Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ).pdf

Фильтрация. Организация должна выбрать или отфильтровать информацию, чтобы при обмене информацией между отделами или уровнями управления получателю отправлялись только связанные сообщения. Чтобы ускорить поток информации и сделать сообщение более понятным, информация «сжимается» определенным образом: упрощается, обрабатывается. Это может привести к устранению некоторых и выделению другой информации, которая искажает содержание информации[11].

Кроме того, сообщения, передаваемые на более высокие уровни организационной иерархии, часто искажаются из-за преобладающей тенденции предоставлять менеджерам только положительно воспринимаемую информацию.

Перегрузка каналов связи является еще одной причиной трудностей в организационных коммуникациях. Это вызвано как элементарным отсутствием технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков.

Нерациональная организационная структура - еще одна причина, которая может вызвать проблемы со связью. Если структура организации плохо продумана и вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно ведет к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению. Нерациональная структура может также вызвать конфликты между различными департаментами и отдельными руководителями, что, естественно, создает серьезные проблемы в обмене информацией и принятии управленческих решений[13].

Эффективность процесса общения. Невозможно дать количественную оценку эффективности процесса общения. Однако на эффективность влияют многие факторы.

Количество каналов связи играет роль в оценке эффективности процесса коммуникации: при обмене информацией рекомендуется не ограничиваться одним каналом, а иметь минимальное количество каналов, но в то же время должна быть определенная их комбинация (например, письменный и устный).

Правильность оформления сообщения играет не менее важную роль: необходимо максимально четко изложить идею, чтобы получатель ее лучше понял[14].

Процесс коммуникации может быть описан как эффективный, когда достигается взаимопонимание между отправителем сообщения и его получателем. Поэтому обратная связь очень важна для оценки эффективности процесса общения. Его присутствие значительно повышает его эффективность и способствует взаимопониманию. Таким образом, обе коммуникации эффективны, а проблемы и задачи, благодаря полученному пониманию, решаются взаимовыгодно для обеих сторон[12].

1.4 Совершенствование коммуникаций для
эффективного управления и информационные технологии

Рассмотрим некоторые способы улучшения обмена информацией в организации[15].

1) Регулирование информационных потоков.

Лидеры на всех уровнях организации должны представлять свои собственные информационные потребности, своих руководителей, коллег и подчиненных. Информационные потребности во многом зависят от целей лидера, принятых им решений и характера индикаторов для оценки результатов его работы, а также от его отдела и подчиненных.

2) Управленческие действия.

Руководитель может проводить короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения будущих изменений, новых приоритетов, распределения работы и т. д. Подчиненный может предпринять такие шаги и по собственной инициативе связаться с менеджером или коллегами.

3) Системы обратной связи.

Одним из вариантов системы обратной связи является перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Собеседование с сотрудниками является еще одним вариантом системы обратной связи .

4) Системы сбора предложений. Системы сбора предложений предназначены для облегчения потока информации. В то же время все сотрудники имеют возможность генерировать идеи по улучшению любого аспекта деятельности организации.

5) Организация рассылок, публикаций и видео. Относительно крупные организации обычно публикуют ежемесячные информационные бюллетени, которые содержат информацию для всех сотрудников[17].

6) Современные компьютерные технологии. Последние достижения в области информационных технологий могут помочь улучшить обмен информацией в организациях. Электронная почта является эффективным средством связи между людьми, расположенными в разных офисах, разных городах и даже в разных штатах и ​​странах.

Хотя общепризнанно, что коммуникации имеют решающее значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американцев, 63% англичан и 85% японских руководителей считают, что коммуникации являются главным препятствием для эффективности. их организаций. Согласно другому опросу около 250 000 сотрудников из 2000 различных компаний, обмен информацией является одной из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации являются основной причиной проблем [14].

Понимая совершенно индивидуальные и организационные коммуникации, мы должны научиться сокращать количество неэффективных коммуникаций и стать лучшими, более эффективными менеджерами. Лидеры, которые работают эффективно, это те, кто эффективен в общении.

Коммуникационные процессы позволяют менеджерам эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения своих целей [11].

Для эффективного функционирования производственного коллектива необходимо наличие формальных и неформальных систем связи. Если в организации существует только одна официальная система связи, процесс передачи информации будет бюрократическим. Если неформальная система коммуникации превалирует, это приведет к распространению слухов и предположений, которые мешают организации

Важной задачей управления производственными коллективами является предоставление работникам достаточной информации, необходимой для успеха производственной деятельности и благополучия. Говоря о важности информирования каждого сотрудника о системе управления, следует отметить, что не только недостаток информации, но и избыток информации могут помешать их эффективной работе. Поэтому важно предоставлять работникам оптимальную информацию [12].

