Файл: 3_MS_Access.pdf

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

РАЗДЕЛ 3. Работа с табличным процессором Microsoft Access 2003

Общие сведения о табличном процессоре Microsoft Excel

Информационная система – это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач. На ранних стадиях использования информационных систем применялась файловая модель обработки. В дальнейшем в информационных системах стали применяться базы данных. Базы данных являются современной формой организации, хранения и доступа к информации. Примерами крупных информационных систем являются банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т.д.

База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно база данных создается для предметной области.

Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, называются моделями данных.

Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).

От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем

Microsoft Windows.

СУБД MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных

Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Глоссарий

База данных – множество данных определенной структуры, с которыми могут работать одна или несколько прикладных программ.

Базовая таблица – таблица, являющаяся источником данных запроса, формы, отчета или страницы доступа к данным.

Базовый запрос – запрос, который является источником данных для другого запроса, формы, отчета или страницы доступа к данным.

Библиотека – собрание двоичных (нетекстовых) файлов, содержащее драйверы устройств, служебные программы, файлы справки и техническую документацию.

Выражение – любое значение или формула, возвращающая значение.

Вычисляемое поле – поле в запросе, значение которого является результатом вычисления над другими полями этого же запроса.

Данные – произвольная информация, представленная в символьной (цифровой) форме. Запрос – обращение к СУБД, содержащее задание на выборку, добавление, изменение или

удаление записей.

Запись – структурированный тип данных, компоненты которого называются полями, имеют имя и тип.

Индекс – средство, обеспечивающее быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения.

Источник данных – совокупность данных, являющихся источником для представления и обработки данных в приложениях, связанных с базами данных. В MS Access источником данных называют таблицу или запрос, на основе данных из которых заполняются форма, отчет, страница доступа к данным, элемент управления или другой объект.

Каскадное обновление – средство поддержания целостности данных в связанных таблицах, которое при изменении значения ключевого поля в главной таблице обеспечивает обновление всех связанных записей в подчиненной таблице.

Ключевое поле – поле, которое однозначно идентифицирует каждый объект в таблице, позволяя четко отличить один объект от другого. Может быть частью составного ключа.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

Кнопочная форма – средство, обеспечивающее пользователям доступ к функциям приложения.

Конструктор – мастер для создания различных форм БД.

Макрокоманда – инструкция, обеспечивающая выполнение некоторого действия, элемент языка макрокоманд MS Access.

Макрос – структура, состоящая из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями.

Модель данных – совокупность принципов организации базы данных. В СУБД MS Access используется реляционная модель данных.

Обработка данных – совокупность задач, осуществляющих преобразование массивов данных. Обработка данных включает в себя ввод данных, отбор данных по каким-либо критериям, преобразование структуры данных, перемещение данных во внешнюю память, вывод данных, являющихся результатом решения задач, в табличном или в каком-либо ином удобном для пользователя виде.

Окно базы данных – окно, которое содержит списки всех объектов базы данных и обеспечивает доступ к этим объектам.

Отчет – объект базы данных, который используется для вывода на печать данных в отформатированном виде.

Первичный ключ – один или несколько столбцов (атрибутов), которые однозначно идентифицируют каждую запись в таблице, т. е. позволяют четко отличить одну запись от другой.

Поле – элемент данных в записи.

Свойство – характеристика объекта, которая может принимать определенное значение. Связанная таблица – внешняя таблица, которая доступна из текущего файла базы

данных.

Связь – логическое отношение между объектами, представленными таблицами. Сортировка данных – изменение порядка, в котором представлены данные.

СУБД (система управления БД) – комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.

Схема данных – графическое представление структуры базы данных MS Access. Таблица базы данных – набор данных в реляционной СУБД. Состоит из переменного

количества записей постоянной структуры.

Типы данных – атрибут поля в таблице, который определяет, какие данные могут содержаться в этом поле.

Транзакция – это последовательность операций над БД, рассматриваемых как единое целое (по принципу «или все или ничего»).

Фильтр – выборка из общего массива данных, удовлетворяющих определенному критерию.

Форма – объект базы данных, который используется для ввода, просмотра или редактирования записей в таблицах MS Access.

Целостность данных – система правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

Основные приемы работы с Microsoft Access

MS Access может быть запущен как непосредственно:

через пункт главного меню: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office

Access 2003

запуском исполнимого файла ACCESS.EXE или ссылающегося на него ярлыка

так и опосредованно:

с помощью базы данных MS Access (файла с расширением .mdb), при открытии которого MS Access запускается автоматически.

После запуска программы и открытия базы данных разработчик видит интерфейс интегрированной среды разработки, состоящей из следующих элементов (непосредственно после запуска видны не все элементы): система меню, контекстные меню, панели инструментов, окно базы данных, панель элементов, окно свойств, окно просмотра объектов, окна конструкторов объектов базы данных, окно редактирование кода и окно отладки.

