Файл: Разработка и реализация конфигурации для станции технического обслуживания на платформе 1С:Предприятие 8.2..pdf

2.Аналитическая часть

2.1Описание предметной области

В течение последнего десятилетия в России наблюдается активное увеличение количества транспортных средств на дорогах общего пользования. Ежегодный прирост числа автомобилей составляет от 1 млн. до 1,4 млн. единиц в год. Наиболее интенсивный прирост наблюдается среди легковых автомобилей индивидуального пользования.

Высокие темпы развития автотранспортного комплекса, и, прежде всего, легкового транспорта, обуславливают существенный рост объемов сопутствующих услуг и, соответственно, увеличение количества предприятий транспортной инфраструктуры. Возрастает число предприятий, выполняющих услуги по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей.

Увеличение числа таких предприятий объясняются не только ростом численности автомобилей, но и усложнением их конструкции и увеличением числа лиц, не в полной мере компетентных в вопросах обслуживания подобной техники. Усложнение конструкций, в свою очередь, вызвано ужесточением требований к экологической и транспортной безопасности в процессе эксплуатации подвижного состава.

Кроме того, количество предприятий сервиса увеличивается по причинам того, что сотни новых предприятий, приобретающих технику, не обзаводится ремонтной базой, рассчитывая на сервис производителей, а старые предприятия избавляются от ремонтных цехов, также предпочитая обслуживать машины на профессиональных сервисах.

Эффективность функционирования автомобильного транспорта, в том числе и безопасность дорожного движения, базируется на надежности автомобилей. Надежность же, в свою очередь, обеспечивается в процессе производства, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта автомобилей. Следовательно, можно определить роль предприятий автосервиса как базы для сохранения и восстановления работоспособного состояния автомобиля путем технического обслуживания и ремонта.

Обособление функции технического обслуживания и ремонта автомобилей в форме появления многочисленных предприятий автосервиса определяется тем, что работоспособное состояние подвижного состава должно обеспечиваться высококвалифицированными специалистами, использующими современное оборудование.

2.2.Технико-экономическая характеристика предприятия

Автосервис ФорвардКарс был основан в 2007 году. Начал свою деятельность с небольшой автомастерской на окраине города. На сегодняшний день сервис располагается ближе к центру города, имеет достаточно места внутри помещений для предоставления широкого спектра услуг по техническому обслуживанию, диагностике и ремонту легковых автомобилей, внедорожников и микроавтобусов. Более подробные технико-экономические характеристики представлены в таблице 2.2. За годы работы сформирован высококвалифицированный коллектив. Используются оборудование и инструменты передовых фирм-производителей.

Таблица 2.2.

Технико-экономические характеристики компании «ФорвардКарс»

Сфера деятельности – ремонт легковых автомобилей. Помимо этой сферы, существуют ещё и ремонт мототехники, малых коммерческих автомобилей (микроавтобусов, маршрутных такси), грузовых автомобилей.

Клиентами для компании являются обычные автолюбители, которые периодически проходят техническое обслуживание (замена масла, масленого фильтра, воздушных фильтров, тормозных дисков, колодок и других расходников и ГСМ), а также автовладельцы с непредвиденными поломками, либо просто разовые клиенты для прохождения диагностики перед покупкой, мойки автомобиля или смены резины и юридические лица.

Целями для автосервиса являются:

• увеличение прибыли посредством рационального управления предприятием и непрерывного контроля показателей его эффективности;
• постоянный надзор, внимание и улучшение внешнего вида и интерьеров предприятия, модернизация оборудования;
• приведение количества рабочих мест и персонала в соответствие с реальным наличием заказов;
• организация технической помощи на дороге и эвакуации неисправных автомобилей силами предприятия;
• целенаправленное повышение квалификации работников курсовыми, семинарскими и другими видами обучения.

В скором времени планируется расширение бизнеса и открытие нового сервиса, для этого уже были сделаны шаги оптимизации бизнес процессов и автоматизации некоторых из них. Один из процессов рассматривается в после следующем разделе.

2.3.Функциональная организационная структура автосервиса

Организационная структура управления представляет собой внутреннее строение производственно-хозяйственной системы, способ организации элементов в систему, совокупность устойчивых связей и отношений между ними. И такая организационная структура автосервиса представлена на рисунке 2.3.

Рис. 2.3 – функциональная организационная структура автосервиса

Во главе стоит генеральный директор, который управляет всеми видами деятельности организации и несет ответственность за последствия принимаемых решений, сохранность, использование имущества компании и результаты ее работы. В его распоряжении находятся четыре отдела: производственный, финансовый, IT и материального обеспечения.