Повышение осведомленности в производственных командах возможно только путем определения информационных потребностей всех сотрудников, независимо от их положения в структуре управления. Отсюда следует, что определение оптимальной социально-продуктивной информации в каждом конкретном случае должно быть результатом учета целей и потребностей, как субъекта, так и объекта управления.

Информационные технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи [14].

Мы используем термин информационные технологии (ИТ.), включая не только компьютерные технологии (оборудование и программное обеспечение) для производства и хранения информации, но также коммуникационные технологии для передачи информации.

Последние достижения в области информационных технологий могут помочь улучшить обмен информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное влияние на информацию, которую высылают и получают руководители, вспомогательный персонал и работники. Электронная почта предлагает сотрудникам возможность отправлять письменные сообщения любому в организации.

Кроме того, электронная почта является эффективным средством общения между людьми в разных офисах, разных городах и даже в разных странах. Во время видеоконференций люди в разных местах, в том числе в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы и сталкиваются друг с другом. Появились компьютерные программы, которые предлагают работу для группы сотрудников в разных местах [16].

ИТ-менеджеры также управляют сетями, связывающими сотрудников с другими географическими регионами, поскольку связь с поставщиками и клиентами возможна через Интернет.

Информационные технологии позволяют нам достигать следующих целей:

1. Сократить время, необходимое для получения информации (то есть минимизировать задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправки информации по неправильному адресу или просто из-за выходных в компании).

2. Исключите излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задачи, такие как набор текста, утомительная сортировка и поиск документов).

Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для задач, требующих аргументации, инициативы, оценки). Информационные технологии позволяют нам достигать следующих целей:

Вывод по первой главе. Лидер может повысить эффективность межличностного обмена, прояснить идеи для их общения и принять во внимание возможные различия - семантику и восприятие - путем представления значения языка поз, жестов и интонаций и содействия формированию обратной связи.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникационного процесса на качественно новом уровне.

II АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ТОРГОВО-РАЗВЛЕКАТЕЛЬНОМ КОМПЛЕКСЕ «PLAZMA»

2.1 Характеристика торгово-развлекательного комплекс «Plazma»

Торгово-развлекательный комплекс «Plazma» открылся 14 сентября 2019 года по адресу: г. Мурманск, ул. Рогозерская д.4

Комплекс расположен на пересечении крупнейших автомагистралей всего в 2 км от центра города. Для удобства посетителей в комплексе имеется бесплатная парковка на 1500 мест.

Общая площадь торгово-развлекательного центра «Plazma» составляет 45 600 кв. Якорным арендатором является продовольственный гипермаркет «Твой», который любят местные жители. На двух этажах комплекса также расположены торговые галереи с более чем 100 мировыми и российскими брендами. К ним относятся универмаги детских и спортивных товаров, гипермаркет цифровых устройств и электроники, а также популярные кафе, рестораны и фуд-корт. Также для посетителей открыт семейный ресторан «Maрио». Для удобства предоставляется бесплатный Wi-Fi.

Отличительной особенностью торгово-развлекательного комплекса «Plazma» является его сильная развлекательная составляющая. Комплекс идеально подходит для семейного отдыха. Здесь расположены различные тематические парки развлечений, игровые детские клубы и современный кинотеатр.

Организационная структура торгово-развлекательного комплекса «Plazma» представлена на рисунке 2.[20].

Рисунок 2 – Организационная структура торгово-развлекательного комплекса «Plazma»

Торгово-развлекательный комплекс является самостоятельным субъектом предпринимательской деятельности и обладает правами юридического лица. Он владеет имуществом, а также независимым балансом, может приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права от своего имени, заключать все виды гражданско-правовых договоров с другими субъектами хозяйствования, нести обязательства, распоряжаться имуществом, быть истцом или ответчиком в арбитражном суде.

По основным видам деятельности комплекс поддерживает отношения с юридическими лицами на основе договоров аренды, оказания услуг и выполнения работ; планирует и осуществляет предпринимательскую деятельность независимо от фактического спроса и сферы деятельности.

2.2 Особенности коммуникационного процесса торгово-развлекательного комплекс «Plazma» г. Мурманск

Эффективное общение на практике является главной предпосылкой успеха корпоративных целей. В то же время коммуникация является одним из самых противоречивых процессов в управлении.

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности организационных подразделений и отдельных ее членов для достижения общих целей. Почти все, что происходит в торгово-развлекательном комплексе «Plazma», имеет прямую или косвенную связь с коммуникационными процессами, поэтому они являются важным средством обеспечения целостности и функционирования организации.

Управление коммуникационными процессами направлено на наполнение информационных потоков таким контентом, чтобы обеспечить реализацию планов. То есть лидер должен сосредоточиться на четырех взаимосвязанных областях – генерировании информации, ее продвижении, получении обратной связи и устранении возникающих барьеров[18].