Файл: Определение , основные задачи, функции бухгалтерского учета.pdf

Одной из главных сторон деятельности любого предприятия является ведение бухгалтерского учета (БУ), формы и методы которого строго стандартизированы на уровне государства. Но кроме правил ведения учета есть также правила исправления ошибок, допущенных во время заполнения документов [16].

На данный момент ведение бухгалтерского учета почти полностью автоматизировано, но часть документов все также остается в бумажном варианте. Не имеет значения то, в каком виде представлен тот или иной отчет, анализ и обработку информации производит человек. Поэтому нередко случается так, что при ведении бухгалтерского учета допускаются ошибки. Порядок их исправления регламентируется Положением по бухгалтерскому учету 22/2010 [2; 3]. Данная процедура выполняется полностью вручную, что отнимает большое количество времени. Несмотря на то, что часть документов находится в электронном варианте, ни одно программное обеспечение не предусматривает автоматическое исправление найденных ошибок. Таким образом, было бы целесообразно добавить такую возможность в специализированные программные средства, такие как, например: 1С-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Бизнес Пак и другие [54, с. 380-383; 17].

ПБУ 22/2010 дает такое определение: ошибка – неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации. Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно [6].

Также положение приводит алгоритм действий, которые должен проделать бухгалтер или иное уполномоченное лицо для ее исправления. На основании анализа п.п. 5-14 указанного документа, можно выделить два алгоритма работы: алгоритм классификации ошибки и алгоритм исправления ошибки. Причем, если классификация любой ошибки будет происходить по одному и тому же алгоритму, то их исправления будут иметь различные варианты [54].

Алгоритм классификации ошибки [49, c. 196]:

1) Выявить ошибку.

2) Определить, является ли ошибка существенной:

а) влияет на экономические решения пользователей - ошибка существенна;

б) не влияет на экономические решения пользователей и выявлена после даты подписания бухгалтерской отчетности за год - ошибка не существенна, можно исправить, используя вариант исправления 1.

3) Определить, попадает ли найденная ошибка под один из вариантов:

а) невозможно определить влияние существенной ошибки на один или более предшествующих отчетных периодов, представленных в бухгалтерской отчетности - вариант исправления 2;

б) невозможно определить влияние существенной ошибки на предшествующий отчетный период, если требуются сложные, многочисленные расчеты, при выполнении которых нельзя выделить информацию, свидетельствующую об обстоятельствах, существовавших на дату совершения ошибки, либо необходимо использовать информацию, полученную после даты утверждения бухгалтерской отчетности за такой предшествующий отчетный период – вариант исправления 3.

4) Определить год совершения ошибки:

а) текущий отчетный год:

– ошибка выявлена до окончания этого года - вариант исправления 4;

– ошибка выявлена после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за год - вариант исправления 5;

б) предшествующий отчетный год:

– ошибка выявлена после даты подписания отчетности за этот год, но до даты ее представления акционерам, органу государственной власти и др. - вариант исправления 6;

– ошибка выявлена после представления отчетности за этот год акционерам, органу государственной власти и др., но до даты ее утверждения - вариант исправления 7;

– ошибка выявлена после утверждения отчетности за этот год - вариант исправления №8 [49, с. 195-197].

После того как удалось классифицировать ошибку, необходимо выбрать один из вариантов ее исправления.

При внедрении такой функции в прикладные бухгалтерские программы, где для внесения исправлений ошибки приходилось бы нажать лишь несколько кнопок, после которых программа сама бы вносила необходимые корректировки, формировала исправленные документы, в несколько раз бы уменьшилось время, затрачиваемое бухгалтером на всю эту процедуру. Также организация будет быстрее получать исправленные документы. В случае, если раньше бухгалтеру надо было оставаться на работе сверхурочно, для скорейшего получения исправленных документов, то с возможностью автоматического исправления работник успеет сделать все необходимое в рабочее время, что, в свою очередь, исключает лишние затраты предприятия по выплате сотрудникам сверхурочных и ведет к оперативному получению качественно выполненных документов.

2.2. Классификация бухгалтерских документов, требования к их оформлению, учету, хранению

Виды бухгалтерских документов организации многообразны, и разделяются относительно определенных признаков для их изучения и правильного применения. В бухгалтерском учете первичным документом называют тот документ, который был составлен в момент совершения хозяйственной операции и/или сразу после ее окончания.

В бухгалтерии, где большое количество разнообразных документов, отличных по форме, реквизитам, содержанию и способу отражения операций хозяйственной деятельности, используется классификация первичных документов по однородным признакам, что в сущности облегчает их составление [45, c. 111].

Группировка осуществляется по следующим признакам.

По назначения в бухгалтерском учете выделяют распорядительные и исполнительные (оправдательные) документы, документы бухгалтерского оформления, комбинированные документы и документы строгой отчетности.

К распорядительным документам относят такие документы, которые используют при указании совершения того или иного действия.

Исполнительные (оправдательные) документы оформляют при совершении сделки. Такие документы используют в качестве основания при отражении хозяйственной операции в синтетическом и аналитическом учете.

