Файл: Особенности коммуникаций в организации (Внутрикорпоративные коммуникации сотрудников).pdf

С целью определения рекомендаций, которые могут дать сотрудники в отношении развития внутрикорпоративных коммуникаций, существующих в компании, в анкету был включен вопрос: «Как, по Вашему мнению, какие еще инструменты внутрикорпоративных коммуникаций были бы полезны Вашей компании, чтобы период адаптации новых сотрудников протекал безболезненно?». Ответы респондентов были объединены по смыслу и распределены следующим образом:

Таблица 5

Вариант ответа	Количество респондентов	%
Вспомогательная литература (Книги для новых сотрудников)	13	17,3%
Развлекательные мероприятия	13	17,3%
Тренинги для новых сотрудников	12	16%
Экскурсии	7	9,3%
Нематериальные поощрения	6	8%
Всего достаточно	6	8%
Тренинги, направленные на развитие коллективной ответственности	5	6,6%
Корпоративный психолог	3	4%

Проанализировав ответы можно сделать вывод, что мнения сотрудников во многом схожи. Со стороны руководства компании АВТОDОМ было бы целесообразно ввести в компанию такие инструменты как: книги для новых сотрудников (17,3%), развлекательные корпоративные мероприятия (17,3%), тренинги для новых сотрудников (16%).

Опрос, проведенный в компании АВТОDОМ, позволил сделать следующие выводы:

• Адаптация в компании в среднем длится от 2 до 4 недель;
• Период адаптации протекает, как правило, комфортно, однако сотрудники сталкиваются со сложностями в виде отсутствия постоянной возможности получить необходимую информацию, а также сложностями, касающимися выстраивания коммуникации с коллегами;
• Несмотря на то, что выстроить коммуникацию с коллективом сразу достаточно сложно, атмосфера в компании благоприятная, и сотрудники сами проявляют инициативу в отношении новых работников;
• Для большинства сотрудников компании «быть лояльным к компании» значит нести ответственность за качество выполняемых обязанностей перед компанией и любить ее;
• Большинство сотрудников уверены, что от того, как протекает адаптация нового сотрудника в компании зависит уровень его лояльности к компании, утверждая, что сами являются лояльными к компании;
• Лояльность в компании по большей части принадлежит к виду «продолженная лояльность», однако, присутствуют и элементы аффективной лояльности;
• Популярными внутрикорпоративными инструментами в компании являются интранет, корпоративные мероприятия, корпоративная почта и собрания;
• Большинство сотрудников подтверждают, что инструменты внутрикорпоративных коммуникаций, применяющиеся в их организации, способствуют увеличению уровня лояльности сотрудников к компании и более комфортному протеканию адаптации новых сотрудников;
• Наиболее эффективным коммуникационным инструментом, способствующим комфортному протеканию периода адаптации новых сотрудников к компании и формированию у них лояльности, является наставничество;
• С точки зрения сотрудников, работающих в компании, перечень внутрикорпоративных инструментов, развивающихся в компании, можно расширить, добавив книги для новых сотрудников, развлекательные корпоративные мероприятия и тренинги для новых сотрудников.

---

Глава 3.Налаживание коммуникаций с помощью ИТ-аутсорсинга

Главная функция ИТ-аутсорсинга — помощь и последующее становление IT-инфраструктуры предприятия. В данный момент практически любой фирме необходимы ИТ-услуги, а диапазон работы у различных предприятий абсолютно разный. К примеру:

• разработка мобильного приложения и его внедрение для работы с клиентами;
• создание личного сервера для правильной работы веб-сайта или хранения важных данных;
• установка и настройка персональных компьютеров, принтеров, сканеров и иной техники.

В данном моменте, входящие в ИТ-аутсорсинг, абсолютно различны.

По специализации работы можно поделить на несколько крупных групп:

Комплексный сервис. Сюда входит работа с обычными компьютерами, ноутбуками и всей офисной техникой.

Разработка ПО. Включает в себя разработку веб-сайтов, приложений и индивидуального софта для предприятия.

Коммуникация в предприятии. Сюда относится разработка, внедрение и поддержка средств коммуникации.

Работа с серверами. Включает в себя физический контроль работы, исключение неполадок и постановку дополнительных серверов.

