Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ).pdf

Генеральный директор является не только источником информации, но также кодером для отправляемых сообщений и декодером для информации, получаемой по каналам обратной связи. Он также является лицом, ответственным за определение состава целевой аудитории и выбор или создание ключевого сообщения. Анализирует состояние проблемы, определяет цели и методы предстоящего процесса коммуникации, разрабатывает формы, и методы которые нуждаются в поддержке или понимании организации; планирует необходимые коммуникационно-информационные и организационно-финансовые мероприятия.

Для анализа управления коммуникациями в организации было проведено исследование, в котором приняли участие 90 человек, что составляет 70% от общей численности персонала. Форма анкеты представлена ​​в Приложении 1.

Респонденты должны были оценить показатели по 5-балльной шкале (где 5 - наивысший балл, «отлично», и 1 наименьший балл, «крайне неудовлетворительно»). В таблице 2.1. представлены результаты опроса (ответы респондентов)

Таблица 2. 1 – Результаты анкетирования сотрудников

Согласно данным таблицы 2.1, в результате расследования можно сделать вывод, что 40 человек. (44% респондентов) ответили, что они оценивают разнообразие видов и качество связи на среднем уровне 38 человек. (42% респондентов) ниже среднего, всего 12 человек. (13%) посчитали этот показатель хорошим.

Подавляющее большинство респондентов (66 человек, 73%) оценили коммуникационную функцию с нормативными документами (инструкциями, правилами и т. д.) Ниже среднего, всего 24 человека. (27%) нашли этот показатель удовлетворительным.

Аналогичная ситуация наблюдается при оценке эффективности деловых встреч: 56 человек. (62%) оценили его как ниже среднего, 30 человек. (33%) оценено как среднее. Показатель, столь же важный, как и своевременность получения информации, большинством респондентов, оценивается на крайне низком уровне (71 человек или 79%), всего 17 человек. (19%) оценили это как удовлетворительное.

Аналогичная картина возникает в отношении достаточной активности сотрудников с информацией о планах и перспективах организации. Особенно 71 человек. (79%) оценивают его ниже среднего и 18 человек. (20%) на среднем уровне. Таким образом, результаты опроса показывают, что общение в организации прерывается.

Исследование в ходе анализа документов показало, что в компании нет правил, инструкций, положений, касающихся коммуникации как явления. В частности, нет положений о структурных подразделениях, которые обычно объясняют основы взаимодействия между работниками и менеджерами (правила, сроки согласования решений, документов и т. д.). Также нет правил, инструкций по обмену информацией внутри организации и за ее пределами.

Учитывая, что в компании нет регламента управления коммуникациями, регламента процесса коммуникации, можно утверждать, что в организации отсутствует система управления коммуникациями. Наблюдение также показало отсутствие информации о планах и перспективах организации, что может привести к ослаблению мотивации сотрудников, поскольку команда не информирована о стратегии компании.

Среди современных информационных технологий в компании используются: персональные компьютеры, электронная почта, телефоны. Таким образом, уровень обеспечения организации техническими средствами связи для реализации коммуникационных функций можно назвать достаточным.

Однако для более эффективной коммуникации и осведомленности такого персонала необходимо использование массовых методов. Они включают[17]:

– Радиовещание – позволяет всем сотрудникам предприятия быть в курсе последних событий, узнавать о предстоящих событиях, передавать корпоративные объявления, а также дает возможность поздравить своих коллег со знаменательными датами.

– Организованные доски объявлений в отделах.

В таблице 2.2 представлены сильные и слабые стороны коммуникаций в торгово-развлекательном комплексе «Plazma»

Таблица 2.2 – Сильные и слабые стороны коммуникаций

Источник: составлено автором

В торгово-развлекательном комплексе все компьютеры связаны в одном доменном информационном пространстве – единой локальной сети

Доменная почтовая система в торгово-развлекательном комплексе используется для безопасного обмена и передачи информации (документов, различных файлов) через заводскую компьютерную сеть.

