Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи».pdf

Предприятия торговли в последнее время все больше и больше используют новейшую компьютерную технологию. Использование высокоэффективных информационно-управленческих технологий для ведения учета продаж предприятия дает руководству большие преимущества перед конкурентами за счет уменьшения издержек, ускорения обслуживания клиентов, улучшение репутационного имиджа предприятия. В рамках данной работы необходимо выполнить проектирование реализации операций бизнес процесса «Продажи».

Предмет исследования: поддержка бизнес процессы на примере компании ООО «Мир чая».

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес процесса «Продажи» на примере ООО «Мир чая».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

провести анализ деятельности предприятия ООО «Мир чая»;

провести анализ процесса функционирования предприятия, анализ представить в наглядном виде с использованием современных CASE технологий;

обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;

выполнить разработку информационной модели;

описать нормативно-справочную и входную информацию;

определить состав результатной информации, представить макеты форм;

разработать модель БД системы;

построить дерево функций и сценарии диалога;

выполнить программную реализацию системы;

представить описание разработанных объектов системы.

1 ГЛАВА. ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ РАЗДЕЛ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Компания ООО «Мир чая» появилась в 2006 году в городе Москва. В течение 11 лет занимается поставками, а также оптовой и розничной продажей кофе, чая, какао и пряностей в кафе и другие заведения. Прямые контракты на поставку с производителями дают возможность предложить клиентам более выгодные условия и гарантировать постоянное наличие продуктов на складе. Вся продукция сертифицирована и имеет все соответствующие лицензии.

На сегодняшний день компания оказывает следующие услуги:

продажа кофе, чая, какао и пряностей;

оформление заказов по телефону, электронной почте или через официальный сайт;

сдача в аренду кофемашин;

установка и обслуживание вендинговых автоматов

система скидок для постоянных клиентов.

«Мир чая» работает с несколькими поставщиками:

1. Jacobs (Якобс). Якобс является самым главным поставщиком кофе, потому что фирма уже давно зарекомендовала себя качественным и вкусным кофе.

2. Арт вендинг. Арт вендинг поставляет чай, какао, пряности, а также кофейные аппараты и комплектующие к ним.

3. Кофенович. Особенностью Кофеновича является то, что компания сотрудничает с иностранными поставщиками, поэтому у них всегда можно заказать хороший, высококачественный кофе и чай.

Целью любой компании, которая занимается торговлей, является получение прибыли. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи [8]:

увеличить объем продаж за счет добавления новых позиций в ассортимент товара;

определить статьи расхода, оптимизировать их, уменьшить затраты на производство или сопровождение товара;

заслужить доверие покупателей и получить репутацию надежного поставщика качественного кофе

Объектами реализации ООО «Мир чая» является качественный кофе, чай, какао, пряности.

Важным элементом для получения максимальной прибыли является внедрение современных компьютерных технологий, которые основаны на надежном аппаратном обеспечении и качественном программном обеспечении.

Перечисленные факторы подтверждают значение использования информационных технологий при осуществлении процесса продаж, внедрение информационных технологий позволит [2]:

обеспечить динамику движения материальных и информационных потоков;

позволит снизить расходы за счет автоматизации основных процессов, работе в правовом поле, уменьшению влияния человеческого фактора на торговлю;

позволит снизить время на обслуживание клиентов, даст возможность повысить качество его обслуживания, что должно привести к расширению клиентской базы;

позволит оптимизировать работу с поставщиками, за счет более прозрачного вычисления взаимных расчетов, и формирования заявок на наиболее востребованные товары;

позволит улучшить продаваемость товара, за счет определения наиболее неликвидных единиц, что будет способствовать осторожному заказу новых или неходовых единиц товара.

за счет автоматизации основных процессов, значительно ускориться процесс ведения учета как управленческого, так и хозяйственного [4].

Для ведения учета продаж необходимо разработать разнообразные отчеты, которые позволят объективно оценить эффективность работы торгового предприятия и соответственно в целом всего бизнеса. Для этого планируется разработать такие отчеты, которые обеспечат вывод следующей информации:

анализа прибыльности продаж, в отчете будет выводиться информация о всех продажах, произведенных за период, указанный в отчете;

информации о динамике продаж за выбранный период;

сводную информацию о движении и оплате товарно-материальных ценностей клиентами магазина;

информацию о покупных и отпускных ценах ТМЦ, их товарных группах- другими словами прайс-лист;

информацию о прибыли и обороте, полученном при реализации товара.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Для полноценного и наглядного анализа товарно-денежного движения, который возникает в процессе функционирования торгового предприятия, с целью более глубокого анализа процесса «Продажи», воспользуемся CASE средствами, среди них наиболее используемыми являются стандартами IDEF0, DFD, IDEF3 [9].

Существуют различные методы описания модели процесса. Наиболее эффективными в этом случае являются структурные инструменты и методы, которые характеризуется нисходящим подходом, в котором пользователи анализируют систему начиная с большой степени обобщения и постепенно делая его более детальной [6].

