Файл: Организация выставочно-ярморочной деятельности (Выставки: понятие, виды, особенности).pdf

Во-первых, площадка. У каждого выставочного центра свои особенности, своя аудитория.

Во-вторых, популярность выставки. Если мероприятие проходит в первый или во второй раз, то, скорее всего, посетителей на ней окажется меньше, чем на той, которая имеет историю в несколько лет.

В-третьих, промоушн-активность организаторов. Нужно внимательно смотреть, как рекламируется выставка. Если никто о ней не знает, вряд ли вы увидите толпы желающих ее посетить. Скорее всего ваш стенд останется незамеченным на такой выставке.

В-четвертых, подход организаторов к проведению мероприятий во время выставки. Посмотрите программу, если планируется проведение тематических семинаров, мастер-классов, "круглых столов" и других акций, то это - хороший способ привлечь дополнительных посетителей, которым интересно будет посетить эти мероприятия.

Есть еще ряд нюансов, но это - основные. Имея на руках эти данные, вы можете понять, что вам ждать от выставки. Все эти позиции также напрямую влияют на цену за аренду выставочной площади. Опять же стоит помнить, что самые дорогие выставки, как правило, являются наиболее эффективными, поэтому они столько и стоят.

Стенд — Это ваше главное место на выставке, зачастую компании используют стандартную застройку, предлагаемую организаторами (несколько стен, стол и пространство для показа своего товара), но чем тогда ваш стенд будет отличаться от всех остальных? Названием компании? Нужно помнить, что как-то особо оформлять стенд — это дополнительные вложения, но нестандартное оформление привлекает дополнительных посетителей. Это факт. Решайте сами - нужно вам это или нет.

Если вы все-таки решили попробовать каким-то образом визуально выделиться, то хорошо бы обратиться к профессиональному дизайнеру, заплатить небольшие деньги и прислушаться к рекомендациям. Бывает, правда, что в компаниях работают творчески мыслящие управляющие, которые могут на придумывать красоту необыкновенную. Но это скорее исключение, чем правило. Чем еще хорош профессионал? Тем, что он может подсказать несколько недорогих, но очень эффективных решений, и ваш стенд за счет пары штрихов будет выглядеть оригинально и необычно.

Правда, если вы всерьез относитесь к выставке и выкупили не 6 м, а большую выставочную площадь, или же целую сцену, то стоит задуматься о том, как все это будет выглядеть. Здесь уже, если в компании нет специального сотрудника на позиции арт-директора, вам не обойтись без специалистов выставочного дела. В России есть фирмы, специализирующиеся на оформлении выставок. Их услуги стоят довольно дорого, но и качество застройки – выше всяких похвал. Впрочем, даже если вы сами придумаете концепцию оформления своей площадки, все равно придется обратиться к профессиональным застройщикам, которые предлагают разные варианты выставочного оборудования и делают монтаж стенда.

Человеческий фактор.

Говорят, что один переезд равняется нескольким месяцем бездействия компании. Тогда что же сказать о выставке, которая станет вашим офисом на несколько дней? Чтобы оптимизировать все телодвижения в процессе организации этого мероприятия, желательно на самом начальном этапе расставить всех по местам. Иначе вы рискуете потратить деньги впустую.

Еще до того, как вы начали думать об оформлении стенда, необходимо тщательно спланировать, кто из сотрудников компании за что будет отвечать. Идеально, если вы элементарно составите план подготовки мероприятия, где распишете абсолютно все пункты работ, которые необходимо будет проделать, сроки и ответственных. Чем более детальным он будет, тем меньше сил вы потратите в дальнейшем. В этом документе нужно учесть все - от оформления документов на монтаж до организации чая для тех, кто будет работать на стенде и подарков посетителям. Потом эту бумагу нужно будет размножить и раздать всем сотрудникам, которые в ней упоминаются в качестве ответственных, плюс один экземпляр не забыть оставить себе. Не забудьте назначить сотрудника, который будет держать под контролем все пункты этого документа. Все, кто задействован в подготовке участия компании в выставке, должны понимать, кто и за что отвечает, - это значительно упрощает работу.

