Файл: Разработка информационной системы приема и учета заявок для ФГУП МОКБ «Марс».pdf

В компоненте 5 рассматриваются сложные вопросы разработки и производства, такие как технические аспекты договорных отношений, техническое взаимодействие с ассоциированными организациями и клиентами, а также сложные вопросы, связанные с отладкой и проверкой произведенного оборудования.

Дирекция 6 занимается качеством производимой продукции (в нее входит отдел технического контроля), контролем доставки продукции заказчику и вопросами обеспечения качества на объектах заказчика. Поток 6 также включает в себя отдел обеспечения качества и отдел технической документации.

Производством целевого продукта занимаются отделы подразделения главного инженера: главный технологический отдел (CTD), отдел материально-технического снабжения (MTD), планово-диспетчерский отдел (PDP), склады комплектующих, механический завод и сборочный цех.

Административно-управленческие отделы включают в себя отдел финансов и планирования, отдел договоров, бухгалтерию, канцелярию, отдел кадров и отдел по работе с персоналом.

Отдел финансового планирования на основании заключенных договоров составляет экономический план производства компании, на основании которого планово-диспетчерский отдел составляет производственный план и выдает заказы на подготовку и запуск производства.

Департамент контрактов отвечает за составление и ведение договоров о доходах и расходах.

Бухгалтерия ведет бухгалтерские книги, обрабатывает транзакции и осуществляет внешние платежи.

Он отвечает за внутренний и внешний документооборот. Он также отвечает за архивы управления документами организации. 

Отдел расчета заработной платы готовит почасовые счета для сотрудников с почасовой оплатой и выходные данные для сотрудников с окладом. Полученная информация передается в бухгалтерию для перечисления заработной платы сотрудникам.

Отдел кадров ведет реестр персонала и осуществляет процедуры найма и увольнения. Он также занимается подбором необходимого персонала.

ИТ-отдел обеспечивает бесперебойную поддержку и работу ИТ-систем, серверов электронной почты, платежных систем и другого оборудования. Он также организует поставку, закупку и заключение контрактов на поставку необходимого оборудования.
Отдел информационных технологий разделен на три секции.
Финансовая безопасность - проверка транзакций, покупок и заказов на предмет ошибок и мошенничества.
Безопасность секретной информации касается создания, обработки, контроля и защиты секретной информации.
Обработка данных и защита от несанкционированного доступа - их роль заключается в создании рабочих мест (рабочих станций) для обработки вышеуказанных категорий данных, обеспечении безопасности этих мест, устранении неполадок, сертификации, подготовке пакета документации, отслеживании несанкционированного доступа и установлении соответствующих правил для рабочих мест пользователей, повышении осведомленности пользователей об информационном обществе, поддержке текущих версий программного обеспечения как функциональных, так и FIS.

1.4 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Бизнес-процесс - это набор последовательных действий в организации для достижения определенных результатов. Чаще всего это процесс преобразования информационных потоков в результат, который приносит пользу пользователю. У каждого сотрудника есть свои задачи, которые также необходимо проанализировать и собрать в целостную систему бизнес-процессов.

Mars ISME, федеральное единое предприятие, предоставляет основные услуги и услуги, представляющие интерес для собственной инфраструктуры, как вспомогательные по отношению к основному технологическому процессу, т.е. закупка оборудования, обслуживание автоматизированных рабочих мест, обеспечение безопасности и обслуживание информационных систем.

При рассмотрении этих бизнес-процессов, выполняемых внутри организации, моего собственного исследования выполнения этой миссии ФГУП МОБ "Марс", а также при рассмотрении выполняемых действий одновременно учитываются данные и их движение внутри организации и во внешней среде.

