ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.03.2019
Просмотров: 4061
Скачиваний: 3
Составной частью бухгалтерского дела является организация бухгалтерского архива.
Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в пять лет. Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо хранить в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. Документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников по расчетам заработной платы, должны сохраняться в течение 75 лет. Срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом его оформления.
Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях - государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения решает руководство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер.
Обычно первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы первые 2-3 года хранятся непосредственно в бухгалтерии, в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Затем они передаются в архив предприятия или государственные и частные архивы.
Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. По документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие - с платежными документами, третьи - складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров. Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных документов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможных злоупотреблений.
По некоторым видам первичной документации нормативные положения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета-фактуры, полученные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить в специальных папках к журналам учета продаж и покупок. Бланки и документы строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных положениях и руководствах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях автоматизации обработки экономической информации.
Если руководством предприятия принято решение хранить бухгалтерскую документацию в государственном или частном архивном учреждении, с ним заключается договор возмездного оказания услуг. В типовых договорах с территориальными подразделениями Росархива предусматривается необходимость периодической проверки состояния архивного дела на предприятии и их согласие на уничтожение документов по истечении срока хранения. Для частных архивных учреждений необходима лицензия на осуществление этого вида деятельности. Обычно они не только хранят, но и уничтожают документы с истекшим сроком сохранности. При ликвидации предприятия без правопреемника все документы, касающиеся личного состава (учетные карточки, лицевые счета и т.п.), и документацию, по которой еще не истек срок хранения, необходимо сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же передаются и учредительные документы ликвидированной организации.
Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в бухгалтерии и архиве предприятия, за своевременную передачу их в архивное учреждение несет главный бухгалтер. Выдача этой документации из архива предприятия работникам других его структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация выдается только по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия. В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.
В случае изъятия недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью).
Действующим налоговым законодательством предусмотрена материальная ответственность за сохранность бухгалтерской документации. При их отсутствии или пропаже предприятие обязано уплатить штраф в следующих размерах:
5000 руб., если нет бухгалтерских документов, относящихся к одному налоговому периоду;
15 000 руб., если отсутствуют документы за несколько налоговых периодов;
10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.
Кроме того, согласно Административному кодексу руководитель организации может быть оштрафован за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов в размере от 2000 до 3000 руб.
Штрафные санкции не применяются, если предприятие докажет, что пропажа документов произошла по форсмажорным обстоятельствам, например, в результате стихийных бедствий. Во всех случаях пропажи или гибели бухгалтерской документации руководитель предприятия должен назначить приказом комиссию по выяснению причин утери документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители правоохранительных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, утвержденным руководителем организации.
Причина пропажи или гибели от пожара бухгалтерской документации считается уважительной, избавляющей от штрафных санкций, если в акте будет указано, что помещение, где находились документы, было оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией. К акту должна быть приложена справка милиции о возбуждении по факту кражи уголовного дела или справка пожарной службы о случившемся пожаре и его последствиях.
Актом созданной приказом по предприятию комиссии оформляют и уничтожение или сдачу в утиль документации с истекшим сроком годности. Остальные первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спецпомещениях, обеспечивающих сохранность. Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой из архива предприятия.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами должны быть переданы в хронологическом порядке и переплетены.
Документы, необходимые для использования в практических целях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного уничтожения. Документы, имеющие научно-историческую и практическую ценность, подлежащие постоянному хранению, передаются в государственный архив. Архивные документы обычно хранятся в папках (делах) с подразделением по названиям регистров. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в тот или иной регистр.
Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется Главным архивным управлением РФ, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
35. Законодательное оформление трудовых отношений с главным бухгалтером
Прием на работу главного бухгалтера оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые предпочитают принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса не продлевают его контракт. Но и главные бухгалтеры с целью изменения условий договора в части заработной платы при его перезаключении соглашаются на заключение срочного трудового договора.
Работодатель вправе установить главному бухгалтеру испытательный срок, для того чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включаются (ст. 70 ТК РФ).
Если работник не выдержит испытания, то его можно уволить, не выплачивая пособия, без согласия профсоюза (если он есть в организации). Работодатель обязан сообщить об этом письменно за три дня до увольнения.
Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию организации также за три дня.
В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ.
Главного бухгалтера можно уволить, если по его вине причинен ущерб имуществу организации либо он разгласил коммерческую тайну.
Главный бухгалтер может быть уволен в случае смены собственника имущества организации новой администрацией в течение трех месяцев со дня передачи организации новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.
При оформлении контракта не лишним будет поинтересоваться причиной ухода прежнего коллеги. Часто работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается два баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Однако согласно ТК РФ работодатель обязан уведомить работника об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидатуре.
Следует отметить, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому.
При вступлении в должность важно выяснить, имеется ли лицо, у которого принимаются дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру. Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего бухгалтера.
Часто принимать дела просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер может быть уже уволен, а дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. В этом случае каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт приема-передачи, т.к. никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.
Если передающий дела бухгалтер еще работает, руководитель обязан издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике принимающего дела оформляют на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным либо, наоборот, изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру.
В приказе указываются:
-
фамилия, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
-
сведения о характере исполнения обязанности – временный или постоянный;
-
период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела;
-
персональный состав комиссии по приему-передаче (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии;
-
необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.). Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом при смене главного бухгалтера. Аудиторская фирма представляет отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого составляется акт приема-передачи дел. В приказе оговаривается срок, в течение которого каждый из главных бухгалтеров должен вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать ее расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также устанавливается порядок смены банковских карточек организации.
Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема-передачи дел.
Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (по списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), следует указать изменения в их составе.