Поддержка программ коммуникации. Сюда входит контроль и быстрое исключение неполадок в АТС и средствах коммуникации.

ИТ-аутсорсинг разделяют на единоразовый и постоянный. На единоразовый аутсорсинг переводят одиночные, часто кратковременные, проекты — к примеру, создание индивидуальной CRM-системы для предприятия. К постоянному типу касаются договоры на длительные промежутки сотрудничества — к примеру, о комплексной помощи предприятия или непрерывное администрирование серверов.

Данный тип аутсорсинга необходим предприятиям, в которых нет вакансий для сопровождения IT-инфраструктуры организации в рабочем положении. Кроме того, он необходим компаниям, настоящий штат которых не может справится с поставленными им задачами или же они работают чрезвычайно непродуктивно.

Вовлечение помощи извне часто необходимо для:

1. Совершенствования инфраструктуры организации без абстрагирования работников от стандартных процедур.
2. Понижение расходов на обслуживание оргтехники и иных задач в несколько раз.
3. Улучшение эффективности реализации комплекса задач в области поддержки информационных технологий в организации.
4. Наращивание степени ответственности сотрудников за настоящий статус серверов, инфраструктуры, оргтехники.

---

В добавок, IT-аутсорсинг способствует снижению расходов на сопровождение инфраструктуры от 30 до 50 процентов. К примеру, компании убыточно брать на работу штатного системного администратора, потому что существуют риски, что он может часто болеть, долгосрочно справляться с поставленную ему задачей и другие различные факторы. Возможно и наоборот, он будет слишком быстро справляться с предоставленной работой и большую часть времени ему нечем будет заниматься.

Представим, в организации находятся 5 компьютеров и 20 единиц оргтехники. Каждый раз связываться при повреждениях к мастерам или в специализированные сервисы тоже невыгодно — частные специалисты стоят недешево, а сервисы устраняют неполадки в течение длительного времени. Самый удачный вариант — пригласить системного администратора от организации, которая оказывает ИТ-аутсорсинг: он будет систематически проверять работу оргтехники удаленно, и временами приезжать для физического обеспечения. Затраты предприятия будут меньше, чем сотруднику из штата и вероятность того, что потребуется очень дорогой ремонт, будет значительно ниже.

Что касается ИТ-аутсорсинга, то здесь реально передавать абсолютно различные задачи, если вы доверяете организации, которая предоставляет услуги.

Необходимо чтобы компания работала по соглашению об уровне предоставления услуг и указывала требования в договоре.

Большинство руководителей придерживаются того, что лучше не передавать на IT-аутсорсинг важные проекты с предположительно большим доходом. Существуют и те, кто убежден, что их лучше поручить штатным работникам. Но это не всегда продуктивно, так как:

• есть вероятность того, что штатный работник заболеет и в связи с этим реализация проекта будет отложена на длительный срок;
• есть вероятность того, что сотрудники уволятся, и придется искать новых работников, а это в свою очередь займет некоторое время и проект будет стоять на месте;
• ответственность компании выше, чем ответственность работников из штата — соответственно, у вас будет больше рычагов влияния.

Финансовая выгода. В случае со стандартным штатом от 5 до 20 персональных компьютеров и оргтехникой, то не продуктивно держать подразделение работников или одного системного администратора. В большинстве моментов офисная техника не имеет необходимости каждодневного надзора — есть возможность перенаправить ее обслуживание на ИТ-аутсорсинг и тем самым извлечь экономическую выгоду.

---

Беспрерывная работа. Штатный системный администратор или работник, который занимает ключевую должность в управлении инфраструктурой организации, может заболеть, уволиться или уйти в декрет. В этом случае, будет потрачено некоторое время на то, чтобы найти нового сотрудника, а различные потери времени в большинстве своем приводят к затратам. В моменте, если вы перенаправите необходимые функции на аутсорсинг, то при любых обстоятельствах вам предоставят компетентного специалиста, даже если с одним случились непредвиденные обстоятельства.

Беспрерывное развитие инфраструктуры. Штатные работники, можно сказать не обучаются, в большинстве случаев они озадачены обслуживанием информационных технологий. Заключая договор на предоставление услуг ИТ-аутсорсинга, можно быть уверенным в том, что Ваша инфраструктура будет непрерывно совершенствоваться.

