Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы обусловлена ​​тем, что общение, это обмен информацией – это то, чем каждый занимается ежедневно, но не многие делают это достаточно слаженно.

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности организационных подразделений и отдельных ее членов для достижения общих целей. Эта координация может быть осуществлена ​​с помощью различных форм и, прежде всего, с помощью различных контактов членов организации в процессе коммуникации. Почти все, что происходит в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникационными процессами, поэтому они являются важным средством обеспечения целостности и функционирования организации.

В каждой организации осуществляется управление сотрудниками. Одним из важных инструментов управления в руках руководителя является информация, которую он имеет. Используя и отправляя конкретные данные, а также получая информацию, он организует, направляет и мотивирует своих подчиненных. Важную роль играет способность менеджера отправлять информацию, поэтому наиболее приемлемый прием этой информации возникает при общении с получателями.

Почти невозможно переоценить важность общения в управлении. Если люди не могут обмениваться информацией, ясно, что они не могут работать вместе, ставить цели и достигать их.

Однако коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых этапов. Каждый из этих шагов очень необходим, чтобы сделать наши мысли понятными для другого человека.

Каждый шаг – это точка, в которой смысл может быть потерян, если мы небрежны и не думаем о том, что делаем.

Целью работы является изучение влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть сущность понятия коммуникации;

2. Изучить виды коммуникаций;

3.Провести анализ коммуникационного процесса в торгово-развлекательном комплекс «Plazma»;

4. Выявить пути улучшения коммуникационного процесса в торгово-развлекательном комплексе «Plazma».

Предмет исследования – коммуникации в процессе управления организацией.

Объектом является торгово-развлекательный комплекс «Plazma».

В процессе работы была использована учебная и методическая литература Т.Д. Венедиктова [5], О.Л. Гнатюк [7], Д.П. Гавра [9], а также сети Интернет.

Структура работы включает в себя: введение, основную часть из трех глав, заключение и библиографический список.

.

I ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие, сущность и виды коммуникаций

Слово коммуникация происходит от лат. communico – общаюсь, объединяю. Во многих случаях оно является синонимом русского слова общение, которое также восходит к корню «общий, делаю общим». Кроме того, слово «коммуникация» чаще используется в научной сфере, а слово «общение» не имеет «научной фиксации». Но есть некоторые смысловые различия между словами общение и коммуникация (однако они не очень значительны)[1]:

– общение – это общение между людьми, персонифицированное общение, объект практического изучения и описания;

– коммуникация – это процесс обмена информацией как деперсонализированное явление, как процесс, абстрагированный от конкретной ситуации, объект теоретического исследования.

Таким образом, коммуникация (общение) – это обмен информацией, определенными сведениями.

Нужно только помнить, что выражение обмена информацией само по себе является метафорой, которую нельзя воспринимать буквально. Участники акта общения ничем не обмениваются на самом деле, их мысли (информация) остаются с ними, в их сознании, но они используют немного лингвистических средств, для того, чтобы провоцировать ту или иную резонансную мысль у собеседника, «возбуждать» мысль в своем разуме. В то же время оратор или писатель могут, как преуспеть в этом вопросе, так и потерпеть неудачу – их все равно не поймут. Это зависит от языковой способности получателя и многих других факторов, которые определяют понимание сообщения[2].

Коммуникация в организации – это сложная многоуровневая система, которая включает в себя как саму организацию и ее элементы, так и внешнюю среду. На рисунке 1 представлены виды коммуникаций в организации [3].

Рисунок 1 – Виды коммуникаций в организации[4]

Внешние коммуникации представляют собой коммуникации между организацией и внешней средой. Это обмен информацией между организацией и внешней средой. Организации используют различные средства для связи с компонентами своей внешней среды. Они общаются с существующими и потенциальными потребителями посредством рекламы и других программ продвижения на рынок (выставки, прямая почтовая рассылка, личные продажи), а также с помощью различных опросов общественного мнения[5].

В сфере связей с общественностью основное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, национальном и международном уровне. По этой причине крупные публичные компании создают специальные отделы по связям с общественностью, специалисты которых, используя различные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Следует подчеркнуть, что дискуссии, встречи, телефонные разговоры, записки, взаимоотношения внутри организации часто являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешней средой.

Например, вице-президент по производству может проинформировать руководителя завода (менеджера среднего звена) о предстоящих изменениях в производстве. В свою очередь, руководитель завода должен информировать подчиненных руководителей о функциях предстоящих изменений.

В дополнение к нисходящему обмену организация нуждается в восходящей связи. Перемещение информации с более низкого уровня на уровень может значительно повлиять на производительность. С его помощью руководство узнает реальное положение дел в организации, результаты принятых решений, возникшие трудности, проблемы и предлагаемые решения. Обмен информацией ниже обычно осуществляется в форме отчетов, предложений и объяснений, им необходима горизонтальная связь.