Контекстная IDEF0-диаграмма будет выглядеть так (см. рисунок 1).

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма «Функционирование торгового предприятия при ведении продаж»

Рассмотрим дальнейшую детализацию процесса, путем создания декомпозиции родительской диаграммы (см. рисунок 2).

Данная диаграмма состоит из следующих блоков:

получение товара;

подготовка товара к продаже;

продажа товара;

учет продаж товара.

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции 1-го уровня

Для полного представления процесса анализа деятельности торгового предприятия необходимо разработать декомпозицию для каждого блока.

На рисунке 3 представлена декомпозиция блока «Получение товара».

Рисунок 3 – Декомпозиция блока «Получение товара»

Данный блок фактически отображает физический прием товара.

Данная деятельность состоит из пяти блоков:

формирование заказа поставщику;

поставщик доставил товар;

сверка заказа с доставленным товаром;

товар не соответствует заказу, в таком случае выход данного блока является возврат товара поставщику;

товар соответствует заказу, тогда осуществляется прием товара.

На рисунке 4 представлена детализация блока «Подготовка товара к продаже». Деятельность «Подготовка товара к продаже» представлена следующими блоками:

размещение товара на складе;

фасовка товара;

передача товара в торговый зал;

размещение товара на витрине;

есть заказ на крупную партию товара;

достаточно товара на складе;

если да – то процесс «Оформить заказ»;

если нет – то процесс «Дозаказ товара».

Рисунок 4 – Блок «Подготовка товара к продаже»

Следующий блок «Продажа товара» представлен на рисунке 5, и он состоит из следующих блоков:

подбор товара;

внесение суммы оплаты;

формирование чека;

описание проданного товара.

Данный блок является наиболее важным с точки зрения проектирования реализации бизнес процесса «Продажи». В целом данный блок позволяет определить наиболее важные элементы процесса, а именно формирование чека и списание товара, в дальнейшем данные аспекты будут учтены.

Рисунок 5 – Декомпозиция блока «Продажа товара»

Следующий блок «Учет продаж товара» представлен на рисунке 6. Данная декомпозиция представлена тремя блоками:

формирование документации;

учет поступлений и списаний;

определение общего оборота.

Рисунок 6 – Декомпозиция блока «Учет продаж товара»

Выполнив построение модели бизнес процесса «Продажи» можно определить наиболее уязвимые места:

отсутствие контроля за движением товара;

отсутствует информация о таких элементах как документы, справочники, отчеты, которые возникают во время движения товара;

не представлены информационные потоки.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При организации процесса продажи на торговом предприятии, для его успешного функционирования, необходимым условием учета и контроля всех торговых операций является наличие эффективного обмена информационными потоками между его подразделениями, то есть наличие системы качественного документооборота [7]. Оптимальная организация документооборота способствует прохождению документов в аппарате управления, пропорциональном загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на процесс управления в целом. Благодаря качественно организованному документообороту, ведение учета по осуществленным операциям и анализу товарно-денежного оборота будет вестись значительно оперативнее и содержательнее [12]. На рисунке 7 представлена схема документооборота. Представлены следующие стадии:

заказ товара у поставщика;

прием доставленного товара;

продажа товара;

формирование отчетности по выполненным продажам.

Первые две стадии только косвенно относятся к бизнес-процессу «Продажи», однако без этих работ сам процесс не запуститься или не будет выполняться.

EMBED Visio.Drawing.11

Рисунок 7 – Документооборот при процессе «Продажи»

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В информационное обеспечение входят следующие компоненты:

система классификации и кодирования;

система унифицированной документации, которая используемой в информационной системе;

информационная база данных.

В рамках данной работы будут использованы локальные документы: «Заказ», «Приходная накладная», «Продажа товара», «Счет» [13].

Формирование информационных файлов происходит на базе исходной информации, которая содержится в первичных документах. Как было сказано ранее, первичные документы являются основными носителями первичной экономической информации в информационных системах.

Эти документы должны отвечать следующим требованиям:

предоставлять достаточную полноту информации, необходимую в решении задачи;

исключать избыточную информацию;

предоставлять достоверную и своевременную информацию;

быть согласованными с формами первичных документов;

иметь логичное построение документа.

Чтобы организовать информационную базу (ИБ), применяют три способа

файловую организацию ИБ;

интегрированную ИБ;

смешанную организацию ИБ [14].

Для данной работы наиболее целесообразным является использование интегрированной организации информационной БД. Так, это обусловлено в первую очередь значительных ежедневных ростом базы – так, ежедневно в базу будут добавляться 500 -1500 новых записей. Также оптимальным решением будет применение СУБД вместо файловой организации базы данных [12].

Сведения для решения обозначенной задачи будут получены из таких документов:

заказ, в котором будут представлены данные о заказанном товаре;

приходная накладная, в этом документе будет отображаться данные о прибывшем товаре и о его стоимости;

продажа товара, по данным этого документа должно происходить списание товара в количестве, указанным в документе, с текущих остатков;