Файл: Основные функции в системе менеджмента (Менеджмент и его функции в рыночной экономике).pdf

1.3. Функции менеджмента и их взаимодействие

Функция - широко распространенное понятие, применяемое в философии, биологии и др. науках.^[30]

Процесс менеджмента - это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направлено на достижение целей социально-экономической системы.^[31] Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей, приказа направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций. Несколько работников могут выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности -это совокупность, связанных единым управленческим циклом.^[32]

Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.

Процесс менеджмента отражает рекомендованную последовательность выполнения функций, точнее, последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций (Приложение 1).

Этот цикл управления является универсальным по отношению к объекту управления, которым является не только организация в целом, но и отдельные подразделения, функции, методы и т.д.^[33]

Например, функция организации деятельности (производственной деятельности) включает в себя построение структуры, распределение заданий, функций, полномочий и ответственности среди подразделений (положение о подразделениях) и исполнителей (должностные инструкции).^[34] Эта деятельность должна иметь четкий целевой ориентир, например, повышение гибкости и адаптивности организационной структуры. После чего разрабатывается план организационных изменений, распределяются обязанности, при этом должна быть продумана система мотивации и контроля, позволяющие минимизировать сопротивление персонала процессу изменений и, в итоге, достичь поставленных целей, т. е. создать организационную структуру, позволяющую гибко и адекватно реагировать на изменение потребностей рынка.

Качество выполнения предыдущего этапа - необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций. Связующими процессами являются процесс коммуникаций и принятия решений. В последнее время в состав связующих процессов все чаще ученые относят и процесс целеполагания, т. к. установление целей функционирования является необходимым условием начала любой деятельности.^[35]

Процесс коммуникаций - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Благодаря коммуникациям руководители (аппарат управления) получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до работников предприятия. Если коммуникации на предприятии налажены плохо, решения могут быть ошибочными.^[36]

Процесс принятия решений - это выбор альтернативы. В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений:

1) функция планирование: постановка целей; определение необходимых ресурсов; выбор способов достижения целей и задач;

2) функция организовывания (организация): структура производства; структура управления; организация производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства; организация труда рабочих и специалистов;

3) функция координация: принятие решений по способам согласования деятельности различных структурных звеньев, применению технических средств связи и т. п.;^[37]

4) Процесс мотивации: установление и оценку неудовлетворенных потребностей; формирование целей удовлетворения потребностей; определение стимулирующих воздействий (мер);

5) Функция контроля: что, когда и как контролировать; какие виды и формы контроля использовать; как анализировать полученную информацию; решения по осуществлению корректирующих действий.

Процесс целеполагания - процесс по установлению иерархии целей и согласования их с параметрами внешней и внутренней среды. Цель - это предвосхищение результата деятельности.

Динамизм функций выражается в необходимости их подстройки на все возрастающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобрели характер турбулентности. Для этого требуется освоение существующих методов и способов выполнения функций, использование нестандартных решений, творческого подхода к решению проблем.^[38] Согласно кибернетическому принципу Эшби, который гласит, что только разнообразие может уничтожить разнообразие, можно утверждать: только применение разнообразных методов функционирования системы может сделать ее поведение предсказуемым. Т. е. можно утверждать, что для поддержания интереса, чувства удовлетворенности сотрудников процессом и результатом труда, которые являются основой мотивации, при применении методов воздействия на поведение сотрудников необходимы новизна (для того, на кого направлено воздействие) с элементами приятной неожиданности. Чем большим диапазоном инструментов управления владеет менеджер, чем выше его понимание среды, тем эффективность функционирования предприятия выше.^[39]

Динамизм функций можно проиллюстрировать с помощью эволюции принципов менеджмента. Например, перенос доминанты при реализации функции мотивации с «кнута» (теория X) на «пряник», «вкус» которого меняется, в соответствии с теорией Маслоу, от материального вознаграждения до развития творческого потенциала личности.

В постоянном, гибком реагировании на требования рынка всех функций и заключается искусство менеджера, которое может быть реализовано только благодаря применению научных методов управления.

2. Общие функции в системе менеджмента

2.1. Управление организацией в рыночной экономике

В Толковом словаре Владимир Даль определял организацию как само дело или вещь.

В том случае, если существуют устоявшиеся границы организации, если определено ее место в обществе, организация принимает форму общественной ячейки и выступает в виде социального института.^[40]

Такими организациями являются:

частные и государственные фирмы и учреждения коммерческого и некоммерческого характера;

научно-исследовательские институты;

общественные объединения;

учреждения культуры, образования и т. п.^[41]

Трудно найти человека, не принадлежащего ни к одной организации.

Нужно помнить, что, несмотря на то, что такие понятия, как «организация», «предприятие», «фирма», «компания», и в науке, и в практике используются как идентичные, серьезные различия между ними имеются.

