Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические основы коммуникации в организации).pdf

Введение

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего - при помощи разнообразных контактов членов организации - в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым средством обеспечения целостности и функционирования организации.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Возросшая роль коммуникативных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, с целью проведения оптимально благоприятных для организации коммуникационных процессов. Эффективные коммуникации на практике являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем, именно коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. В связи с этим актуальным является определение роли коммуникаций в организации с учетом современных требований.

Коммуникация в организации охватывает все средства, формальные и неформальные, посредством которых информация передается между работниками вверх, вниз, и по горизонтали. Эти различные способы общения могут использоваться сотрудниками и руководством для распространения официальной информации, сплетен или слухов.

Для бизнеса проблемой является направление этих многочисленных сообщений таким образом, чтобы они послужили для улучшения отношений с клиентами, поддерживали удовлетворенность сотрудников, развивали обмен знаниями в рамках всей организации, а самое главное, повышали ее конкурентоспособность.

Любая форма коммуникации, впрочем, как и ее отсутствие, может иметь свои последствия. Сухо сформулированная юридическая памятка, напоминающая сотрудникам, чтобы они не общались с прессой по поводу предстоящего судебного процесса, может быть истолкована как признак того, что компания сделала что-то неправильно.

---

Коммуникацию следует рассматривать как непрерывный, систематический процесс, при котором заинтересованные стороны в компании узнают то, что им нужно знать. Хотя и не вся информация бывает предназначена для широкого круга людей, но в целом открытое и свободное общение в рамках организации и на всех ее уровнях следует поощрять.

Роль коммуникации в организации невозможно недооценить. Эффективная коммуникация имеет огромное значение для формирования рабочей деятельности, такой как планирование, организация, управление и контроль. Она помогает менеджерам выполнять свою работу и обязанности.

Менеджеры, в свою очередь, доводят информацию до своих подчиненных, которым она необходима для достижения командных целей. Таким образом, эффективная коммуникация на всех уровнях является неотъемлемым залогом успеха и процветания всей организации.

Целью курсовой работы является изучение влияние коммуникационного процесса на эффективность деятельности организации на примере Государственного казенного учреждения Самарской области «Комплексный центр социального обслуживания населения Самарского округа»

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие «коммуникации», изучить ее функции;

2. Рассмотреть виды коммуникаций и их особенности;

3. Проанализировать осуществление коммуникаций в ГКУ СО «КЦСОН Самарского округа».

Объектом исследования выступают коммуникации в организации, предметом исследования – влияние коммуникационного процесса на эффективность деятельности организации.

Данная тема рассматривается в научных работах таких зарубежных авторов, как Дэвис Кейт, Ньюстром Джон, Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г., Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.

В отечественной литературе тема коммуникаций в организации является малоизученной, однако, некоторые ее аспекты рассмотрены в работах Полукарова В. Л., Дорофеева В.Д., Шмелевой А.Н., Шестопала Н.Ю., Ю.Д Красовского, Латфуллиной Г.Р., Чаусова Н.Ю.

В процессе написания курсовой работы использовались следующие методы исследования: анализ литературы, наблюдение, беседа.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения.

Во введении указана значимость и актуальность данной темы, сформулированы цель и задачи исследования, указаны объект и предмет исследования.

Первая глава посвящена исследованию теоретических основ коммуникации в организации.  В данной главе раскрываются понятие и функции коммуникаций, их виды и особенности. Во второй главе представлен анализ осуществления коммуникаций в организации на примере Государственного казенного учреждения Самарской области «Комплексный центр социального обслуживания населения Самарского округа». В заключении подведены итоги исследования, сформулированы общие выводы.

---

Глава 1. Теоретические основы коммуникации в организации

1.1 Понятие и функции коммуникаций

Важную роль при осуществлении руководителями управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления. Работа менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В организации коммуникация – это обмен информацией между людьми, на основе, которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации [1].

Термин коммуникация имеет достаточно много определений, например, согласно И.П. Яковлеву, под коммуникацией как наукой следует понимать научную дисциплину о месте и роли коммуникации в обществе, её развитии и структуре, коммуникационных процессах и средствах.

Согласно С.В. Борисневу, коммуникация – социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по различным каналам с помощью разных коммуникативных средств.

Согласно Никласу Луману, под коммуникацией следует понимать «некое исторически-конкретное протекающее, зависимое от контекста событие», специфическую операцию, характеризующую исключительно социальные системы, в ходе которой происходит перераспределение знания и незнания, а не связь или передача информации или перенос «семантических» содержаний от одной обладающей ими психической системы к другой.

Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Основная цель коммуникации – добиться от принимающей информацию стороны точного понимания отправленного сообщения.

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления.

---

Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследовате­лями организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций [2]. 

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не сущест­вуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функциони­ровании всей организации. Это объясняется рядом причин:

· руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;

· происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководст­ву из разных источников;

· в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

· работники организации мало осведомлены о ее деятельности, пла­нах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно ска­зывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Его цель – обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена.

Существуют различные подходы к изучению коммуникационных процессов. Фактически первыми исследовали коммуникационные процессы в организации представители школы научного управления. В частности, Ф. Тейлор разработал жесткую организационную структуру, предполагающую четкую взаимосвязь между должностями и ролями. В этой структуре имеют место только вертикальные власт­ные связи (от руководителей к подчиненным), т.е. такая организация базируется на формальных, предельно жестких, вертикальных, иерар­хических коммуникационных связях. Информация, передаваемая по вертикали, делится на два типа: задание и необходимые пояснения к нему, а также контроль за ис­полнением задания. При этом обратная связь при контроле сводится лишь к докладу о выполнении задания [3].

---

Следующим этапом изучения коммуникационных процессов стала школа человеческих отношений. Согласно основной концепции данной научной школы, человек представляет собой уникальное со­циальное животное, поэтому с его деятельностью несовместимы фор­мализация организационных процессов, жесткая иерархия подчинен­ности и отсутствие горизонтальных связей в организации. Наоборот, горизонтальные организационные связи неформального характера между членами организации имеют большое значение. Эти связи должны способствовать функционированию формальной организа­ции и обеспечивать сплоченность коллектива и защиту целостности личности. Наличие в организации одновременно вертикальных (властных) и горизонтальных (в основном неформальных) потоков информации должно способствовать: удовлетворению потребностей работников (прежде всего в общении и взаимном обмене текущей информацией); обеспечению вовлеченности работников в процесс принятия управлен­ческих решений.

Еще одним направлениям к изучению коммуникационных процессов стал системный подход к коммуникациям в организациях. Во всех системных теориях утверждается, что связи между различными сис­темными единицами организации являются главным моментом в понимании человеческих отношений: сущности ее функционирования. Для эффективного дейст­вия этих связей важнейшее значение имеют создание, получение и переработка информации. Можно сказать, что все организационные системы по своей сути коммуникационные. Рассматривая организа­цию как открытую систему, системные теории акцентируют внимание на ее взаимообмене с внешней средой, изучении потоков информации, поступающих от других организаций и от социальных институтов (властных, политических, общественных и т.д.).

Сравнение основных положений трех научных школ, сыгравших наибольшую роль в развитии теории коммуникаций в организациях, представлено в Приложение 1.

Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:

• Отправитель – лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.
• Сообщение – собственно информация, закодированная в символы.
• Канал – средство передачи информации.
• Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен.

---