Важно помнить обо всех нюансах. Очень важно, чтобы в компании был ответственный за оформление документации на въезд и выезд с территории выставочного центра. Все письма и пропуска на монтаж нужно оформить заранее. Помимо того, что кто-то в компании отвечает за подготовку, нужен также контролер для работы во время выставки. Это может быть один и тот же сотрудник, но обязательно должен быть кто-то, к кому работающие во время выставки сотрудники могут обратиться с любой возникшей проблемой.

В принципе правильно оформленный стенд во многом работает на успех мероприятия.

Важно подумать о тех материалах, которые вам будут нужны для нормальной работы. Казалось бы, очевидно, что нужно позаботиться о визитках, прайс-листах, листовках, буклетах... Но практика показывает, что именно это оставляется на самый последний момент. Это все делается за несколько дней при хорошей организации. Но если вы планируете напечатать полноцветные листовки, то потребуется некоторое время на печать. Для справки: стандартный типографский срок исполнения заказа - 7-10 рабочих дней. Обязательно отдайте все ваши рекламные материалы корректору. Грамматические ошибки в рекламных материалах — это как ошибка в названии вашей фирмы - неприемлемо. Визитки тоже желательно внимательно проверить перед тем, как отдать в типографию. Если должность или фамилия сотрудника написаны неправильно, то можно смело выбрасывать в мусорную корзину весь тираж. Уж лучше вообще без визиток.

Итак, наступил день открытия. Работа началась. Хорошо, если в компании есть опытные в выставочных делах сотрудники, они знают, как нужно себя вести на стенде, чтобы клиентов у вас в конечном счете не убавилось, а стало значительно больше. Если же вы новички, то желательно учесть несколько моментов и проинструктировать своих сотрудников. Для начала о стенде - здесь всегда должен быть идеальный порядок. Постарайтесь его обеспечить.

Проинструктируйте сотрудников, они должны четко понимать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует ваша компания, как можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить. Нужно предупредить их, что если они видят, что рекламные материалы заканчиваются, то не стоит держать это в секрете и ждать того момента, когда они-таки иссякнут. Потому что даже один день без раздаточных материалов — это деньги, потраченные впустую. Кстати, среднее количество экспонентов на хороших выставках — это примерно 200-250 компаний. Кроме того, продумайте заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Ваши сотрудники должны быть готовы к ним и желательно, чтобы всем клиентам они говорили одно и то же.

Работа на выставке - занятие очень утомительное. Точнее, если вы устали к концу рабочего дня, значит, вам приходилось много общаться, и выставка, скорее всего, будет успешной. Главное, что требуется от стендистов, - умение общаться.

В зависимости от целей и клиентов может быть несколько вариантов и уровней общения. Во-первых, необходимо решить такую задачу: как можно большему числу посетителей выставки дать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление о вас осталось самое благоприятное. Во-вторых, желательно собрать максимум информации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Она пригодится вам в "мирное" время. Бывает, что на выставке вы можете познакомиться с потенциальным крупным партнером или клиентом. Важно, чтобы рядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из топ-менеджеров, чтобы переключить дорогого гостя на него.

Очень важно настроить сотрудников на работу в одной команде и взаимовыручку, так дело пойдет гораздо успешнее.

Действия, которые категорически не рекомендуется совершать на стенде:

• Заниматься посторонними делами, читать книгу, листать ленту в «инстаграм» или смотреть смешные видео на «Youtube». Хорошо, допустим, поблизости нет ни одного посетителя. Все равно нельзя. Это не обсуждается;
• сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда. Жанр выставки подразумевает постоянный тесный контакт с посетителями и вовлеченность в процесс. Еще раз - нежелательно сидеть, да, это трудно, но нужно все-таки стоять. Конечно же, ни один нормальный человек не выстоит пять дней подряд, поэтому обеспечьте сотрудникам возможность передохнуть, только это не должно быть на стенде, на глазах у изумленной публики, а в специальной зоне отдыха или если таковой нет в кафе во время обеденного перерыва.
• практика показывает, что примерно 8 человек из 10 на вопрос: "Что-то вас интересует? Вам помочь?" спасаются бегством. Не понятно почему это происходит, возможно эта фраза уже засела у нас в подсознании как «стоп-фраза», но в любом случае лучше её избегать, придумать более приятную альтернативу.
• плохо, если в свободном для посетителей пространстве нет ваших рекламных материалов. Еще хуже, если на вашем стенде в свободном доступе имеются чужие рекламные материалы. Конкуренты скажут вам спасибо;
• известно, что хватательный рефлекс у тех, кто пришел на выставку, в значительной степени обостряется. Люди, которые хотя бы полчасика походили по шумной выставке, впадают в состояние транса и берут все подряд, чтобы потом спокойно разобраться. Не исключено, что вместе с рекламным проспектом с вашего стенда прихватят ручки, блокноты, а то и еще что-нибудь посерьезнее. Не оставляйте нужные вам вещи без присмотра на стенде: вы рискуете распрощаться с ними навсегда.

2. Этапы подготовки и участия предприятия в работе выставки

2.1 Общая характеристика компании «Sony Corporation»

Компания «Sony Corporation» расположена в городе Минато, Япония.

Компания учреждена на неограниченный срок деятельности.

Японская транснациональная корпорация со штаб-квартирой в Токио, образованная 7 мая 1946 года. Третья по величине японская электронная корпорация в мире на данный момент. Специализируется на выпуске домашней и профессиональной электроники, игровых консолей и другой высокотехнологичной продукции. «Sony» является одним из крупнейших в мире медиа гигантом, владея звукозаписывающими марками «Sony Music Entertainment», киностудиями «Columbia Pictures» и «TriStar Pictures», а также полным архивом фильмов компании MGM, оказывает финансовые услуги. Основные регионы деятельности — Япония, США, Китай и страны Европы.

Целью компании является получение прибыли.

Высшим органом управления Общества является его общее собрание акционеров.

В компании «sony corporation» для организации рекламно-информационной работы существует отдел рекламы, который занимается продвижением новейших технологий компании.

В таблице 1 представлены показатели торгово-экономической деятельности фирмы за 2018-2019 гг.

Из таблицы 1 видно, что в 20019 г. фирма значительно улучшила показатели всей деятельности.

Товарооборот увеличился на 15,4 млр долларов США, засчет активных действий компании на рынке, за счет чего так же выросла чистая прибыль компания после учета всех издержек на 3,87 млр долларов США, активы компании так же выросли из за выпуска 3D-камер, которые вызвали интерес производителей смартфонов, в частности «Apple» Собственный капитал компании вырос на 1,9 миллиарда Долларов США и составляет 20,97 миллиарда долларов на данный момент

Таблица 1

.

2.2 Анализ подготовительной работы фирмы к участию в выставке

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители компании «Sony corporation» концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает (Приложение 1). Но компания не стоит на месте – участие в выставках они производят с 1980 года. Поэтому данное направление рекламы не является новым для данной компании. В таблице 2 приложения, можно ознакомиться со списком выставок, запланированных на 2020 год.

Подготовка к выставке. Руководители компании «sony corporation» приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

Надо иметь в виду, что у большинства выставок, в которых участвует данная компания предусмотрено покрытие расходов на постройку стенда и предоставление рабочей силы. Так же компания зачастую выбирает выставки в которых предоставляется целая сцена, для проведения полноценной презентации и общения с журналистами, учитывая что подходящих выставок проходит не слишком то и много, компания тщательно подходит к выбору подходящей.

Получив предварительный список участников, фирма приступила к привлечению партнеров и клиентов. Направляются письма к потенциальным торговым агентам для того, чтобы они могли посмотреть товар в деле и заключить контракт о поставках в магазины. Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, компания высылала особые приглашения для популярных людей в сфере технологий с эксклюзивными предложениями которые можно было бы получить только посетив выставку, засчет своей аудитории компания так же получала рекламу о проходящем событии. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.