Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические основы коммуникации в организации).pdf

Коммуникации в коллективе необходимы для эффективного взаимодействия во всех направлениях, не только снизу вверх — от сотрудников к начальству, но и от начальства к сотрудникам, а также сотрудников между собой. Эффективно выстроенные коммуникации обеспечат действенный обмен данными без информационных и временных потерь, создадут условия как для достижения целей организации, так и для укрепления командного духа и повышения лояльности.

2. Анализ осуществления коммуникаций в организации на примере Государственного казенного учреждения Самарской области «Комплексный центр социального обслуживания населения

Самарского округа»

Государственное казенное учреждение Самарской области «Комплексный центр социального обслуживания населения Самарского округа» было создано на основании Постановления Правительства Самарской области от 20.04.2017 г. № 253, с 01.07.2017 г. путем реорганизации следующих учреждений: ГКУ СО «Центр социальной помощи семье и детям Самарского округа»,
ГБУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Самара «Центральный» и ГБУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Самара «Безымянский».

Целью деятельности учреждения является оказание социальных услуг детям и семьям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации, лицам пожилого возраста, инвалидам и иным гражданам, признанными нуждающимися в социальном обслуживании, проживающим на территории Самарского округа.

К основным видам деятельности ГКУ СО «КЦСОН Самарского округа» относятся:

- предоставление социального обслуживания в полустационарной форме, включая оказание социально-бытовых, социально-психологических, социально-педагогических, социально-правовых, социально-трудовых услуг в целях повышения коммуникативного потенциала получателей социальных услуг, имеющих ограничения жизнедеятельности, в том числе детей-инвалидов, срочных социальных услуг детям и семьям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации, лицам пожилого возраста, инвалидам и иным гражданам, признанными нуждающимися в социальном обслуживании, в улучшении их материального и социального положения, а также психологического статуса, включая деятельность по:

---

• выявлению, учету нуждающихся в социальных услугах детей и семей, оказавшихся в трудной жизненной ситуации, лиц пожилого возраста, инвалидов и иных граждан;
• осуществлению мероприятий социального сопровождения данной категории граждан;
• профилактике безнадзорных детей, социального сиротства, защите прав несовершеннолетних, профилактике негативных явлений среди подростков и молодежи, укреплению института семьи, популяризации семейных ценностей, ответственного родительства;
• оказанию консультативной помощи в рамках компетенции Учреждения семье, имеющей под опекой детей (попечительством), приемной семье;
• социальной реабилитации детей с ограниченными возможностями здоровья, а также законных представителей таких детей;

- участие, при необходимости, в обеспечении реализации предусмотренных действующим законодательством полномочий Министерства в сфере социальной защиты граждан, признанными нуждающимися в социальном обслуживании, в улучшении их материального и социального положения;

- участие в организации отдыха и оздоровления детей, проживающих на территории Самарского округа;

- мониторинг и анализ социально-демографической ситуации в Самарском округе.

Юридический адрес учреждения – 443099, г. Самара, ул. Алексея Толстого, 32-34

Директор – Жданова Галина Владимировна

Учредителями являются:

- Министерство социально-демографической и семейной политики Самарской области.

Руководитель: Антимонова Марина Юрьевна — министр социально-демографической и семейной политики Самарской области.

- Министерство имущественных отношений Самарской области.

Руководитель: Черепанов Сергей Иванович — министр имущественных отношений Самарской области.

ГКУ СО «КЦСОН Самарского округа» предоставляет услуги на основании Федерального закона№ 442-ФЗ от 28.12.2013 года «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации», Закона Самарской области № 136-ГД от 31.12.2014 года «Об утверждении Перечня социальных услуг, предоставляемых в Самарской области поставщиками социальных услуг».
Социальные услуги предоставляются на безвозмездной основе в полустационарной форме на основании заявления и договора о предоставлении социальных услуг.

В структуру ГКУ СО «КЦСОН Самарского округа» входят 8 районных подразделений, по одному в каждом районе г.о.Самара: Промышленное, Советское, Красноглинское, Кировское, Октябрьское, Куйбышевское, Железнодорожное, Самарско-Ленинское.

---

В каждом подразделении Комплексного центра работают четыре отделения: отделение срочных услуг для детей и семей, отделение предоставления социальных услуг детям и семьям, отделение срочных услуг для пожилых граждан и инвалидов, отделение социальной реабилитации пожилых граждан и инвалидов.

Как и в любой организации, в ГКУ СО «КЦСОН Самарского округа» присутствуют внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации осуществляются, в первую очередь, с клиентами учреждения. В процессе коммуникации специалисты учреждения доводят до клиентов перечень возможных социально-педагогических и социально-психологических услуг, порядок предоставления определенного вида помощи и т.д. С другой стороны, клиенты учреждения доводят до специалистов свои проблемы и пожелания в решении данных проблем.

Также в учреждении происходят внешние коммуникации с поставщиками и посредниками. Их осуществляют специалисты административного отдела. Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости материальных товаров и услуг, необходимых для функционирования учреждения, о сроках поставки, формах оплаты и пр.

Неотъемлемой частью работы Комплексного центра являются внутренние коммуникации с вышестоящими учреждениями, государственными органами (Администрация г.о.Самара, Администрации внутригородских районов, Министерство социально-демографической и семейной политики Самарской области, районные отделы опеки и попечительства, налоговая служба, прокуратура и т.д.).

Внешние коммуникации проходят в следующих формах:

1. Беседа, консультирование, групповая работа (для клиентов);

2. Переговоры, письма (с поставщиками);

3. Указы, распоряжения, совещания, телефонограммы (с государственными органами).