Организация — форма объединения людей для их совместной деятельности в рамках определенной структуры, призванная выполнять определенные функции и решать поставленные задачи. Имеет самые различные размеры и характеристики, в зависимости от ее целевого назначения, правового статуса, отношения к прибыли.^[42]

Предприятие - это государственные и муниципальные предприятия, где объектом прав признается только имущественный комплекс, используемый для предпринимательской деятельности (ст. 132 ГК РФ).

Компания (фр. compagnie) — объединение юридических и физических лиц, предпринимателей для ведения экономической, торговой, посреднической, страховой и другой деятельности. Под компаниями понимаются организации, имеющие разные организационно-правовые формы.

Фирма (итал. flrma) — самое общее название предприятия, компании, хозяйственного общества, коммерческой организации. Пришло в русский язык из переводной (чаще англоязычной) литературы и иностранной практики.

Организация в современных условиях — одна из организационных структур, которая в силу обладания определенными признаками и свойствами рассматривается как открытая социально-экономическая система, динамически взаимодействующая с внешним окружением (поставщиками, потребителями, правительством и другими организациями).

Согласно современному определению, организационно-правовая форма «предприятие», относящаяся раньше ко всем производственно-промышленным организациям, сейчас используется более узко и сохранена в Гражданском кодексе РФ только для организаций государственной и муниципальной форм собственности.^[43]

Но в связи с широким использованием этого понятия в литературе и практике менеджмента «предприятие» часто используют как взаимозаменяемое обозначение организации и наоборот. С данной оговоркой такой подход представлен и в данном издании.^[44]

Опираясь на понимание составляющих организации, ее можно определить, как систематизированное, сознательное объединение действий людей, преследующих достижение определенных целей. Составляющие такую организацию лица стремятся удовлетворить свои индивидуальные мотивации. Целью менеджера является повышение эффективности их совместной деятельности. При этом организация представляет собой взаимодействие ее членов по поводу преобразования полученных ресурсов в требуемый продукт.

Организации как системы состоят из взаимозависимых составных частей. Изменения в одной составной части системы приводят к изменениям в других ее составных частях. Аналогичным образом организации имеют свойство стремиться к равновесию. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением. С учетом новых условий хозяйствования в Российской Федерации можно говорить о новой роли организации, которая становится открытой системой, отвечающей и контролирующей все сферы своей деятельности. Ключевая роль в поддержании баланса между противоречивыми процессами, а также в мобилизации усилий по разрешению этих проблем принадлежит управлению.^[45]

Планирование, направленное вовне предприятия, т. е. во внешнюю среду, основывается на концепции предприятия как открытой системы. Практика настоятельно требует в условиях нарастания изменчивости внешней среды изменять и сами исходные принципы составления планов и прежде всего формировать долгосрочные планы на основе представлений о будущих состояниях объектов, идя от будущего к настоящему, а не от прошлого к будущему.

Когда рыночный механизм действует, можно изучать и сопоставлять внутренние механизмы различных фирм как относительно автономных от государства организаций, сравнивать эффективность типов организаций, формулировать принципы поведения и конфликтные мотивации.^[46]

2.2. Взаимосвязь функций управления

Согласно теории Файоля в менеджменте выделяют пять функций:

Планирование – это прогнозирование и подготовка к будущему. Неспособность планировать означает некомпетентность менеджера.

Организация – это обеспечение бизнеса всем необходимым для функционирования (оборудование, материалы, финансирование, люди), важнейшим элементом здесь является учебная подготовка менеджера.

Мотивация – вид управленческой деятельности по побуждению человека к деятельности, имеющая определенную целевую направленность.^[47]

Координация – распределение. Командная деятельность как средство выполнения организационной работы; По сути это – управление подчиненными.

Контроль – проверка и надзор за тем, чтобы всё шло так, как запланировано.^[48]

Изначально, согласно теории Адама Смита, единственной управленческой функцией было инвестирование – вложение капитала и приобретение рабочей силы и оборудования. Потом Тейлор ввёл функцию планирования, контроля и координирования в качестве самостоятельных видов деятельности менеджера.^[49]

А Файоль скомпилировал и перечислил основные функции, а также заложил основы особого направления в менеджменте – структурно-функционального подхода.

Функция планирования. Предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать её участники, чтобы достичь этих целей. Планирование состоит в том, что: проводится всесторонний анализ текущего положения, в котором находится компания; обеспечивается детализация установленных целей деятельности организации и доведение их до отдельных структурных звеньев и исполнителей, согласовываются очерёдность и сроки реализации отдельных работ, определяется состав необходимых ресурсов, устанавливается состав реализуемых проектов, распределяются задания по участникам, разрабатывается стратегия действий, составляются необходимые планы и программы; обеспечивается выполнение заданий, установленных на каждый период времени.^[50]