В рамках данного исследования можно составить следующий перечень процессов и работ, проводимых в компании в этой области:

Закупка оборудования и программного обеспечения у поставщиков:
Поиск поставщиков;
Подписание договоров на поставку компьютерного оборудования и запасных частей, услуг по ремонту от сторонних организаций и лицензионных соглашений на использование программного обеспечения;
Исполнение документов;
Разработка ценовой политики в сфере закупок.
Хранение оборудования:
Организация хранения и учета оборудования;
Обеспечение безопасности склада;
Контроль условий хранения и передачи оборудования.
Предоставление компьютерного и телекоммуникационного оборудования, программного обеспечения и других информационных услуг пользователям; предоставление телекоммуникационных услуг:
Выполнение аварийных и нестандартных работ;
подготовка планов технического обслуживания и модернизации;
проведение запланированных работ;
контроль качества;
подготовка оборудования и программного обеспечения;
установка оборудования и программного обеспечения;
предоставление доступа в Интернет;
хостинг серверов.
Разработка проектов информационной безопасности; организация защиты инсталляций:
Исследование структуры корпоративных информационных систем;
изучение состава данных, обрабатываемых в информационных системах;
классификация информационных систем в соответствии с уровнем конфиденциальности данных, с которыми они работают;
Составление пакета документов, описывающих и регламентирующих реализацию мер безопасности в информационных системах, классифицированных как требующие защиты данных;
осуществление необходимых мер.
Поддержка онлайн-услуг:
Конфигурация оборудования;
монтаж структурированных кабельных систем;
сложная конфигурация сети;
установка и настройка сетевых служб;
подключение пользователей к сетевым услугам.
Техническая поддержка.
Техническая поддержка серверного и сетевого оборудования;
предоставление регулярной поддержки и поддержки по требованию пользователям программного и аппаратного обеспечения;
диагностика аппаратного обеспечения и производительности сети;
управление сетевыми услугами;
создание архивов и резервных копий.
Обеспечение обучения персонала.

Глава 2. ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ И ПРЕДЛАГАЕМОГО РЕШЕНИЯ

2.1 Описание существующей технологии и её недостатков

Текущий рабочий процесс выглядит следующим образом:

- Необходимость модернизации рабочих станций пользователей определяется на основании запросов пользователей и руководителей отделов. Запросы подаются в письменном виде (на бумаге). Техническая обоснованность представленных заявок вызывает сомнения, и предполагается, что требования как завышены, так и занижены. Имеется неполная информация о технической инвентаризации, поскольку ИТ-персонал проводит техническую инвентаризацию нерегулярно и не в полном объеме из-за чрезвычайных ситуаций и нестандартной рабочей нагрузки;

- Отдел ИТ делает заявки на закупку компьютеров и периферийных устройств после накопления определенного количества заявок пользователей; проактивное планирование закупок на основе опросов приборов не проводится;

- По указанной выше причине ИТ-персонал проводит плановое обслуживание только серверного оборудования;

- Заявки на срочный ремонт и другие непредвиденные работы обычно выполняются по телефону, иногда в письменном виде (на бумаге или по электронной почте);

- В ИТ-отделе запросы пользователей сначала пишутся на бумаге, а затем переносятся в файл Excel. Отчеты о работе и статистика составляются вручную в формате .doc или .xls.

2.2 Описание предлагаемого решения

Предлагается упорядочить и автоматизировать описанную технологию:

- Проведите полную техническую инвентаризацию всей компании;

- Заявки на модернизацию существующих и создание новых рабочих мест должны приниматься только в электронном виде и только ограниченным числом уполномоченных лиц (основные менеджеры или руководители отделов);

- При составлении планов закупок для модернизации оборудования необходимо учитывать реальную техническую ситуацию и фактические потребности в соответствии с выполняемыми задачами и системными требованиями используемого программного обеспечения;

- Заявки на срочный ремонт и непредвиденные работы должны регистрироваться только в базе данных, а отдел ИТ должен воздерживаться от регистрации работ в других файлах;

- Позволяет пользователям подавать запросы непосредственно в базу данных через разработанный интерфейс и контролировать назначение работы конкретным сотрудникам ИТ-отдела.

Остановимся более подробно на основном процессе, система которого показана на рисунке 3.

