Файл: Построение организационных структур (Теоретические и методические основы формирования организационной структуры управления предприятием).pdf

2.2. Анализ организационной структуры

Организационная структура отдела минеральных грузов южного филиала АО СЖС Восток Лимитед представлена на рис. 9.

Рисунок 9. Организационная структура отдела минеральных грузов южного филиала АО СЖС Восток Лимитед филиала в г. Новороссийске

Возглавляет южный филиал АО СЖС Восток Лимитед Управляющий филиалом.

Менеджер отдела минерального сырья по Югу России относится к категории руководителей. Менеджер отдела минерального сырья по Югу России непосредственно подчиняется Управляющему филиалом, а в части, касающейся правильности работы в рамках существующего бизнеса компании и развития новых направлений в бизнесе - также и руководителю департамента минерального сырья в головном офисе Компании.

Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Управляющего филиалом. На должность Менеджера отдела минерального сырья по Югу России назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт продаж в сфере услуг для бизнеса не менее трех лет.

Основными функциональными обязанностями руководителя отдела минеральных грузов являются:

— обеспечение поддержки Руководству компании в полной мере по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда СЖС среди существующих и потенциальных сотрудников компании;

— управление сотрудниками для эффективного предоставления услуг высокого качества Клиентам;

— формирование, поддержание и развитие деловых контактов с существующими и потенциальными клиентами по Югу России для обеспечения роста объемов работы и дохода;

— обеспечение выполнения и применения в работе высоких стандартов, соответствующих стандартам отрасли, Политикам, Положениям и достижениям Компании;

— поиск и привлечение новых клиентов, установление деловых контактов с ними, доведение до них информации о Компании SGS и её услугах, о тех выгодах и положительных результатах, которые им принесет сотрудничество с Компанией SGS;

— контроль соответствия выручки и прибыли запланированным показателям и принятие мер для корректировки результатов работы в течение года;

— улучшение результативности ведения бизнеса путем развития эффективных систем управления и контроля;

— обеспечение эффективной коммуникации, как внутренней, так и внешней, для улучшения сервиса, направленного на удовлетворение потребностей бизнеса клиентов;

---

— участие в контроле деятельности оперативных работников и лабораторий.

— сохранение лидирующей позиции Компании на рынке услуг по Югу России;

— исследование ситуации на рынке, поиск новых сегментов рынка для применения новых технологий, базирующихся на международном опыте СЖС;

— обеспечение соответствия деятельности отдела Кодексу честности и профессиональной этики SGS;

— обеспечение рентабельности путем планирования, эффективное использование ресурсов.

Координатор относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Управляющего филиалом.

На должность координатора назначается лицо, имеющее высшее техническое или среднее техническое образование и стаж работы в области инспектирования, транспортировки, обработки и хранения грузов не менее 3 лет.

Основной задачей координатора является организация и контроль инспекций грузов на уровне международных стандартов.

Основные должностные обязанности:

— организация и контроль проведения инспекций на основании заявок клиентов, в соответствии с методиками Компании «СЖС Восток Лимитед», международными и российскими стандартами, а также ТУ;

— обеспечение поддержки Руководству филиала по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда СЖС среди существующих и потенциальных сотрудников компании;

— проведение предварительного экономического анализа (расчет Job Costing) предстоящих инспекций с целью оптимизации трудозатрат и достижения необходимой рентабельности;

— ведение переговоров с клиентами по вопросам, касающимся задания на инспекции, графика и процесса их выполнения, оформления отчетов, выставления счетов за оказанные услуги;

— своевременное выставление клиентам счетов за услуги, контроль своевременности их оплаты, принятие мер, направленных на сокращение сроков проведения платежей;

— получение и проверка полевой документации, предоставляемой инспекторским составом, ведение профессиональной переписки с клиентами, своевременное и аккуратное заполнение инспекционных файлов, обеспечение их сохранности;

— обеспечение своевременной отправки клиенту информации о ходе инспекции, оформление и предоставление финальных Сертификатов/Рапортов;

— организация рентабельной занятости сотрудников отдела и привлеченных работников, контроль и учет их рабочего времени, фиксация выполненных работ, обеспечение в отделе высокой дисциплины труда;

---

— поддержание продуктивных рабочих взаимоотношений с клиентами, экспедиторами, агентами, диспетчерами, оперативными сотрудниками других смежных организаций;

— ежедневный контроль состояния оперативного оборудования, обеспечение его сохранности, пригодности, соответствие стандартам, своевременной поверки в контрольных метрологических структурах;

— контроль своевременной выдачи пропусков в порты и на другие режимные территории для сотрудников и автомашин, используемых в оперативной работе;

— обучение инспекторов с целью повышения их профессионального уровня;

— организация и контроль доставки образцов инспектируемого груза (проб) в / из лаборатории, их хранения и учета;

— расширение собственной клиентской базы, изучение тенденций и перспектив рынка минеральных грузов, контроль ситуации на рынке сюрвейерских услуг, анализ деятельности конкурирующих инспекционных компаний, предоставление информации непосредственному руководителю;

— информирование непосредственного руководителя обо всех нестандартных ситуациях, возникающих во время инспекций и оперативной работы.