Документы бухгалтерского оформления составляются в целях обеспечения, сокращения и подготовки учетных записей, а в дальнейшем и распорядительных, исполнительных документов для дальнейшего их отражения в бухгалтерском учете.

Комбинированные документы объединяют в себе черты распорядительных, исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления, таким образом неся в себе как распоряжение к осуществлению операции, так и одновременное ее оформление [48, c. 154].

Бланками строгой отчетности называют специальные документы, которые печатаются типографским способом. В них предусмотрено наличие обязательных реквизитов: краткое название типографии, ее адрес, номер заказа и год его выполнения, а также тираж с его индивидуальным номером и серией.

По способу отражения хозяйственных операций первичные учетный документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают лишь одну хозяйственную операцию, в то время как в накопительных документах ведется учет однородных повторяющихся операций в зависимости от порядка их совершения, что позволяет сократить количество первичных документов.

По объему содержащихся сведений в документах выделяют первичные и сводные первичные документы.

Первичные документы объединяют в себе исходную информацию о конкретных хозяйственных операциях, а сводные первичные синтезируют данные, содержащиеся в первичных документах.

Обрабатываются документы в зависимости от выбранного способа: вручную или с помощью техники.

По месту составления первичная учетная документация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

К внешним документам относят те, которые поступают извне (от организаций-партнеров или физических лиц). Внутренние же документы оформляются непосредственно в организации, которая ведет бухгалтерский учет.

Заполнение первичной документации несет в себе два значимых аспекта. С одной стороны, документы есть экономическая информация о фактах хозяйственной жизни, интегрированная и синтезированная в цифровые показатели. С другой стороны, - юридическая информация об осуществленном оформлении совершенного факта деятельности организации в установленном порядке [52, c. 150].

Кроме того, с юридической точки зрения первичный документ – это перечень реквизитов, которые представляют собой определенные показатели по совершенному факту хозяйственной жизни. Пунктом 2 статьи 9 Федерального закона Российской Федерации №402-ФЗ предусмотрены обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни;

– наименование должностного лица, совершившего сделку/операцию и ответственного за правильное ее оформление;

– подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов.

Среди дополнительных реквизитов, утвержденных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности встречаются: номер документа, адрес экономического субъекта, основания для совершения факта хозяйственной жизни, печать и другие.

Необходимость первичных документов заключается в следующем:

– подкрепление учетных записей;

– передача информации от распорядителей к исполнителям;

– ревизия правильного совершения фактов хозяйственной жизни;

– закрепление причин хозяйственных нарушений [41, c. 77].

Первичные документы, будучи начальным звеном в цепи, способствуют функционированию и развитию деятельности организации. Они ведут сплошное, непрерывное наблюдение за учетом всех операций в хозяйственной деятельности предприятия и его отдельных процессов. Опираясь на информацию, содержащуюся в первичных документах, можно оперировать наличием, состоянием и движением активов, вырабатывать управленческие решения, а также осуществлять необходимые расчеты.

Недобросовестное отношение к оформлению первичных документов зачастую приводит к искажению бухгалтерской информации. Кроме того, в п. 3 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ подчеркнута важность своевременной передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Выполнению требований учетного законодательства способствует разработка и соблюдение графика документооборота в организации. Документооборот представляет собой наличие и движение документов от момента их составления (получения от других организаций) до передачи в архив, после того как они будут обработаны и отражены в учете.

Основные этапы документооборота организаций в целом:

– составление и правильное оформление документов;

– передвижение документов по подразделениям организации;

– передача документов в бухгалтерию для проверки и обработки содержащейся в них информации;

– сдача документов в архив.

График документооборота представляет собой документ, устанавливающий рациональные сроки и очередность обработки бухгалтерских документов. Разработка графика документооборота позволит минимизировать материальные и временные затраты на обработку бухгалтерских документов и создать оптимальные условия для работы с данными документами, так как при его формировании ставится задача так распределить поток документации между подчинёнными, чтобы все необходимые сроки обработки документов были бы соблюдены [39, c. 5].

Кроме того, следует учитывать, что следование составленному графику может прямо влиять на работу организации в целом. Так, пропущенные сроки по оформлению документов по заработной плате ведут к ответственности перед работниками организации, пропуск срока предоставления налоговой отчётности - к ответственности перед государством, а несвоевременно оплаченные договоры - к проблемам с партнерами.

По форме график документооборота может представлять собой схему или перечень работ по формированию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков исполнения.

Часто возникает ситуация, когда на предприятии отсутствует график документооборота, цель которого способствовать более рациональной организации бухгалтерского учета. Отсутствие графика документооборота отрицательно влияет на работу всей бухгалтерии предприятия, так как в результате этого некоторые первичные учетные документы своевременно не составляются в бухгалтерию. В результате в работе бухгалтерии возникают ситуации загрузки специалистов и их несвоевременном выполнении должностных функций. В итоге специалистам бухгалтерии приходится работать сверхурочно, для того, чтобы успеть проверить все поступившие документы за отчетный период. Это отрицательно сказывается на формировании информации о текущем финансовом состоянии предприятия, и в результате, информация доносится до руководства несвоевременно или в неполном объеме, что снижает эффективность управления предприятием [37, c. 4].