Файл: Основные функции в системе менеджмента (Основные функции менеджмента).pdf

Характеристики внешней среды:

1. Сложность внешней среды — это число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень изменчивости каждого фактора.
2. Подвижность среды — это темп, с которой происходят изменения в окружении организации.
3. Неопределенность внешней среды — это количество информации, которой обладает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также степень уверенности в этой информации.

Факторы внешней среды делятся на:

1. факторы прямого воздействия: потребители услуг, поставщики необходимых ресурсов, профсоюзы, конкуренты, законодательство;
2. побочного воздействия: научно-технический прогресс, экономика, политика, международные отношения, демография, природные условия, социальная сфера.

Функция организации выполняется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предусматривает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление создает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.
2. Делегирование полномочий.

Делегирование устанавливает передачу задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение.

Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые формируются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Основные проблемы, поднимающиеся при разработке структур управления: уста­новление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования; назначение ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

---

Проблема совершенствования организационной структуры управления предусматривает уточнение функций подразделения, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, совпадение функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Классификация организационных структур.

А) Организационная структура по продукту.

Предполагает создание в структуре фирмы самостоятельных хозяйственных подразделении — производ­ственных отделений, направленных на производ­ство и сбыт конкретных видов продуктов. При этом предполагается, что специализация производственных отделений в материнской компании по отдельным видам или группам продуктов и передача им полномочий по управлению производственными и сбытовыми дочерними компаниями. Функциональные службы производственных отделений одновременно поддерживают тесные контакты с соответствующими центральными службами, получая от них указания по всем вопросам проведения единой политики и координации деятельности в рамках фирмы в целом.

Из-за того, что производственное отделение само выступает центром прибыли, оно осуществляет не только финансовый, но и оперативный контроль за деятельностью предприятий во всемирном масштабе. Этот контроль часто реализуется путём совместных или переплетающихся директоратов дополняется поездками руководителя производственного отделения на конкретные дочерние предприятия.

Б) Организационная структура по региону.

Подразумевается, что управленческая ответственность за деятельность крупной компанией распределяется между самостоятельными подразделениями. Эти подразделения по содержанию и характеру деятельности могут выступать как производственные отделения и быть центром прибыли и ответственности. Они осуществляют координацию деятельности дочерних и производственных компаний по всем видам продуктов. Подразделение возглавляет распорядитель, который подчиняется непосредственно высшему руководству и осуществляет свою деятельность в тесном контакте со всеми центральными службами. Он может иметь в своем подчинении управляющих отдельными отделами.

В) Смешанная структура.

Предполагает сочетание различных типов организационных структур управления. Преобладающее сочетание отраслевого и регионального принципов при построении организационной структуры. Эта структура наиболее распространена. Это отражает общие закономерности развития процесса производства в современных условиях, который требует комплексного подхода к формированию организационной структуры фирмы с учетом охвата всех сторон, направлений и сфер деятельности. В этих условиях сочетание отраслевого и регионального аспектов наиболее полно удовлетворяет потребностям развития фирмы.

---

Таким образом, организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

2.3. Мотивация

При планировании и организации работы руководитель устанавливает, что конкретно должна выполнить данная организация. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель приобретает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация – это активизация деятельности персонала и побуждение его к эффективному труду для достижения целей организации [13].

Разнообразные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации связаны с распознаванием внутренних побуждений, которые заставляют человека действовать в определенной ситуации так, а не иначе, раскрывают структуру потребностей человека, проявляя среди них те, которые имеют наиважнейшее значение.

Процессуальные теории мотивации анализируют факторы, выражающие влияние на поведение человека, его трудовую активность. Особое внимание в этих теориях сконцентрировано на анализе потребностей человека и их влияние на мотивацию трудовой деятельности.

Анализируя мотивацию как процесс можно изобразить ее в виде шести последовательных этапов:

1. Первый этап — это образование потребности. Потребность — это понимание отсутствия чего-либо, побуждающее к действию.
2. Второй этап — поиск путей обеспечения потребности, которую можно удовлетворить, подавить или просто не замечать.
3. Третий этап — установление целей. Определяется, что именно и какими средствами необходимо сделать, чтобы обеспечить потребность и выяснить, что необходимо получить для устранения потребности.
4. Четвертый этап — исполнение действий. Человек расходует усилия для осуществления действий, которые дадут ему возможность приобрести то необходимое, что нужно для устранения потребности.
5. Пятый этап — получение вознаграждения за реализацию действия. На этом этапе наблюдается, насколько выполненное действие обеспечило ожидаемый результат. В зависимости от этого происходит изменение мотивации деятельности.
6. Шестой этап — ликвидация необходимости. Человек или прекращает деятельность до периода возникновения новой потребности или продолжает искать возможности и осуществлять меры по устранению потребности.