Старший инспектор относится к категории специалистов. Основной задачей старшего инспектора является организация работы инспекторского/тальманского состава и обеспечение проведения инспекций на уровне международных стандартов. Для выполнения возложенных на него функций старший инспектор должен иметь достаточные знания специфики деятельности СЖС, международных нормативных методик проведения инспекций, отбора проб и тальманского счета и ГОСТ стандартов по определению качества грузов.

К основным функциональным обязанностям старшего инспектора относятся:

— проведение инспекций и учета состояния, количества, качества груза;

— контроль хода погрузо-разгрузочных работ, подготовки к безопасной транспортировке;

— осмотр и инспекции помещений для хранения грузов, осуществление отбора образцов грузов;

— обеспечение поддержки Руководству филиала по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда СЖС среди существующих и потенциальных сотрудников компании;

— участие в разработке и обеспечение необходимых технических процедур проведения инспекций, проверка отчетов инспекторов, доведение до сведения соответствующих оперативных координаторов (клиентов) результатов проведенных инспекций;

— эффективное использование человеческих, технических и финансовых ресурсов компании и минимизация затрат для достижения бюджетных целей и задач;

---

— обеспечение инспекторов/тальманов необходимыми для выполнения инспекций ресурсами;

— ведение постоянного контроля расходования средств компании, учетом рабочего времени инспекторов/тальманов;

— контроль качества выполняемых работ, их соответствия требованиям заявок;

— оперативное информирование руководителей обо всех возникающих вопросах;

— подготовка полевых отчетов;

— ознакомление с заданием на инспекцию, согласование последующих действий с непосредственным руководителем;

— назначение инспектора, ответственного за выполнение данной заявки (себя, в том числе), выдача задания на инспекцию, контроль готовности к работе (необходимое оборудование, материалы, пломбы и т. д);

— обеспечение полной ясности требований заявки на инспекцию в строгом соответствии со стандартами и нормативными документами;

— обеспечение доставки в установленные сроки образцов, полевых документов, инспекционных материалов, результатов испытаний/сертификатов в соответствующие организации (клиентам), в лаборатории, на транспортные пункты для последующей отправки, организация их надежного хранения до решения вопроса о способе доставки, незамедлительное предоставление информации оперативному координатору;

— контроль своевременности и правильности выпуска полевых документов и предоставление их оперативному координатору. В случае невозможности своевременной подготовки отчетов по объективным причинам - немедленное информирование непосредственного руководителя;

— использование автомобиля компании или наемного автотранспорта только по согласованию с вышестоящими руководителями;

— рациональное распределение нагрузки на инспекторский, тальманский состав. Контроль заполнения табелей учета рабочего времени. Обучение вновь принятых на работу инспекторов, тальманов;

— обеспечение контроля надлежащего хранения проб, обеспечение встреч и оправок образцов и документов в другие регионы;

— в отсутствие оперативного координатора выполнение его обязанностей по распоряжению вышестоящего руководителя.

Инспектор относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется старшему инспектору. На должность Инспектора назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, прошедшее соответствующее обучение по месту работы. Основной задачей Инспектора является проведение инспекций грузов на уровне международных стандартов в соответствии с установленными нормами, техническими требованиями, методиками, принятыми в АО «СЖС Восток Лимитед», инструкциями клиентов.

---

Должностные обязанности инспектора включают:

— проведение инспекции и учета состояния, количества, качества и маркировки груза. Контроль хода погрузочно-разгрузочных работ, укладки и раскрепления груза, подготовки к безопасной транспортировке; инспекцию упаковки и маркировки; осмотр и инспекцию складских помещений, площадок, трюма, драфт-сюрвей;

—контроль процесса поверки и калибровки инспекторского оборудования и ведения соответствующей документации;

—организацию и контроль отбора образцов грузов;

— самостоятельную организацию на месте инспекции проведения инспекционных работ для максимально полного выполнения задания; в случае невозможности выполнения всех или части работ - самостоятельное принятие мер для недопущения материальных убытков АО «СЖС Восток Лимитед» или нанесения вреда репутации компании;

— немедленное информирование обо всех нестандартных ситуациях непосредственного руководителя;

—осуществление оперативного обмена информацией с офисом, агентскими компаниями и службами порта;

—ведение рабочего журнала;

—составление обобщенного отчета по результатам проделанной работы, составление сертификатов/отчетов о количестве и качестве инспектируемого товара в соответствии с международными и национальными стандартами, нормами, правилами;

—самостоятельную подготовку образцов или материалов инспекции для передачи к месту испытаний в сроки, оговоренные в задании;

—обеспечение доставки образцов инспекционных материалов или результатов испытаний в офис, клиентам, в другие организации (по согласованию с непосредственным руководителем) или организацию их надежного хранения до решения вопроса о способе доставки.

Химик относится к категории специалистов. Химик линейно подчиняется менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России, а функционально координатору лаборатории по Югу России.

Основные должностные обязанности:

—принятие проб и образцов для проведения анализов и испытаний, регистрация поступивших образцов в соответствии с требованиями Руководства по качеству. Оценка соответствия количества поступивших образцов информации, отражённой в сопроводительных документах. Оценка пригодности образцов для выполнения анализов;

—приготовление композитных образцов в соответствии со стандартными методиками и внутренними документами Компании;

—подготовка лабораторного оборудования к проведению анализов, осуществление проверки его работоспособности и простой регулировки (настройки), в соответствии с требованиями методов, разработанным инструкциям и другой нормативной технической документации;

---