Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Анализ существующей информационной системы).pdf

Бизнес-модель – это графическое или распланированное описание процессов организации, направленное на улучшение деятельности внутри организации.

Бизнес-модель можно разработать по 3 основным группам:

1.Правила

2.Грачески

3.Таблица

Но это еще не начало моделирования бизнес-модели, так же еще необходимо определиться какой вид бизнес-модели для данной организации будет удобен, а так же необходимо определиться и с программным обеспечением, которое поможет разработать бизнес модель.

Существует несколько основных видов бизнес-моделей:

1. дерево 

2. графический

3. система

4.блок-схема

Раньше, но можно встретить и сейчас, бизнес-модели могут моделировать вручную и на бумаге. Но в век цифровых технологий в этом может быть не быть нужды, так как разработано огромное количество программных средств, для моделирования. Программы для моделирования бизнес-процессов могут быть как полатными, так и бесплатными. [9]

К самым распространенным платным программ для моделирования бизнес-процессов является MS VISIO.

MS VISIO – производит моделирование бизнес-процессов в виде векторных графических диаграмм или блок-схем. Выпускается в трех версиях: Standard, Professional и Pro for Office 365. Изначально разрабатывался компанией «Visio Corporation», после чего этот продукт выкупила у них корпорация Microsoft, последняя версия этот продукта была выпущена в 2016 году. Данная программа по бизнес-моделированию удобна понятным интерфейсом, не требует дополнительных вложений, кроме как покупка первой лицензии и самая распространённая среди бизнес-моделирования, так как корпорация Microsoft зарекомендовала себя как корпорация по выпуска качественной продукции. Поддерживает такие форматы проектов как:

1.VSD — диаграмма или схема;

2.VSS — фигура;

3.VST — шаблон;

4.VDX — диаграмма в формате XML;

5.VDX — диаграмма в формате XML;

6.VDX — диаграмма в формате XML;

7.VSL — надстройка;

8.VSDX — OPC/XML диаграмма;

9.VSDX — OPC/XML диаграмма.

ConceptDraw DIAGRAM – графический пакет для бизнес-моделирования, которой представлено в виде векторной графики процессов, блок схем и диаграмм. Так де требует особых сложений, кроме первично приобретённой лицензии. Поддерживает форматы проектов такие же, как и MS VISIO. [8]

Это основные распространённые программные среды для бизнес-моделирования.

Для разработки баз данных в основном используются несколько распространённых:

Microsoft Access – реляционная система управления данными от известной корпорации Microsoft. Имеется большой функционал, запросы и связи со внешними источниками баз данных.

Основной функционал:

1. создание таблиц и связей между ними;

2. посторенние внутренней программы ;

3. поддержка SQL – запросов;

4. построение отчетов.

Именно эту программы мы возьмем за основу разработки базы данных для нашего склада. Так как она распространена, проста в использовании и гибкая для доработок и внесения изменений. Так же просто в использовании лицензии.

Вывод:

Для создания моделирования бизнес-процессов мы выбираем программу MS VISIO, а для разработки базы данных для улучшения работоспособности Microsoft Access. Причины: удобство, мобильность, надежность, простота и лицензирование.

2. Разработка по улучшению информационной системы

2.1 Построение информационной модели «Как должно быть»

По разбору информационной системы организации ТОО «Appazut» выявлены следующие недостатки:

1. низкая автоматизация

2. ручная обработка данных

3. затрат большого времени на решение двух предыдущих задач

Проанализировав недостатки, были предложены первые решения недостатков – внедрение программного обеспечения для автоматизации процессов. Это решение требует определенных материальных затрат. [7]

Стоит учесть, что ТОО «Appazut» организация со стабильным и постоянным доходом, которая может себе позволить внедрении программного обеспечения для автоматизации процессов. Таким образом становится понятно, что выбранное направление полностью реализуемое и устраивает организацию в целом. Мы приходим к выводу, что стабильные складской учет — это залог организации.

