Файл: Понятие учетных регистров.pdf

В конце каждого месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяца. Данный заключительный цикл учетных работ необходим для проверки правильности учетных записей, а еще для получения информации, необходимой для составления отчетности.

Вывод: из вышесказанного можно сделать следующее заключение о том, что учетные регистры классифицируются по внешнему виду, по видам учетных записей, по объему информации, форме оформления. Регистры бухгалтерского учета оформляются на бумажном носителе или же в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Содержание регистров бухучета и внутренней бухгалтерской отчетности считается коммерческой тайной. После того, как утвердили годовой отчет учетного регистра, его группируют, переплетают и сдают на хранение в архив предприятия.

Глава 3. Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно.

При составлении первичных документов или же учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они обязаны быть обнаружены и исправлены. При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок применяется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых были выявлены ошибки, поочередно сверяются с документами или же другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие - нет.

Для контроля над первичной документацией применяется большое количество способов и приемов. Но иногда случается, что данные были отражены ошибочно или же неточно. Ошибка - это неправильное отражение операции. Полностью исключить ошибки невозможно. Все обнаруженные ошибки и их последствия необходимо исправлять.

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета опасны для предприятия финансовыми потерями. Необходимо такие ошибки вовремя выявлять и исправлять. Исправление ошибок регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».

Для их выявления используются чаще следующие способы: сверка записей во всех первичных документах с записями в учетных регистрах. Этот способ является трудоемким и вместе с тем наиболее эффективным. Он позволяет выявить многие ошибки;

- сверка итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с итогом оборота и сальдо синтетического счета, к которому они ведутся;

- сверка «на уголок» при шахматной форме ведения учетных регистров. Сумма итогов строк обязана быть равна сумме итогов граф, так как при такой форме сумма операций записывается в регистре только один раз как относящаяся одновременно и для строки (например, Д-т счета) и для графы (К-т счета);

- арифметическая (логическая) проверка итогов в некоторых учетных регистрах. К примеру, в расчетно-платежной ведомости итог суммы «К выдаче на руки» обязан быть равен разности итогов суммы «Начислено» и «Удержано»;

- встречная сверка при расчетах с покупателями и поставщиками с помощью современных средств связи.

Для поправки ошибочных записей в бухгалтерском учете используется несколько способов:

- корректурный способ - заключается в зачеркивании неверного текста или же суммы и над писании над зачеркнутым правильного текста или же суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправлению может быть подвергнута как текстовая запись, так и цифровая. Поправка оговаривается, т.е. указывается «исправленному верить», подтверждается подписью лица, выполнившего его, с обязательным указанием даты поправки. Указанный порядок исправительных записей в первичных учетных документах и учетных регистрах установлен п.5 ст.9 и п.3 ст.10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а еще записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Данный способ применим, в случае если ошибки были обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются.

Метод дополнительных проводок используется в тех случаях, когда при правильно выбранной корреспонденции счетов сумма операции преуменьшена (преувеличена).

Сущность этого метода заключается в том, что при исправлении ошибки делают дополнительную проводку по тем же счетам, т.е. в той же корреспонденции, на сумму разницы между правильной цифрой и той, которая записана.

Например, Дт 71 подотчетным лицам выдали из кассы Кт 50 - 40000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб., то на разность между этими суммами - 30000 руб. (40000-10000) - нужно составить дополнительную проводку.

Дополнительная проводка используется, когда в регистрах записана сумма меньше реальной. Она применяется:

- в случае если корреспонденция счетов указана правильно, но в наименьшей сумме, чем следовало;

- фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нормативной (плановой).

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) используется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или же большей, чем следовало, суммы. Сторно (итал. storno) - способ исправления ошибок, при котором ошибочно внесенную запись повторяют красными чернилами ("красное" сторно). Исправительная проводка или же сумма записывается учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и в одно и тоже время обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Способ "красное сторно" применяется тогда, когда нужно уменьшить начисленные суммы по счетам, отобразить экономию (отрицательные отклонения), а еще в случае исправления ошибки в корреспонденции счетов.

Использование для исправления ошибок обратных бухгалтерских проводок, в которых по сравнению с исправляемой изменяются местами Дт и Кт счетов бухгалтерского учета, недопустимо. Это может привести к наличию необоснованных оборотов по счетам или же операции в результате их применения приобретут иной смысл.

К примеру, бухгалтерская проводка методом красное сторно:

Дт 10 Кт 60

500 руб.(красное сторно) - сторнировано ошибочное отражение поступления материалов от поставщика;

Дт 20 Кт 10

500 руб. (красное сторно) - сторнировано завышение себестоимости произведенной продукции в текущем году из-за неправильного отражения списания материалов в производство.

Способ «красное сторно» используется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

Нужно также отметить, что при хранении регистров учета организация обязана обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений. Это требование пункта 3 статьи 10 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В нем же сказано, что исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Поэтому дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются бухгалтерской справкой.

При выявлении фактов неверного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Так как записи в учетных бухгалтерских регистрах производятся на основании первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"), которые впоследствии при архивировании хранятся вместе с учетными регистрами в качестве оправдательных документов произведенных бухгалтерских записей.^[6]

Бухгалтерская справка оформляется в произвольной форме, с заполнением всех необходимых реквизитов, требуемых пунктом 21 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" и наименованием документа - "Бухгалтерская справка".

В случае если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена.

Если ошибка выявлена впоследствии окончания года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, она исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за 31 декабря отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность).

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, обнаруженная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, но до даты утверждения такой отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке, исправляется в учетных регистрах так же.

В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или же других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя организации.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

- по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

- по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

- по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров в обязательном порядке сверяются путем составления оборотных ведомостей или же иным способом.

Оборотные ведомости - это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости оформляются в конце месяца на основании следующих данных:

- сальдо (остаток) на начало месяца;

- обороты за месяц;

- сальдо на конец месяца.

Форма бухгалтерского учета с внедрением регистров бухгалтерского учета активов малого предприятия рекомендуется малым предприятиям, имеющим на балансе собственные основные средства, определенные запасы материалов и ведущим расчеты с покупателями и поставщиками с предварительной или последующей оплатой счетов.

При данном в учете применяются лишь несколько бухгалтерских счетов, объединяющих отдельные группы счетов.

Вывод: из вышенаписанной главы можно сделать следующие высказывания того, что первичные документы и учетные регистры обязаны заполняться аккуратно и достоверно. При обнаружении ошибки, необходимо ее исправить. Ведь ошибки - это неправильное отражения операций в бухгалтерском учете. В свою очередь ошибки опасны для финансово- хозяйственной деятельности предприятия значительными потерями. Поэтому для их исправления существует несколько способов такие как: корректурный, метод дополнительных проводок и «красное сторно».

Заключение

Из вышенаписанной курсовой работы можно сделать следующие выводы:

- бухгалтерский учет считается необходимой функцией управления и инструментом контроля над стоимостными процессами, которые происходят на предприятиях. Вследствие этого все хозяйственные операции на основании проверенных и обработанных первичных документов записываются в учетные регистры бухгалтерского учета;

- учетные регистры - это таблицы специальной формы, которые приспособлены для регистрации первичных документов. Учетные регистры считаются носителями экономической информации, построенными в соответствии с экономической группировкой, в которых производят текущие бухгалтерские записи;

- группируются учетные регистры:

1. по внешнему виду:

- бухгалтерские книги,

- карточки;

- свободные листы.

2. по характеру записей:

- хронологические - для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения;

- систематические – для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций. К ним относятся регистры синтетического и аналитического учета;

- комбинированные - журналы - ордера.