Рис. 2.1: Структура окна MS Access

Интегрированная среда MS Access предназначена для простого и логичного представления на экране информации базы данных и иных объектов, используемых при разработке приложения, а также для работы с имеющимися приложениями.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

Через соответствующие окна интерфейса можно выполнять следующие процедуры разработки:

1.добавлять, изменять и удалять объекты в приложениях, базах данных и компонентах;

2.редактировать методы и свойства объектов;

3.устанавливать соединения между объектами интерфейса и объектами данных;

4.просматривать и выбирать компоненты текущих объектов и библиотек;

5.отлаживать код программных процедур;

6.тестировать объекты приложения, определять их вид и поведение во времы выполнения. Проектирование базы данных – очень важный этап, от которого зависит качество всей

разрабатываемой информационной системы. Время, затраченное разработчиком на проектирование БД, обычно окупается высокой скоростью реализации проекта.

Перед созданием базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, иметь всю необходимую информацию для удовлетворения предполагаемых запросов пользователя и определить потребности в обработке данных.

На основе такого описания на этапе проектирования базы данных осуществляется определение состава и структуры данных предметной области, которые должны находиться в базе и обеспечивать выполнение необходимых запросов и задач пользователя. Структура данных предметной области может отображаться информационно-логической моделью. На основе этой модели легко создается реляционная база данных.

Информационно-логическая модель отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними. Эта модель представляет данные, подлежащие хранению в базе данных.

При разработке модели данных могут использоваться два подхода. В первом подходе сначала определяются основные задачи, для решения которых строится база, и выявляются потребности задач в данных. При втором подходе сразу устанавливаются типовые объекты предметной области. Наиболее рационально сочетание обоих подходов. Это связано с тем, что на начальном этапе, как правило, нет исчерпывающих сведений обо всех задачах. Использование такой технологии тем более оправдано, что гибкие средства создания реляционной базы данных в MS Access позволяют на любом этапе разработки внести изменения в базу данных и модифицировать ее структуру без ущерба для введенных ранее данных.

Основные объекты MS Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. С

этими объектами можно работать в двух режимах: конструктора и воспроизведения. Основные объекты окна БД имеют следующее назначение:

–таблица – основное средство для хранения информации в БД;

–запрос – это инструмент для извлечения необходимой информации из исходных таблиц и представления ее в удобной форме;

–форма – это основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора;

–отчет – это средство формирования выходных документов и вывода их на принтер;

–макросы в MS Access представляют собой совокупность внутренних команд, предназначенных для автоматизации работы с БД;

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

–модули являются программами, создаваемыми средствами языка VBA, и похожи на макросы в MS Word и MS Excel.

Таблицы и запросы связываются между собой с помощью схемы данных. Таблицы,

запросы, формы и отчеты БД можно создавать в двух режимах: вручную, с помощью Конструктора, или при помощи Мастера. Выбор средства определяется конкретными обстоятельствами, однако следует заметить, что Мастер быстро создает заготовку объекта, которую обычно требуется "дорабатывать" вручную.

Технология разработки БД содержит несколько этапов, основными из которых являются:

–проектирование структуры БД и связей между таблицами;

–разработка структуры отдельных таблиц и ввод данных в таблицы;

–разработка запросов;

–разработка схемы данных, реализующей запроектированные связи между таблицами и запросами;

–разработка макросов и программных модулей для управления БД;

–разработка форм для реализации интерфейса управления БД;

–разработка отчетов для печати документов.

Приведенная последовательность этапов не является жесткой. Обычно разработчику приходится многократно возвращаться к одним и тем же этапам, постепенно уточняя проект.

Таблицы

Основным элементом БД является таблица. Столбцы таблицы БД называются полями, а строки - записями. Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, то есть определение количества и типа полей. Вторым этапом является ввод и редактирование записей в таблицу. БД считается созданной, даже если она пустая.

Поля таблицы просто определяют ее структуру и групповые свойства данных, записываемых в ячейках. Рассмотрим основные свойства полей БД.

1.Имя поля определяет как надо обращаться к данным поля (имена используются как заголовки таблиц).

2.Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле (текстовые, числовые, дата, Memo, денежный, счетчик и др.).

3.Размер поля определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле.

4.Формат поля представляет собой способ форматирования данных в ячейках.

Реляционные базы данных характеризуются наличием некоторых типов таблиц и ключей, позволяющих определить отношения между таблицами. Для понимания принципов разработки реляционных баз данных, требуется дать определения различных типов реляционных ключей и таблиц:

–Базовая таблица. В реляционной базе данных базовой называется таблица, которая включает один или несколько столбцов свойств объекта и содержит первичный ключ, который однозначно определяет этот объект. Более того, базовая таблица должна содержать первичный ключ. Базовые таблицы часто называют первичными, поскольку они имеют первичный ключ.

–Промежуточная таблица. Таблица, не являющаяся базовой (т. к. она не объединяет свойства объекта или не содержит поле первичного ключа), которая используется для