Файл: 3_MS_Access.pdf

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

обеспечения связей между другими таблицами, называется таблицей отношений. Ключевые поля в таблицах отношений должны быть внешними ключами, связанными с первичными ключами базовой таблицы. Проще говоря, таблица отношений состоит только из внешних ключей и не содержит независимых элементов данных.

–Первичный ключ. Первичный ключ состоит из набора значений, которые однозначно определяют запись базовой таблицы. Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений.

–Составные ключи. Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется составным.

–Внешние ключи. Внешний ключ – это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы.

Создание таблиц БД является первым шагом в разработке БД. Таблицы предназначены для хранения информации БД. Создание таблицы состоит из двух этапов: задание структуры таблицы; ввод записей в таблицу.

Для создания новой таблицы следует в окне БД выбрать меню Таблицы (в старых версиях MS Access для этой цели служит вкладка Таблицы) и нажать кнопку Создать. В окне Новая таблица необходимо выбрать способ создания таблицы. Если у разработчика нет достаточного опыта, рекомендуется для создания таблицы выбрать режим Конструктора.

Вполе Имя поля вводится имя поля таблицы, являющееся его идентификатором. Рекомендуется формировать имена полей так, чтобы имя было коротким, не содержащим специальных символов (запятых, пробелов и т.д.) и отражающим смысл поля. Необходимо различать идентификатор поля в структуре таблицы и заголовок поля в выходном документе. Во втором случае заголовок поля должен в полной мере отражать смысл поля и обычно задается вручную при форматировании выходного документа.

Поле Описание содержит комментарии к создаваемому полю таблицы. Его заполнение не является обязательным.

Внижней части окна, на вкладке Общие задаются свойства поля. Если щелкнуть кнопкой мыши по одной из строк таблицы свойств, справа появится подсказка о назначении этого свойства.

Вкладка Подстановка служит для организации подсказки при заполнении внешних ключей таблицы. Ключи, чаще всего, являются формальными идентификаторами записей в таблицах БД. Поэтому при заполнении внешних ключей у пользователя могут возникнуть затруднения, связанные с определением, какому ключу в базовой таблице соответствует запись

вподчиненной таблице. Настройка свойств вкладки Подстановка позволяет превратить простое поле для внешнего ключа в поле со списком, содержащим полный список ключей базовой таблицы и соответствующие этим ключам поля - подсказки из базовой таблицы. После выбора в списке записи, в заполняемую таблицу помещается только ключ. Таким образом, пользователю не нужно помнить ключи и их ввод выполняется выбором из списка, а не вводом с клавиатуры. В дальнейшем поля подстановки наследуются формами, если в качестве источника данных формы выбрана таблица с такими полями.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

Важным действием на этапе разработки структуры таблицы является задание ключевых полей. Для задания простого ключа, состоящего из одного поля таблицы, достаточно в режиме Конструктора установить курсор в любую позицию этого поля и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Для задания составного ключа, состоящего из нескольких полей таблицы, необходимо выделить эти поля, щелкая мышью по кнопкам слева от соответствующих строк при нажатой клавише Ctrl, и лишь затем нажать кнопку Ключевое поле. Признаком установки является появление рисунка ключа на кнопках слева от соответствующей строки Конструктора.

Имя таблицы запрашивается при закрытии окна конструктора. После закрытия конструктора в окне БД появляется значок и имя созданной таблицы. Если выделить значок таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть, таблица будет открыта для ввода записей.

Создание таблицы путем Ввода данных не предусматривает описания структуры таблицы. После выбора этого режима (режим таблицы) открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.

Любое поле в этой таблице можно изменить по желанию пользователя. Имена полей задаются непосредственно в заголовках. При сохранении этой таблицы MS Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. При закрытии режима таблицы MS Access предложит создать ключевое поле. Если ответить Да, то будет добавлено еще одно поле типа Счетчик, которое и будет ключевым. Если ответить Нет, то ключ можно задать позже, перейдя в режим Конструктора.

Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов, предлагаемых в окне Создание таблиц:

Мастер определяет ключ таблицы и создает связь новой таблицы с уже существующими. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу.

Данные в таблицу можно ввести непосредственно в режиме ее открытия или через специально созданную форму. Второй способ предпочтителен, поскольку формы обеспечивают более удобный интерфейс и возможности контроля ввода.

Вводимые данные должны соответствовать типу данных и формату, определенным в структуре для каждого поля таблицы. При несоответствии Access выдает предупреждение и не разрешает продолжать ввод. Следует либо ввести данные требуемого формата, либо отменить ввод.

Схема данных

Для дальнейшей работы с базой данных необходимо определить связи между таблицами. Для этих целей служит схема данных.

Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными объектами MS Access для определения связей между несколькими таблицами. Например, при создании формы, содержащей данные из нескольких взаимосвязанных таблиц, схема данных обеспечивает автоматический согласованный доступ к полям этих таблиц. Она же обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Запуск схемы данных выполняется через значок Схема данных на панели инструментов

Access.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Обязательным условием при установлении связи является совпадение связываемых полей по типу и формату.

Тип отношения в создаваемой MS Access связи зависит от способа определения связываемых полей.

Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В этом случае каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B – несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко- многим» с третьей таблицей.

Связь между таблицами определяется путем добавления связываемых таблиц в окно Схемы данных с последующим перетаскиванием ключевого поля из одной таблицы в другую. Необходимо обратить внимание, что MS Access автоматически определяет тип связи как «один- ко-многим», поэтому для настройки типа связей надо провести соответствующие настройки.

Можно также задать параметры «каскадное обновление связей» и «каскадное удаление связей». В этом случае MS Access автоматически скорректирует (удалит) записи в подчиненных таблицах, если будут изменены записи в базовой таблице.

Для установления связей по составному ключу необходимо в окне Изменение связей в

полях Таблица/Запрос и Связанная таблица/Запрос вручную выбрать из списков пары связываемых полей.

Если перетащить поле, не являющееся ключевым и не имеющее уникального индекса, на другое поле, которое также не является ключевым и не имеет уникального индекса, создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, MS Access по умолчанию отображает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.

Запросы.

Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. В MS Access имеется удобное для пользователя графическое средство формирования запроса по

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА кафедра «Прикладная информатика»

образцу - QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос строится на основе одной или нескольких таблиц. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также другие запросы. Запрос QBE содержит схему данных, включающую используемые таблицы, и бланк запроса. При конструировании запроса достаточно, работая мышью, выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

–выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

–включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

–произвести вычисления в каждой из полученных записей;

–сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых функций;

–произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

–создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

–удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;

–добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные

задачи, не прибегая к программированию. В MS Access может быть создано несколько видов запроса:

–Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса.

–Запрос на создание таблицы - основан на запросе выборки, но в отличие от него результат запроса сохраняется в новой таблице.

–Запросы на обновление, добавление, удаление - являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Окно Конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему

данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.

В окне запроса отображаются выбранные таблицы и связи между ними, имеющиеся в схеме данных базы. Связи для объединения, которые не может установить MS Access автоматически, может создать пользователь, перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

Бланк запроса по образцу представлен в виде таблицы в нижней панели окна запроса. До формирования запроса эта таблица пуста.

Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним, а также для задания условий отбора записей. При заполнении бланка запроса необходимо:

–в строку Поле включить имена полей, используемых в запросе;

–в строке Вывод на экран отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу;