, кроме одного.

  3. Выполните другие необходимые изменения.

  4. После завершения настройки листа выберите команду Сохранить какиз меню кнопкиOffice.

  5. В диалоговом окне Сохранение документав полеТип файлавыберитеШаблон Excel.

  6. Введите имя файла Лист.xltx.

  7. Сохраните файл в папке С:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12\XLSTART.

  8. Закройте файл.

      1. Пользовательский шаблон рабочей книги

Пользовательские шаблоны рабочей книги необходимы для создания новых документов, в которых уже реализованы какие-то возможности. Если шаблоны книги и листа по умолчанию используются в первую очередь для изменения форматирования, то пользовательские шаблоны обычно включают формулы, диаграммы, условное форматирования и т.д. Таким образом, после создания новой рабочей книги на основе пользовательского шаблона необходимо будет лишь ввести исходные данные, и сразу будет получен результат. Для создания пользовательского шаблона рабочей книги необходимо выполнить следующие действия.

  1. Откройте новую рабочую книгу.

  2. Добавьте или удалите рабочие листы так, чтобы их количество было равно желаемому.

  3. Задайте параметры форматирования.

  4. Вставьте формулы, диаграммы, сводные таблицы, задайте условное форматирование, запишите макросы, добавьте код на языке VBA.

  5. Как только рабочая книга приобретёт нужный вид, выберите команду Сохранить какиз меню кнопкиOffice.

  6. В диалоговом окне Сохранение документав полеТип файлавыберитеШаблон ExcelилиШаблон Excel с поддержкой макросов, если в книге присутствуют записанные или запрограммированные макросы.

  7. Введите выбранное имя шаблона.

  8. Сохраните файл в папке, предлагаемой по умолчанию для сохранения пользовательских шаблонов, например, C:\Users\Наталья\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

  9. Закройте файл.

После этого новый шаблон будет доступен в разделе Мои шаблоны…диалогаСоздание книги.

Подобные возможности существуют во всех приложениях пакета Microsoft Office.

  1. Данные

    1. Ввод и форматирование данных

Для ввода данных в некоторую ячейку рабочего листа необходимо установить курсор на эту ячейку и набрать нужное значение. Каждое введённое значение интерпретируется приложением MicrosoftExcelкак один из следующих элементов:

  • числовое значение;

  • дата и/или время;

  • логическое значение – «истина» или «ложь»;

  • текст;

  • формула.

Формулы начинаются со знака равенства. Значения, содержащие две точки или два слеша, интерпретируются как дата при условии, что числа, разделённые точками, входят в диапазон возможных значений дня/месяца/года. Значения, содержащие одно или два двоеточия, интерпретируются как время при условии корректности минут и секунд. Слова «истина» и «ложь» интерпретируются как логические значения. Все остальные значение интерпретируются как текст.

Введённые значения могут отображаться по-разному в зависимости от применённого форматирования. В приложении MicrosoftExcelвыполняется форматирование двух видов: числовое и стилистическое.

Стилистическое форматированиеприменяется с целью улучшения внешнего вида листа. Для каждой ячейки можно задать способ выравнивания и направление текста, шрифт, границы и заливку. Большинство возможностей форматирования доступно с помощью кнопок, размещённых на ленте. Для доступа к диалогу, содержащему все возможности форматирования, необходимо выделить одну или несколько ячеек, щёлкнуть правой кнопкой мыши и из появившегося меню выбрать пунктФормат ячеек….

Числовое форматированиеопределяет вид, который принимает значение в ячейке. В приложенииMicrosoftExcelсуществует большой набор стандартных форматов, но можно создавать и собственные форматы.

Основные форматы приложения MicrosoftExcel:

  • общий – используется для представления как чисел, так и текста;

  • числовой – наиболее общий формат для представления числовых значений;

  • денежный – используется для преставления денежных величин;

  • дата – различные варианты представления даты;

  • время – различные варианты представления времени;

  • процентный – в процентном формате значение ячейки умножается на 100 (т.е. 1 соответствует 100%) и выводится со знаком процента;

  • дробный – для представления дробной части числа используются дроби со знаменателями, отличными от степеней числа 10;

  • текстовый – используется для представления текстовых данных, значения отображаются точно так, как они были введены без автоматического применения какого-либо форматирования.

Некоторые числовые форматы задаются автоматически в зависимости от введённого значения. Например, если введено значение с принятым символом валюты, то будет использован денежный формат, а если ввести после числа знак процента – процентный формат.

    1. Работа со значениями даты и времени

Для хранения значений даты в приложении MicrosoftExcelприменяется система последовательной нумерации. Самой ранней датой, которую понимает приложениеMicrosoftExcel, является 1 января 1900 года. Этой дате соответствует число 1. Следующей дате – 2 января 1900 года – соответствует следующее значение числовой последовательности 2 и т.д.

Пользователю, однако, не надо думать, каким числом представляется интересующая его дата. Достаточно ввести дату в привычном формате, а приложение MicrosoftExcelсамо преобра­зует её в соответствующее число. Например, если требуется задать дату 15 августа 2010 года, следует ввести значение «15.8.10» или «15 август 2010». ПриложениеMicrosoftExcelсохранит эту дату в виде значения 40405, которое является числовым значением для указанной даты.

Время в приложении MicrosoftExcelтоже хранится в виде числа, но не в виде целого числа, а в виде дробной части числа. Например, 12:00 – полдень – представляется в виде числа 0.5. Если нужно хранить в одной ячейке и дату, и время, то соответствующие значения складываются. Например, 15 августа 2010 года 17:15 будет представлено числом 40405.71875. Опять-таки пользователю нет необходимости вычислять эти дробные значения, достаточно ввести время, разделяя двоеточием часы, минуты и секунды.

Поскольку дата и время хранятся в виде числовых значений, над ними можно выполнять любые арифметические операции. Можно вычесть одну дату из другой и получить количество дней разницы. Можно прибавить к дате число или вычесть из даты число, получив таким образом, новую дату. В принципе, можно даже сложить две даты, а также умножить и поделить их, но подобные операции не имеют смысла.

С операциями над временем ситуация получается другая. В частности, имеет смысл складывать два значения времени, если они обозначают не время на часах, а количество времени, например, отработанного за день. Однако каждый 24-часовой период времени переходит в сутки и, сложив, например, 18 ч и 17 ч, можно получить 11 ч. Для того чтобы избежать этого необходимо выбирать формат времени, позволяющий представлять значения, больше 24 ч.

Если время вводится без даты, то в качестве даты берётся 0 января 1900 года, что соответствует значению 0. Это не проблема, если только в результате подсчётов не получится отрицательное значение времени. В этом случае приложение MicrosoftExcelвыведет сообщение об ошибке. Если всё-таки нужно работать с отрицательными значениями времени, следует перейти к системе дат 1904 года – соответствующий флажок есть в разделеДополнительнодиалогаПараметры Excel. В этой системе значению 0 соответствует дата 1 января 1904 года, а даты от 1 января 1900 года до 31 декабря 1903 года представляются отрицательными значениями. Однако переход к системе дат 1904 года приведёт к смещению всех уже введённых дат на 4 года вперёд, поэтому желательно устанавливать соответствующий флажок до ввода данных в рабочую книгу.

Смотрите также файлы