Внешние коммуникации осуществляются в устной форме (беседы, консультации, переговоры), в письменной (приказы, распоряжения, телефонограммы) и механически (передача информации через сеть Интернет).

Внутренние коммуникации представлены:

1. Коммуникациями между руководителем и заместителями (по восходящей и нисходящей);

2. Коммуникациями между подразделениями (горизонтальные);

3. Неформальными коммуникациями (общение сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и пр.)

Внутренние коммуникации осуществляются в форме распоряжений, просьб, указаний.

Внутренние коммуникации осуществляются в устной форме (просьбы, указания, убеждения), в письменной форме (распоряжения, письма) и механически (передача информации между подразделениями через сеть Интернет).

---

Заключение

Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Его цель – обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена.

Существуют различные подходы к изучению коммуникационных процессов. В работе были рассмотрены Школа научного направления, Школа человеческих отношений и системный подход к коммуникациям в организации.

В процессе коммуникации отправитель и получатель информации проходят несколько этапов: этап зарождения идеи, этап посылки и кодирования значения, этап передачи информации, этап получения информации, этап обратной связи.

В процессе коммуникации на любом этапе всегда в большей или меньшей степени присутствуют помехи, барьеры и информационный шум, которые нарушают качество передаваемого сигнала.

Коммуникации в организации выполняют ряд значимых функций: информативную, мотивационную, контрольную и экспрессивную.

Существует большое количество классификаций коммуникации: внешние и внутренние, вертикальные и горизонтальные, устойчивые и неустойчивые, формальные и неформальные, вербальные и невербальные.

В практической части курсовой работы были проанализированы коммуникации в ГКУ СО «КЦСОН Самарского округа».

Целью деятельности учреждения является оказание социальных услуг детям и семьям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации, лицам пожилого возраста, инвалидам и иным гражданам, признанными нуждающимися в социальном обслуживании, проживающим на территории Самарского округа.

Услуги Комплексного центра предоставляются гражданам в полустационарной форме.

В ходе проведенного анализа было выявлено, что в учреждении внешние коммуникации осуществляются с получателями социальных услуг, с поставщиками материальных товаров, с вышестоящими организациями, с государственными органами и осуществляются в таких формах как: беседа, консультирование, переговоры, письма, указы, распоряжения, совещания, телефонограммы.

Внутренние коммуникации осуществляются между руководителем, структурными подразделениями и специалистами учреждения.

В Комплексном центре в большом объеме существует неформальная коммуникация.

По моему мнению, в учреждении существуют определенные преграды в процессе коммуникаций.

В первую очередь, не у каждого сотрудника имеется персональный компьютер, соответственно, отсутствует доступ к сети Интернет и возможность использовать электронную почту для передачи информации.

---

Кроме того, в некоторых отделениях учреждения примерно на 20 специалистов приходится всего два стационарных номера телефона, что также не позволяет своевременно передать информацию, поскольку номера часто заняты.

У заведующих отделений большой объем работы не позволяет своевременно, качественно и в полном объеме осуществлять функцию контроля за деятельностью специалистов. По этой причине часто специалисты не отвечают вовремя на запросы из других организаций и не следят за сроками ответов на свои запросы.

Рассмотрев осуществление коммуникации в ГКУ СО «КЦСОН Самарского округа» для повышения эффективности коммуникации и быстроты прохождения информации мной были сделаны следующие рекомендации:

1. Выделить корпоративные сотовые телефоны заместителям директора и заведующим отделений;

2. Установить дополнительные стационарные номера телефонов в тех отделениях, где на большое количество сотрудников приходится всего 1-2 номера;

3. Оснастить всех специалистов персональными компьютерами, подключенных к сети Интернет;

4. Часть организационных и контрольных функций возложить на исполнителей.

Список использованных источников

1. Полукаров В. Л. Основы менеджмента: Учебное пособие. Изд.: КноРус, 2009. 240 с.

2. Дэвис Кейт, Ньюстром Джон. Основы организационного поведения. – СПб.: «Питер», 2000. с. 80

3. Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление — это наука и искусство. М., 1992.

4. Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие.- М.: ИНФРА-М, 2009. 440 с.

5. Ю.Д. Красовский. Организационное поведение. М.: ЮНИТИ, 2000. с. 184

6. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. - СПб.: Питер, 2008. 464с.

7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. «Основы менеджмента». [Электронный ресурс] // http://tourlib.net/books_men/meskon.htm

8.  Дэвис Кейт, Ньюстром Джон. Основы организационного поведения. – СПб.: «Питер», 2000. с. 80

9. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Изд.: Дело, 1997. 704с.

10. Чаусов Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие/под. ред. Чаусов Н.Ю., Калугин О.А., Чаусова Л.А. - Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. 440с.

Приложение 1

Сравнение роли коммуникаций в организациях в различных научных концепциях

Параметр сравнения	Школа научного управления	Школа человеческих отношений	Школа социальных систем
Значимость коммуникаций	Невелика; основное внимание — вертикальным потокам сообщений от руководителя к подчиненным	Основное внимание — взаимодействию работников на одном организационном уровне	Коммуникации — связующий элемент всех частей организации
Цели коммуникации	Контроль за выполнением приказов Передача приказов	Удовлетворение потребностей работников Вовлечение работников в процесс принятия решений	Контроль и координация действий Адаптация к изменениям внешней среды Помощь в принятии решений
Направление коммуникационных потоков	Вертикальные сверху — вниз	Горизонтальные Вертикальные сверху — вниз	Горизонтальные Вертикальные сверху — вниз и снизу — вверх Связь с внешней средой
Виды каналов коммуникации	Письменные формальные	Формальные и неформальные	Формальные Неформальные С внешней средой

---