Организация состоит из множества отделов, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация представляет собой систему взаимосвязанных элементов.

Например, в розничной торговле региональные менеджеры по продажам регулярно встречаются для обсуждения общих тем, координации маркетинговых стратегий и обмена информацией о продуктах. Важные менеджеры среднего размера из областей производства, маркетинга, исследований и разработок встречаются в компаниях высокотехнологичного сектора для координации обновления продуктов. Основываясь на базовой технологии, компании могут производить различные продукты. Поэтому крайне важно получить информацию о том, что рынок хочет от отдела исследований и разработок[7].

Это позволяет организации оставаться рядом с потребителем и продолжать эффективно удовлетворять его потребности. Аналогичным образом, производители должны обосновать относительно низкие затраты на внедрение будущих инноваций в отделе исследований и разработок, чтобы оправдать дальнейшее производство.

Коммуникации между начальником и подчиненным. Этот тип внутренней коммуникации составляет подавляющее большинство всех обменов информацией в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Общение с рабочей группой в целом позволяет руководителю повысить эффективность работы группы. Поскольку все члены группы участвуют в обмене, каждый имеет возможность подумать о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о проблемах и достижениях[9].

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без лидеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или предстоящие изменения. Как уже упоминалось выше, эти равные отношения могут помочь повысить удовлетворенность сотрудников своей работой.

Неформальное общение. В дополнение к формальной структуре каждая организация имеет неформальную структуру, основанную на неофициальных, нерегулируемых отношениях. Соответственно, в дополнение к информации, каналам (формальное общение), неофициальная информация также распространяет слухи, которые передаются через неформальное общение[8].

Неформальные коммуникации часто используются менеджерами для выявления реакции сотрудников на определенные предлагаемые изменения. У неформальных коммуникаций – значительно более высокая скорость передачи информации, значительная аудитория, относительно низкая достоверность передаваемых сообщений[13].

Наличие неформальных коммуникаций в организации является нормальным, но только в определенной степени. Следует напомнить, что слухи всегда являются результатом недостатка информации, а большой объем информации, распространяемой слухами, неформальным обменом информацией свидетельствует о сбое системы связи и ее неэффективности.

1.2 Характеристики коммуникационных сетей

Эффективность связи во многом определяется количеством каналов связи в сети и их типом. Чтобы снизить возможные помехи в организации, желательно иметь минимальное количество каналов связи в сети связи. Основные особенности объединения каналов связи между сотрудниками и / или организационными подразделениями можно разделить на три основные системы связи: последовательная, веерная и круговая[9].

Общее число каналов связи в сетях коммуникации можно определить, используя следующие формулы:

для последовательной и веерной сети коммуникации

(1)

для круговой

(2)

где L – число каналов в сети коммуникации, P – число работников (подразделений).

Минимальное количество каналов связи обеспечивается последовательной и веерной сетью связи. Похоже, это подтверждает одно из главных преимуществ организаций, построенных по строго иерархическому принципу – самая простая и понятная сеть связи. Однако на самом деле все не так просто [7].

Официальная сеть связи часто относительно стабильна, быстро устаревает, и люди ищут способы сделать ее более динамичной и эффективной в быстро меняющейся ситуации. Таким образом, на практике нынешняя коммуникационная сеть в любой организации, не говоря уже о коммерческой, является не последовательной, а скорее круговой системой.

Кроме того, исследования, проведенные социологами в небольших группах, показали, что различные коммуникационные сети не одинаковы по своим качественным характеристикам и, следовательно, их эффективность для организации не одинакова. Все эти характеристики сетей связи должны учитываться при формировании и развитии организационной структуры.

1.3 Проблемы коммуникационного процесса в организации

Проблемы коммуникативного процесса в организации часто являются проблемами межличностного контакта из-за психологических различий в восприятии. Люди по-разному интерпретируют одну и ту же информацию в зависимости от образования, жизненного опыта, потребностей. Характер отношений между руководителем и подчиненным очень важен. В атмосфере доверия развиваются информационные потоки, и повышается точность информации: если менеджеры честны и открыты, информируя своих подчиненных, они отвечают на них одинаково[10].

Другая часть проблем связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений[12].

Кроме слов (основного средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражения лица, позы, жесты, интонации, которые способны существенно изменять смысл произносимых слов.

Проблемы, возникающие при обмене межличностной информацией, являются психологическими и решаются, прежде всего, путем улучшения психологической культуры менеджеров, в частности путем улучшения навыков делового общения. Однако трудности в коммуникационных процессах также могут быть вызваны причинами организации другого типа.