Файл: Понятие учетных регистров.pdf

Все хозяйственные операции по мере их совершения записывают в хронологическом порядке в одном учетном регистре (книге, карточке), а затем экономически однородные суммы классифицируют на бухгалтерских счетах способом двойной записи (например, таб.1);

Таблица 1

- систематические - ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам. Информация о хозяйственных операциях в данных учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов (к примеру, Главная книга). А в качестве примера систематического регистра аналитического учета может быть Ведомость учета остатков материалов на складе (ф. № М-14). Данный регистр более распространен.

Записи в хронологических и систематических регистрах обязаны дополнять друг друга. Существует даже так называемое правило Мендеса:

сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров;

- комбинированные - это такие регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. Эти регистры используются для учетных записей в разрезе как синтетических, так и аналитических счетов. Они используются, к примеру, при журнально-ордерной форме учета.

По объему содержания операций учетные регистры разделяются на:

- синтетические - открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием лишь только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Информация о хозяйственных операциях в данных учетных регистрах отображается в разрезе синтетических счетов (например, Реестр счетных документов, Главная книга и Журнал-Главная);

- аналитические - эти регистры служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля наличия и движения каждого вида материальных ценностей. Записи в аналитические регистры обязаны быть более доскональными, чем записи в синтетические регистры.

По строению регистры разделяются на:

- односторонние - это всевозможные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и иных операций. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных измерителях или же в одно и то же время в обоих измерителях. Односторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете.

Использование односторонних регистров позволяет экономить бумагу, так как в их обособлены лишь только графы, предназначенные для записи по дебету и кредиту счета, а другие реквизиты - общие для дебетовых и кредитовых оборотов (чего нет в двусторонних регистрах)(Приложение 2);

- двухсторонние - используются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на 2-ух развернутых страничках - на левой стороне дебет, на правой - кредит. Двусторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете лишь только при ручном способе учета.^[4]

Подобный порядок отражения учетных данных применяется еще при фиксации сумм по кредиту счета. В них имеется место для записи текста операций (Приложение 3);

- многографные - применяются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. К многографным регистрам относятся регистры аналитического учета затрат на производство материальных ценностей и др., а еще главная книга, заполняемая при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета. В ней по Дт и Кт каждого синтетического счета предусмотрено несколько граф, в которых отражаются суммы по корреспондирующим счетам (таб.2);

Таблица 2

- линейные - разновидность многографных регистров. Здесь любой аналитический счет отображается лишь только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов. Учет в регистрах с линейной записью организуется по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами, по расчетам с различными дебиторами и кредиторами и др.

Суть линейной формы графления состоит в том, что в подлежащем регистра на каждого дебитора или же кредитора отводится одна или несколько строк. Но в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе корреспондирующих счетов), а еще остатки на конец отчетного периода.

- шахматные - применяются для одновременного отражения суммы по дебету 1-го счета и кредиту другого. Любая сумма в их записывается в шахматном порядке, т.е. на пересечении строки и колонки (например, журналы-ордера: 10,11,13 и Главная книга). По этому принципу построены журналы-ордера при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета. Журнал-ордер по Кт 50 «Касса» с шахматной записью (таб.3).

Таблица 3

Все регистры журнально-ордерной формы учета по учету затрат производства, капитальных вложений, непромышленных производств и хозяйств имеют шахматную форму графления. В данных регистрах смешивается аналитический и синтетический учет.

Формы и содержание учетных регистров, применяемых в организациях, многообразны. Они определяются принятой формой бухгалтерского учета и степенью применения вычислительной техники. Формы бухгалтерского учета считаются основой для разработки программного обеспечения ведения бухгалтерского учета при применении ЭВМ.

2.2 Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров

Независимо от формы бухгалтерского учета и техники учетной регистрации правилами ведения бухгалтерских записей в учетных регистрах считаются следующие:

- регистрация всех хозяйственных операций в течении отчетного периода без пропусков и изъятий;

- хронологическая последовательность их отражения в бухгалтерском учете;

- группировка обобщенных учетных данных в регистрах бухгалтерского учета по соответствующим счетам аналитического и синтетического учетов. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При надобности учреждение вправе самостоятельно разработать дополнительные регистры бухгалтерского учета и утвердить их в собственной учетной политике. Формы регистров бухгалтерского учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы РФ, а также правила их ведения утверждаются финансовым органом.

Регистры бухгалтерского учета при хранении обязаны быть защищены от несанкционированных поправок. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности считается коммерческой тайной п.4 ст.10 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Записи обязаны быть краткими, отчетливыми, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Запрещается производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

К ведению учетных регистров предъявляются требования, основными из которых считаются: документальность, своевременность, краткость, чёткость и обеспечение взаимного контроля записей.

Документальность записей. Записи в учетные регистры делают на основе проверенных документов. Документы формируют в папки по принадлежности к учетным регистрам, и они служат основанием для дальнейшего контроля.

Краткость записей. В регистрах нет надобности, создавать обширные записи, довольно указать дату и номер документа и сделать ссылку на порядковый номер документа в пачке. Известно, что при необходимости проверить операцию даже самые пространные записи не могут заменить собой документа, к которому приходится прибегать буквально во всех случаях.

Ясность записей. Записи, сделанные в регистры, обязаны быть ясными, разборчивыми. Допущенные ошибки надлежит исправить строго в установленном порядке.

Взаимный контроль записей. Записи в регистрах до записи их результатов в Главную книгу или же регистры синтетического учета обязаны быть взаимно сверены и увязаны. Записи проверяют по корреспондирующим счетам. Так, суммы, поступившие в кассу с расчетного счета, будут проведены в регистрах по кассе (Дт) и в регистрах по расчетному счету (Кт). Эти записи обязаны быть взаимно сверены. Подобно сверяют записи и по другим счетам.

Кроме того, к ведению учетных регистров по действующему законодательству предъявляются следующие требования.

Не допускаются пропуски или же изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

В отличие от ранее действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, Закон № 402-ФЗ ч.4 ст.10 устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (таб.4):

- наименование регистра;

- наименование экономического субъекта, составившего регистр;

- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

- наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.^[5]

Таблица 4

Записи в журналы операций, другие регистры бухгалтерского учета производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа.

Регистры бухгалтерского учета подписываются бухгалтером, ответственным за их формирование.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров в обязательном порядке сверяют путем сопоставления оборотных ведомостей и заносят в главную книгу.

В случае если законодательством Российской Федерации или же договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или же в государственный орган на бумажном носителе, то экономический субъект обязан по требованию другого лица или же государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

Запись в учетные регистры - отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок ведения учетных регистров сотрудниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер. Он определяет служебные обязанности каждого сотрудника и ответственность за их выполнение.

Выбор такого или же другого способа записей заполнения учетных регистров находится в зависимости от целого ряда критерий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Впрочем, каждая техника ведения учетных регистров базируется на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по Дт одного и по Кт другого счета. Исключением считаются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для их делается только по дебету или кредиту забалансового счета).

Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми именуют записи, которые исполняются лишь только в одном экземпляре (регистре).

Копировальные записи используются в том случае, когда надо иметь копию записи. Эти записи делают с помощью копировальной бумаги. Да, при ведении Кассовой книги второй экземпляр применяется в качестве отчета кассира. Использование копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках.

Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах находится в зависимости от формы бухгалтерского учета, который используется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции вначале отражают в регистрах синтетического учета, а затем - аналитического. Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.