Самым основным считается производственный отдел. Руководителем здесь является менеджер-приёмщик. Менеджер-приёмщик отвечает за ремонт автомобилей и за работу механиков, работающих в его подчинении. По автомобилю: принять автомобиль на ремонт или отказать в ремонте, определить проблему, назвать приблизительное время ремонта, выбрать с клиентом необходимые запчасти. Менеджер-приёмщик определяет очередность ремонта, распределяет работу механиков. Когда автомобиль отремонтирован, менеджер-приёмщик в заказ-наряде перечисляет все работы, произведенные на данном автомобиле. Менеджер-приёмщик контролирует выход механиков на работу.

Финансовый отдел, в том числе и главный бухгалтер, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контролирует движение имущества и выполнение обязательств организации. Формирует учетную политику организации в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. Производит контроль над отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставляет оперативную информацию о финансовом состоянии организации.

ИТ отдел, в составе системного администратора, оказывает бесперебойную работу компьютеров и сети в автосервисе. Системный администратор следит за установленным на компьютерах программным обеспечением, также за платформой 1С:Предприятие и своевременным её обновлением.

Отдел материального обеспечения предоставляет запасные части автомобилей со склада в сервис. Начальник склада ведёт учёт материальных ценностей, налаживает контакты с поставщиками деталей, отправляет запросы на покупку запчастей. Складовщик обеспечивает бережное и систематизированное хранение в помещении склада приходящих от поставщиков запчастей.

2.4.Описание бизнес модели as is в нотации IDEF0

Для описания бизнес модели автосервиса использовалась графическая нотация IDEF0 (методология функционального моделирования), предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами.

Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило — наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны: стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности, стрелка управления — в верхнюю кромку, стрелка механизма — нижняя кромка, стрелка выхода — правая кромка.

Описание выглядит как «чёрный ящик» с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания активностей и стрелок. В этих словарях можно дать описания того, какой смысл вы вкладываете в данную активность либо стрелку.

Также отображаются все сигналы управления. Данная модель используется при организации бизнес-процессов и проектов, основанных на моделировании всех процессов: как административных, так и организационных.

Такая диаграмма, касательно автосервиса ФорвардКарс, изображена на рисунке 2.4.1 – контекстная. Рассмотрена деятельность всего сервиса, с последующей детализацией: декомпозицией первого уровня – рисунок 2.4.2 и декомпозицией второго уровня – рисунок 2.4.3.

Модель является реально рабочей, т.е. Working или AS IS. Деятельность автосервиса состоит из следующих этапов (рисунок 2.4.2):

• А1 Разработка стратегии и развитие автосервиса;
• А2 Продвижение и реклама;
• А3 Финансирование и бухгалтерский учёт;
• А4 Подбор рабочего персонала;
• А5 Подбор инструментов и оборудования;
• А6 Закупки, хранение и снабжение запчастями;
• А7 Ремонтная деятельность.

В свою очередь, этап А7 Ремонтная деятельность подразделяется на под этапы (рисунок 2.4.3):

• А71 Получение и обработка заявки;
• А72 Составление заказ-наряда и акта сдачи-приёмки;
• А73 Проведение работ по ремонту и обслуживанию;
• А74 Оплата и подпись документов;
• А75 Предоставление послеремонтной гарантии.

Одним из наиболее важных процессов является получение и обработка заявки, так как от него зависит первое впечатление клиента об услугах сервиса, клиент скорее не придёт второй раз, если этот процесс затягивается во времени.

2.5.Диаграмма сущность-связь в нотации IDEF1X

ER диаграмма состоит из десяти справочников, десяти таблиц и одного документа и представлена ниже, на рисунке 2.5.

Рис. 2.5 – Диаграмма сущность-связь

2.6.Описание ПО на объекте и выбор процесса автоматизации

На объекте имеется персональный компьютер, пригодный для офисной деятельности, на котором установлена платформа 1С и конфигурация из третьей главы, антивирусы и пакет офисных приложений (MS Word, Excel). Также компьютер имеется у генерального директора и на складе у отдела материального обеспечения для ведения складского учёта запчастей.

Всё техническое и программное обеспечение позволяет вести активную и эффективную деятельность, но необходимо было пересмотреть сами процессы, протекающие на предприятии.

В итоге – был автоматизирован бизнес-процесс А71 Получение и обработка заявки (рисунок 2.4.3). До автоматизации менеджер-приёмщик был загружен звонками по телефону, о поступающих заявках, в некоторых случаях ему приходилось отвлекаться от клиентов, находившихся в самом сервисе.

Итогом автоматизации стала оптимизация справочников и таблиц в конфигурации 1С и создание формы на сайте, в которую клиент может вписать свою проблему, ориентировочное время визита и другую необходимую информацию. Менеджер-приёмщик в свободное время может просматривать сообщения с веб-сайта, анализировать их, отвечать и планировать своё рабочее время, и даже закупки запчастей.