Файл: Организационные структуры (Тܰипоܰвܰые орܰгܰаܰнܰизܰаܰцܰиоܰнܰнܰые струܰктурܰы преܰдпрܰиܰятܰиܰй).pdf

2.2. Анализ организационной структуры ООО «Русский Свет»

Проведя анализ соответствующей документации компании, мы определили, что организационная структура компании ООО «Русский Свет» имеет вид, близкий к линейно-функциональной структуре управления (см. приложение 2). При этом, налицо функциональная департаментализация, т.к. выделены отдельные блоки по своим функциональным направленностям (технический отдел, юридический отдел, отдел кадров, отдел закупки и т.д.). При рассмотрении структурной схемы организационной структуры мы видим явно доминирующую централизацию, при этом коммерческий директор играет роль координатора всей коммерческой деятельности компании.

В активе фирмы находятся 26 филиалов, директора которых подчиняются напрямую коммерческому директору. Также в подчинение коммерческому директору входят:

Отдел маркетинга. Он отслеживает и анализирует ситуацию на рынке потребителей, оценивает эффективность текущей деятельности компании. Осуществляет поиск поставщиков и запрашивает предложения по разным группам товара. Определяет методы распространения товара, определяет принципы построения торгового аппарата.

Отдел закупки. Осуществляет закупку необходимой электроламповой, светотехнической, электротехнической и кабельно-проводниковой продукции.

Транспортно-складское управление. Осуществляет управление транспортно-складской службой компании, а в частности – контролем работы центрального склада (складского комплекса «Перемерки»). Занимается вопросами экспедиторства грузов при их транспортировке от поставщиков до центрального склада и от центрального склада до складов филиалов. Кроме того, он занимается вопросами таможенного оформления грузов, осуществляет внешнеэкономическую деятельность в интересах наших партнеров.

Отдел товарной логистики. Контролирует работу транспортно-складского управления и осуществляет его связь со складскими службами филиалов компании.

Сам коммерческий директор входит в состав исполнительной дирекции, подчиняющийся напрямую генеральному директору. Кроме него в ее состав входят:

Технический отдел. Осуществляет техническое и программное оснащение оргтехники работников компании. Отвечает ее за четкое функционирование, проведение ремонтных и профилактических работ, а также за своевременное обновление программного обеспечения и высокоэффективную защиту конфиденциальной информации.

Юридический отдел. Разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера; осуществляет методическое руководство правовой работой в компании и оказывает правовую помощь ее структурным подразделениям (филиалам); участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий; подготавливает с участием подразделений компании материалы о хищениях, растратах, иных правонарушениях для передачи их в арбитраж, следственные и судебные органы; осуществляет учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел; участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета, договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности собственности предприятия, по борьбе с растратами и хищениями; участвует от имени предприятия в рассмотрении дел в Арбитражном Суде, анализирует и обобщает результаты рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также изучает практику заключения и исполнения договоров с целью разработки соответствующих предложений об устранении выявленных недостатков и улучшении деятельности предприятий; в соответствии с установленным порядком оформляет документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности; принимает участие в работе по заключению договоров, подготовке заключений об их юридической обоснованности, рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности; контролирует своевременность представления справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии; подготавливает, совместно с другими подразделениями, предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных на предприятии; ведет справочно-информационную работу по законодательству и нормативным актам с применением технических средств, а также учет действующего законодательства и других нормативных актов, производит отметки об их отмене, изменениях и дополнениях; принимает участие в подготовке заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, проектам нормативных актов, поступающих на отзыв, а также в разработке предложений по совершенствованию деятельности предприятия; проводит работу по ознакомлению должностных лиц организации с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об изменениях в действующем законодательстве; дает справки и консультации работникам предприятия о текущем законодательстве, а также, делает заключения по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

Отдел кадров. Служба по работе с персоналом осуществляет найм и учет персонала.

Бухгалтерия. Осуществляет организацию бухгалтерского учета деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности собственности предприятия; обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля; руководит разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины; организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов; обеспечивает контроль: за законностью, своевременностью и правильностью оформления документов; за расчетами по заработной плате с работниками предприятия; за правильным начислением и перечислением платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование; за отчислением средств в фонды и резервы. Участвует в проведении экономического анализа деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления резервов и устранения потерь. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового, хозяйственного законодательства. Участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач других потерь, сохранности бухгалтерских документов, а также оформлению и сдаче их в установленном порядке в архив. Участвует в работе по рациональной плановой и учетной документации, организации внедрения средств механизации учетно-вычислительных работ.