80% информационных ресурсов предприятия сосредоточены в документах. По статистике:

– до 15% бумажных документов безвозвратно утеряны;

– на поиски уходит до 30% рабочего времени;

– до 90% времени для утверждения документов приходится на «подачу»

Из чего можно сделать выводы:

1) «Бумажная» документация неэффективна и не соответствует современным требованиям управления предприятием;

2) Необходима целостная технология электронного (автоматизированного производства)

Для решения вышеуказанной проблемы в торгово-развлекательном комплексе «Plazma» была разработана программа по внедрению системы электронного документооборота 1С Недвижимость.

Что такое безбумажное оформление документов?

– Единая база документов.

– Более быстрый поиск и доставка документов.

– Возможность реализовать параллельную и последовательную обработку документов.

– Значительно усилен контроль над выполнением документов и инструкций.

– Сокращение трудозатрат и ошибок, связанных с ручной обработкой организационно-распорядительной документации.

– Контроль процессов документооборота, контроль доступа.

– Существенная экономия денежных средств на бумаге.

– Предотвращение потери документов.

– Повышение эффективности бизнес-процессов.

Рассмотрим процесс сопоставления в качестве примера.

Участники соглашения могут наложить на проект документа три вида виз: согласиться, не согласиться, иное мнение. Совпадение может быть параллельным и последовательным.

При параллельной координации проект документа направляется всем участникам, участвующим в координации одновременно. Как только процесс одобрения начался, участники одобрения получат уведомления об этом.

Инициатор утверждения устанавливает период утверждения. Если в конце периода один из участников не приложил свою визу к документу, ему будет отправлено уведомление с напоминанием. Процесс одобрения заканчивается после того, как все участники одобрения предоставили свои визы туда или раньше, чем ожидалось инициатором процесса.

При последовательном утверждении проект направляется участникам по очереди на утверждение. После того, как участник вставляет визу в проект, проект отправляется следующему участнику и т. Д. Каждому участнику в утверждении обычно указывается время утверждения (количество дней или часов, которые ему назначены для ознакомления с проектом и подачи заявления на визу).

После запуска процесса утверждения на листе утверждения появляется вкладка «Результаты». Показывает ход согласования: для каждого участника указывается имя, а также, если виза уже была применена, текст, дата и время просмотра и значок . Щелкнув по нему, можно перейти на карточку визы и ознакомиться с материалами документа, в которые участник внес исправления.

Составлен автором

Рисунок 3 – Ход согласования

По завершении процесса согласования (по получении виз от всех участников или после принудительного завершения процесса инициатором) создается электронное описание, называемое результатом согласования.

Составлен автором

Рисунок 4 – Результат согласования

Итак, проведенный анализ управления коммуникациями в организации показал, что коммуникации в торгов-развлекательном комплексе играют положительную роль при общении между подразделениями, с руководством комплекса.

III РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ТОРГОВО-РАВЛЕКАТЕЛЬНОМ КОМПЛЕКСЕ «PLAZMA»

Главная тема на сегодняшний день для предприятия – это создание единого коммуникационного пространства. Если понаблюдать за взаимодействием людей в реальном пространстве и времени, то можно увидеть, что не более 10% их взаимодействия и коммуникации касаются содержания, а 90% связаны с эмоциональной поддержкой, отвлечением от содержания, которые ведут к отдыху.

С одной стоны, нельзя, чтобы человек постоянно находился в этом содержательном поле. С другой стороны, без постоянного нахождения в нем совершенно невозможно удерживать единый управленческий контекст. Если еще принять во внимание, что ситуация усугубляется постоянными вводными, перманентными изменениями, которые возникают, как во внешней, так и во внутренней среде организации.

Внешняя среда, в которой действует организация, находится в постоянном движении – изменяются техника и технология, клиенты, конкуренты. Изменяются сами люди – настоящие и потенциальные ра­ботники организации[20].

Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было уточнить и обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными.

Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения.