Файл: ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕАЛИЗАЦИИ ОПЕРАЦИЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «ДВИЖЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА» (Аналитическая часть).pdf

Комплекс обеспечивает широкие возможности автоматизации указанных процессов. Также комплекс "ЕВФРАТ-Документооборот" может применяться как средство автоматизации деловых процессов. Комплекс "ЕВФРАТ-Документооборот" реализован на базе архитектуры клиент-сервер и состоит из нескольких взаимосвязанных модулей. Пользователи на своих рабочих местах работают с клиентским модулем "ЕВФРАТ-Документооборот". Помимо него, в состав комплекса входит также несколько служебных модулей. Информация о назначении, возможностях этих модулей и порядке работы с ними приведена в соответствующих эксплуатационных документах. Модуль обеспечивает широкие возможности по автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, а также деловой активности организации: ввода и хранения документов, управления работами по документам, создания статистических отчетов. Комплекс предназначен для автоматизации процессов прохождения документов в организациях.

В "бумажном" документообороте центральным является понятие документа. В электронном документообороте пользователи работают с электронными документами. Электронный документ не является в полном смысле аналогом документа физического. Например, если речь идет о договоре, то реальный договор представляет собой некий бумажный документ. Ему в соответствие ставится электронный документ, который в общем случае, помимо электронного аналога бумажного документа (например, текстового файла) включает также дополнительную информацию. При регистрации документ помещается в базу данных (БД) системы электронного документооборота (БД комплекса "ЕВФРАТ-Документооборот"). Далее все операции производятся с электронным документом.

В комплексе "ЕВФРАТ-Документооборот" под документом понимается совокупность трех информационных блоков :

1) регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа, содержащая набор реквизитов, обеспечивающих быстрый поиск документа в БД комплекса;

2) присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и другие типы файлов;

3) ссылки на связанные документы — зарегистрированные в комплексе документы, с которыми связан данный документ.

Главное окно модуля Евфрат-документооборот представлено на таблице 5

Перечень папок базовой конфигурации и описание их содержания, приведенные в таблице 6

Таблица 5

Главное окно модуля Евфрат-документооборот

Документооборот сегодня		Просрочено	Должно быть использовано сегодня	Поступили сегодня	Бессрочно	Всего
У меня на контроле	Док-ты	1			4	5
	Поручения	6				6
	Уведомления			2		15
Поручено мне	Док-ты				5	5
	Поручения	2				3
	Уведомления			8		42
Согласования и утверждения	Отправленные	2			24	26
	Присланные
	Уведомления					10
Сообщения пользователей	Входящие					1
	Отправленные					1

---

Таблица 6

Стандартные папки и их содержание

Содержание

Папка
«Документооборот»	Вложенные папки «На контроле», «Поручения», «Согласования», «Входящие», «Исходящие»
«На контроле»	Документы, работы по которым контролирует пользователь
«Поручения»	Документы, исполнение поручений по которым возложено на пользователя (пользователь является исполнителем или соисполнителем поручения, или подпоручения). Также в эту папку помещаются документы, по которым пользователь является ответственным
«Согласования»	Документы, направленные пользователю на согласование
«Входящие»	Входящие сообщения внутренней почты
«Корзина»	Удаленные документы, поручения и сообщения внутренней почты
«Исходящие»	Исходящие сообщения внутренней почты
«Общие папки»	Общедоступные документы. Документы помещаются в эту папку и удаляются из нее администратором документооборота или администратором комплекса. Для него работа с этой папкой аналогична работе с папкой «Мои документы»
«Мои документы»	Папки, созданные пользователем, и папки, содержащие документы, отобранные по определенному признаку при помощи поиска
«Результаты поиска»	Документы или поручения, удовлетворяющие условиям последнего запроса

3) LANDOCS

Система LanDocs позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства как организации работы с документами, так и документирования. Система LanDocs ориентирована на сотрудников организации, задействованных в процессе создания и обработки различных видов документов, то есть в общем случае всех сотрудников организации.

Первоначально выделены следующие типы пользователей системы, которые будут использовать разрабатываемые механизмы работы.

• Администратор – сотрудник, выполняющий настройку и контроль работы системы.

• Руководитель – сотрудник организации, осуществляющий руководство организацией в целом. Несет полноту ответственности за выполнение организацией своих функций и обязательств.

• Руководитель структурного подразделения – сотрудник организации, осуществляющий руководство определенным структурным подразделением организации, несет ответственность за работу своего подразделения.

---

• Делопроизводитель (регистратор, контролер поручений) – сотрудник отдела делопроизводства, выполняющий функции обработки документов, контроля маршрутов движения документов в организации в целом, а также осуществляющий контроль исполнения документов.

• Ответственный за делопроизводство в подразделении (секретарь руководителя) – сотрудник, выполняющий функции по обработке документов, поступивших в конкретное подразделение (конкретному руководителю), и контроля исполнения поручений, выданных исполнителям, приписанным к данному подразделению (выданных данным руководителем).

• Исполнитель (все сотрудники) – сотрудник, не выполняющий специфических делопроизводственных функций, производящий исполнение документа и ответственный за его своевременную подготовку, согласование и передачу на подписание.

Система обеспечивает:

• Регистрацию, учет, передачу всех видов документов. Осуществляет регистрацию документов с использованием механизма регистрационных карточек, сохраняемых в базе данных системы.

• Автоматизированный контроль исполнения поручений. Позволяет контролировать исполнение документов сотрудниками.

• Поиск и информационно-справочное обслуживание.

• Согласование документов в электронном виде. Механизм сообщений предоставляет возможность автоматизированной рассылки документов сотрудникам.

• Формирование отчетности, отражающей движение документов и состояние деловых процессов на предприятии в целом и в каждом структурном подразделении.

• Упорядочение процедур доступа к документам. Система ведет базу данных пользователей, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений, контролирует доступ пользователей к функциям системы и документам.

Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время для большинства организаций актуальной задачей становится переход на электронный документооборот. Благодаря ему, создается централизованная база документов всех типов, активизируется работа предприятия или организации, разгружает работу делопроизводителя, но при этом делает эту работу более современной, так как существенно ускоряет процесс подготовки любого необходимого документа.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

---

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

- единообразия построения форм документов;

- регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

- исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

- сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

- единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

- определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

- установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

---

К настоящему времени на обще управленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

В изучаемой области обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

- оперативно-коммерческая документация;

- товаросопроводительная документация;

- расчетная внешнеторговая документация;

- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

- транспортная внешнеторговая документация;

- экспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения.

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая - существо вопроса, т.е. распорядительную часть.

Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией. При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам.

---