Хозяйственная служба. Осуществляет внутреннюю администрацию в компании.

2.3. Выявление недостатков функционирования организационной структуры предприятия

Рассмотрев организационную структуру ООО «Русский Свет», мы видим ряд существенных недостатков, которые являются причиной того, что руководству компании необходимо принять решение о совершенствовании организационной структуры.

Во-первых, налицо сильная загруженность коммерческого директора, который единолично осуществляет контроль над работой всех 26 филиалов компании и одновременно является координирующим оператором, в их связи с отделами закупки, маркетинга, товарной логистики и ТСУ. Все это приводит к тому, что любое решение, принятое в одном из филиалов, согласовывается сначала с коммерческим директором, затем, после его согласования со всеми необходимыми инстанциями и службами, оно утверждается непосредственно генеральным директором, и, уже после этого, возвращается по тем же ступеням к управлению филиалом в лице его директора. Данный процесс согласования решений является слишком длительным и не позволяет компании оперативно реагировать на изменения окружающей среды. В качестве примера этого недостатка можно привести один из случаев, произошедших в Череповце.

ПАО «Северсталь» проводил капитальный ремонт одного из основных цехов. Руководство ПАО «Северсталь» дало указание отделу снабжения в кратчайшие сроки осуществить закупку электротехнического оборудования для того, чтобы максимально сократить сроки выполнения капитального ремонта одного из основных цехов.

Отдел снабжения ПАО «Северсталь» выявил необходимый объем электротехнической продукции, необходимой для проведения капитального ремонта и отправил потребность двум крупнейшим операторам в области электротехники, находящимся в Череповце. Ими являлись две компании: «Русский Свет» и «МАКСКОМ». Менеджеры обеих компаний, ведущие постоянную работу с данным предприятием, проработали запрос отдела снабжения и выставили счета на предоплату. В ходе конкурентной борьбы менеджер череповецкого филиала отпустился с первоначального предложения, выставленного ПАО «Северсталь», до минимально возможного для него уровня цен, согласно прайс-листа. Этого оказалось недостаточно для того, чтобы победить в тендере.

Тогда менеджером было принято решение о согласовании более низкого уровня цен. Для этого им было написано письмо на имя коммерческого директора с просьбой предоставить возможность выставить на тендер цены ниже тех, что были указаны в прайс-листе компании. После этого, менеджеру было необходимо объяснить и согласовать это письмо с начальником своего отдела и директором череповецкого филиала. После согласования со своими прямыми начальниками, данное письмо было направлено по электронной почте на адрес коммерческого директора компании в город Тверь.

Из-за большой занятости коммерческого директора письмо было рассмотрено только через два дня. После этого коммерческий директор согласовал минимально возможные цены с отделом маркетинга и отделом закупки, чтобы выяснить цены закупки и сроки поставки этого товара и, приложив свою рецензию по этому вопросу, направил ее генеральному директору на подпись.

После согласования с генеральным директором данное письмо было отправлено назад в череповецкий филиал.

Таким образом, процесс согласования по данному вопросу занял 6 рабочих дней. В это время отделом снабжения было принято решение произвести закупку электротехнической продукции в компании «МАКСКОМ», т.к. из последних предложений, выставленных компаниями, ее предложение было наиболее выгодно для ПАО «Северсталь». Так, компанией «Русский Свет» был проигран тендер, объем которого составлял порядка 14 миллионов рублей, хотя согласованное письмо позволяло выставить более низкие, чем у конкурентов цены.

Этот пример является не единичным случаем, когда компания теряет деньги из-за того, что не может быстро реагировать на изменения, происходящие в окружающей среде.

На основании анализа, проведенного специалистами коммерческой дирекции, изучавших эту проблему, ежегодные финансовые потери компании, связанные с недополучением прибыли, составляли 140 – 150 млн. рублей.

Во-вторых, очень большая удаленность большинства филиалов от центрального складского комплекса «Перемерки» (см. таблицу 2.1), находящегося в Твери, отрицательно сказывается на сроках выполнения заявок потенциальных покупателей, из-за того, что приходится сначала доставлять продукцию заводов изготовителей на центральный склад, а уже только потом производить отгрузку с ЦС на филиал.

Таблица 2.1

Расстояние от ЦС «Перемерки» до складов филиалов