Путь к эффективной профессиональной деятельности человека лежит через осознание его мотивации. Только зная то, что движет человеком, побуждает его к деятельности, какие мотивы лежат в основе его действий, можно попытаться разработать эффективную систему форм и методов управления им. На сегодняшний день, этап развития общества проблема мотивации личности приобрела важное значение, так как решение задач, которые стоят перед обществом, возможно только при условии создания надлежащей мотивационной основы, способной разбудить персонал предприятий к эффективной деятельности. Речь идет о применении таких форм и методов стимулирования личности, которые способствуют высокой результативности ее работы. Вся деятельность человека обусловлена ​​реально существующими потребностями. Люди стремятся либо чего-то достичь, или чего-то избежать.

---

С мотивацией связаны такие термины как: потребности, побуждение, вознаграждение, ценности, мотивы и стимулы.

Потребности – это то, что образовывается и находится внутри человека и проявляется в индивидуальной форме. Это особенное состояние психики индивида, осознание им неудовлетворенности, ощущение недостатка или отсутствия чего-то, отражение несоответствия между внутренним состоянием и внешними условиями. Это то, от чего человек всегда стремится освободиться. Возникают потребности как осознанно, так и неосознанно, и большая их часть периодически возобновляется. Возобновляться потребности могут в измененной форме, и степень их влияния на человека тоже может быть другой. Потребности нельзя непосредственно наблюдать или измерить, об их наличии можно судить, лишь наблюдая за поведением людей.

Чувство потребности пробуждает в человеке состояние направленности – побуждение.

Побуждение – это чувство отсутствия чего-либо, которое имеет определенную направленность. Побуждение является поведенческим проявлением потребности и концентрируется на достижении цели. В этом смысле цель признается человеком как способ удовлетворения потребности. Когда человек достигает цели, его потребности могут быть удовлетворены (полностью или частично) либо не удовлетворены. Поведение людей в будущем зависит от степени удовлетворения, полученной в результате достижения поставленных целей.

Другим элементом побуждения к трудовой деятельности является вознаграждение.

Вознаграждение – это то, что человек считает для себя ценным. Рассматривают внешние вознаграждения, которые дает организация (денежные выплаты, льготы либо предоставление товаров и услуг, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения, которые дает собственно работа (содержание работы, чувство успеха, удовлетворенность работой, самоуважение, которые человек получает в процессе выполнения работы).

За исключением потребностей и вознаграждения человеком также могут двигать другие причины и основания – ценности.

Ценности – это потребности людей, сформировавшиеся, обобщенные и общепринятые в результате их взаимодействия и взаимного согласования. Ценности обеспечивают объективную оценку всего того, что происходит в действительности.

Мотив – это внутреннее желание человека удовлетворить свои потребности, которое зависит от множества внутренних и внешних факторов, а также от действия других мотивов, возникающих одновременно с этим. Мотив не только побуждает человека к действию, но и определяет, что и как надо сделать. Таким образом, мотив вызывает действия для устранения проблем, но у разных людей эти действия могут быть, в полной мере, разными, даже если они вызваны одной проблемой. Мотивы поддаются осознанию: человек может воздействовать на свои мотивы, приглушать их воздействие или даже устранять их.

---

Мотивирование – это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем проявления в нем определенных мотивов. Стало быть, мотивация представляет собой основу управления человеком. Продуктивность управления в значительной степени зависит от того, насколько успешно осуществляется процесс мотивации.

Стимулы – это раздражители или рычаги влияния, которые вызывают конкретные мотивы, это возможность получения средств удовлетворения своих потребностей за выполнение определенных действий. В качестве стимулов могут выступать действия других людей, отдельные предметы, обещания, носители обещаний и возможностей. Человек на многие стимулы реагирует не всегда осознанно, а реакция на некоторые стимулы не всегда поддается контролю. У разных людей может быть разная реакция на одни и те же стимулы.

Стимулирование – это процесс применения разных стимулов для мотивации людей, средство, с помощью которого осуществляется мотивация. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления наиболее широкое распространение получило материальное стимулирование.

Необходимо создавать систему стимулов, соответствующих мотивам работников и направляющих их деятельность в общее русло. Для этого надо знать, как действуют мотивы и стимулы. Стимулы становятся действенными тогда, когда они согласуются с внутренними мотивами работников и отвечают им. Важно также создавать возможности для реализации мотивов.

Знание мотивации способствует разработке способов достижения максимальной отдачи от подчиненных на основе очевидного представления об их поведении, о мотивах, заставляющих их работать лучше.

Современная философия менеджмента выделяет особое внимание не влиянию на самого человека, а учету его реальных целей, жизненных ценностей и установок, ожиданий и потребностей и объединения их с целями организации. Человек, который понимает и разделяет ценности своей организации, способен сам для себя осуществлять задачи, искать пути их решения и осуществлять самоконтроль. Таким образом, человек переходит от мотивации к самомотивации.

Исследователи влияния мотивации на человека выработали немало теорий мотивации. Все теории мотивации сходятся на том, что поведение индивида преследует определенную цель и направлено ​​на ее достижение. А его выбор основывается на собственном опыте, осознании возможностей, восприятии текущей ситуации и тому подобное. Мотивацию рассматривают как процесс непрерывного выбора и принятия решений, как циклический процесс постоянного взаимного влияния субъекта действия и ситуации, результатом чего является реальное поведение.

---