Запрос пользователя поступает от сотрудников компании по одному из каналов связи (форма обратной связи на сайте компании, электронная почта, телефон) и содержит следующую информацию: имя пользователя, причина запроса, контактный телефон.
Руководитель отдела информационных технологий получает информацию о компьютере и принимает решение о целесообразности ремонта. В зависимости от принятого решения, даты поставки покупки, технического состояния компьютера, приоритетности компьютера, планируемой работы или чрезвычайной ситуации, руководитель издаст распоряжения и назначит одного или нескольких сотрудников ИТ-отдела для выполнения заявки.
Техническое обслуживание и ремонт.
Сотрудник проведет первоначальную диагностику и, если компьютер требует замены, серьезного ремонта или повреждения, отправится на склад, чтобы определить, есть ли в наличии запасной компьютер, чтобы сотрудник мог продолжить работу, пока неисправный компьютер ремонтируется или заменяется. Однако, если сотрудник, прибыв на рабочее место, обнаружит, что запрос неточен, отличается от действительности или нуждается в изменении, запрос возвращается руководителю и может быть назначена встреча.
Потребности в инвентаре.
После завершения ремонта, получения нового компьютера и замены дефектных деталей компьютер забирается, возвращается пользователю, и заказ закрывается. Затем создается отчет. Отчет также составляется, если неисправность очевидна, если запланированные работы не требуют ремонта, или если пользователь намеренно нагружает ИТ-отдел бесполезной работой. В этих случаях будут применяться соответствующие меры.

Рисунок 3. Блок-схема основного процесса

Глава 3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

3.1 Информационная модель и её описание

Модель данных - это блок-схема, показывающая входные, промежуточные и выходные потоки и операции предметной области. В нем также объясняется, какие входные документы, какие нормативные и справочные данные используются для выполнения операций по обработке данных и какие конкретные выходные документы получаются.

1. проблема неправильных или неточных запросов.
Большинство пользователей не обладают глубокими знаниями в области информационных технологий и часто не могут сформулировать проблему с достаточной точностью. Предлагаемая информационная система решает эту проблему путем введения единой формы поиска, в которой пользователь выбирает из набора заранее определенных вариантов. Такой подход снижает риск "плохих" (неточных, непонятных) запросов.
2. проблема подготовки к работе.
Предлагаемая информационная система позволит ИТ-менеджеру получить, помимо заполненной формы, краткую достоверную информацию о компьютере пользователя, его техническом состоянии, версиях операционной системы и прикладного программного обеспечения, дате установки и т.д. Эта информация поможет правильно подготовить работу, значительно снизить риск принятия неверных решений, минимизировать человеческие и материальные ресурсы и рационально распределить нагрузку на ИТ-отдел.
3. Технологический учет.
Если количество пользователей многократно превышает количество сотрудников ИТ-отдела, эта ИТ-система помогает следить за имеющимся в компании компьютерным оборудованием. Используя готовые данные стороннего программного обеспечения, можно контролировать и дополнять данные инвентаризации отделов компании, что позволяет отслеживать наличие и перемещение оборудования гораздо точнее, чем "вручную".
4. Заказы на инвентаризацию.
Объединив данные инвентаризации, информацию о запланированных обновлениях и аварийных ремонтах с данными инвентаризации, можно более эффективно планировать закупки оборудования для пополнения запасов.
5. Учет чернильных картриджей, флэш-накопителей USB и других расходных и малоценных материалов.
Автоматизация инвентаризации на сетевых рабочих местах позволяет принимать обоснованные решения при планировании закупок расходных материалов (картриджей) и других аксессуаров (флэш-накопителей USB, компакт-дисков).
Это позволит свести к минимуму нерациональное использование потребностей в закупках; устаревшие заявки будут обрабатываться гораздо продуктивнее; сложная сортировка, текучесть кадров, подготовка компьютеров с неправильными номерами и отчетность по каждой позиции, отделу и закупкам перестанут быть серьезной проблемой благодаря предлагаемой ИТ-системе.