Высокий уровень ответственности. Заключая договор с предприятием, у Вас появляется возможность взымать с них деньги за различные повреждения.

Сотрудники редких специальностей. Специализированная ИТ-организация имеет возможность выделить хороших экспертов для реализации тяжелых проектов. Иметь в составе такого сотрудника постоянно в штате, очень затратно — его заработная плата может быть больше или равна зарплате директора.

Таблица 6

Возможные трудности при IT-аутсорсинге

Проблема	Решение
Проблема удаленного доступа	Организация ежедневной, еженедельной или ежемесячной отчетности. Предписание в документе приемлемого времени отклика от сотрудника.
Устранение неполадок в течение дня вместо мгновенного	Предписание в документе приемлемого количества срочных вызовов — 1-2 в месяц.
Проблема контроля соотношения качества и цены	Организация прозрачной отчетности по документу с предписанием точного списка завершенных работ и их стоимости по прайс-листу.

Дабы перевод стандартных функций на аутсорсинг не приносил различных трудностей, кропотливо подбирайте юридическое лицо. Уделите внимание на отзывы — их поиск в интернет-среде, специальных форумах и веб-ресурсах. Обращайте особое внимание на официальные благодарственные письма, направленные от партнеров — чем их больше, тем лучше.

---

Кроме того, предайте значение следующим пунктам:

• Возраст организации — чем больше они на рынке труда, тем лучше.
• Перечень работ, которые предоставляет организация. Полное обеспечение передают компании с большим количеством сотрудников, у которых за плечами огромный опыт, и они являются настоящими специалистами своего дела.
• Вид поддержки. Лучший вариант — это круглосуточная поддержка. Таким образом можно получить необходимую помощь в любой экстренной ситуации.

Главные ступени перевода рабочих функций сторонней компании:

1. Принятие экономически и стратегически обоснованного решения о переходе на аутсорсинг.
2. Отбор организаций, которые предоставляют необходимые услуги и выбор наиболее выгодного из них.
3. Своего рода техническое задание — к примеру, выделить организации один не совсем важный проект для проверки их умений.
4. Заключение контракта с указанием срока договора, порядка, заработной платы и других обязательных моментов.
5. Перевод нескольких функций на аутсорсинг — постепенный ввод в работу сторонних сотрудников.
6. Контроль исполнения договора — прием актов о завершенных работах, контроль исполнения задач, оплата услуг.
7. Продление срока договора или его прекращения.

Заключение

В данной работе на основе анализа теоретических подходов выявлены цели и задачи внутрикорпоративных коммуникаций в вопросе формирования лояльности новых сотрудников в период их адаптации, проанализированы современные инструменты влияния внутрикорпоративных коммуникаций на лояльность сотрудников, определены наиболее эффективные инструменты внутрикорпоративных коммуникаций в период адаптации новых сотрудников, способствующие формированию их лояльности к компании.

Сотрудники в современных компаниях рассматриваются руководством как ресурс, обеспечивающий конкурентоспособность организации, а сформированная у них лояльность – как конкурентное преимущество на рынке. Поэтому интерес компаний к такому феномену, как лояльность сотрудников, с каждым годом растет. Этот феномен сегодня воспринимается на рынке труда как эффективное средство удержания мотивированного и заинтересованного персонала в компании.

Исследование, проводившееся в данной работе, позволяет сделать вывод о том, что инструменты внутрикорпоративных коммуникаций в контексте корпоративной культуры влияют на развитие и совершенствование культуры в компании. Под влиянием корпоративной культуры – устоявшихся традиций, правил и ценностей, новым сотрудникам проще переносить адаптационный период, так как есть четкое понимание норм, принятых в компании. Если новый сотрудник полностью разделяет ценности корпоративной культуры компании, лояльность к ней в большей степени формируется еще на этапе адаптации. Поэтому развитие инструментов внутрикорпоративных коммуникаций в контексте корпоративной культуры необходимо, так как совокупность этих мер оказывает положительное влияние на успешное прохождение новыми сотрудниками адаптационного периода и формированию у них лояльности к компании.

---