Из выбранного нами плана мы получаем:

1. эффективный складской учет – это программное управление складом, чтобы управлять такими процессами как: учет и оприходование товаров на склад, контроль работы сотрудников и т.д.

2. эффективное управление – это возможность контролировать с внешние, и внутренние бизнес-процессы, а также легко перестраиваться под постоянно изменяющийся спрос.

Конечно, переходя на автоматизирование процесса складского учета, перед выбором определенного программного обеспечения был проведен анализ и выявлен очень удобное программное средство: MS Acces.

Особенности данной программы: [3]

1. Товарный учет – возможность хранения информации, вывода информации, поиск информации и т.д.

2. Отражение текущего остатка – отражение текущего остатка, учет продаж, отображение обязательного передвижения.

3. Доработка программного обеспечения – внесение изменений в оприходованный товар, внесение изменений в виде доработки самой программы.

4. Формирование документации – формирование отчетов об остатках, о продажах и об общей работе склада.

Основные виды получаемых отчетов:

1. приход-расход;

2. сальдо-оборотные ведомости;

3. прайс-листы;

4. складские отчеты;

5. инвентаризационные ведомости.

Формирование аналитических отчетов:

1.поступление средств;

2.объем реализации

3.общая прибыль

4.прибыль по товарам

5.прибыль по покупателям

6. отчет по остаткам

5. Контролирование остатков – информация об остатках и формирование остаточных данных;

6. Расчет средних цен на товары – использование автоматического расчета цены уменьшает время.

Экономический расчёт при внедрении программы «MS Access» достигается за счет двух основных характеристик:

1. организация надежного автоматизированного процесса;

2. гибкость и возможность быстрого выявления «слабых мест» в работе организации ТОО «Appazut».

Конкурентные преимущества программы «MS Access»:

1.оперативность

2.надежность

3.невысокие системные требования к ПК

4.Многопользованность

5.Вывод документов и отчетов

6.Адаптированност ь к бухгалтерским программам

Необходимые виды ресурсов на внедрение программного обеспечения:

1.фанансы – затраты на покупку лицензии, доставку, установку;

2.время – ожидание разработки системы и связей между отделами.

Всеми перечисленными ресурсами организация ТОО «Appazut» обладает и мотет себе позволить.

После представленной информации о преимуществах автоматизации процессов, предоставляем план бизнес-процесса заказчику, то есть организации ТОО «Appazut».

Вывод:

Автоматизации процессов работы организации необходима в каждой сфере оказания каких-либо услуг, будь то маленькая организация тлт большая корпорация. Для решения проблем с автоматизацией не мало, от платных так и бесплатных.

Все вышеприведенные доводы для автоматизации процессов в организации ТОО «Appazut» для складского учета устроили организацию и теперь остается малая суть, а именно внедрение предлагаемого решения.

2.2 Внедрение автоматизации процессов «как должно быть»

Для внедрения автоматизированного процесса необходимо разработать план. Это и есть тот самый бизнес-процесс. Начнем разработку бизнес-процесса в Microsoft VISIO. Версию программы Microsoft Visio возмем именно 2016 года выпуска, лицензионная версия, а также приобретена вместе с пакетом Microsoft Office 2016 года выпуска.

Перед разработкой бизнес-процесса, необходимо провести небольшой инструктаж по ориентированию в программе Microsoft VISIO.

Программа имеет не сложный и понятный интерфейс. При входе программу мы видим начальную форму, которая выгладит как так, как показано на рисунке ниже.[12]

Рисунок 2. Начальное окно Microsoft Visio

Как видно из рисунка, первоначальная форма нам предлагает шаблоны. Шаблонов в этом приложении очень много и каждое из них отвечает за свое предназначение, так как они уже разработаны и отвечают за свою группу. Групп имеется несколько, а именно можно представить бизнес-процесс в виде блок схемы, в виде графика и т.д. рассмотрим основные виды графического изображения бизнес-процессов:

1.Прохтая схема;

2.Подробная схема;

3.Подробная схема в виде 3D;

4.Простая блок-схема;

5.Подробная блок-схема;

6.Схема рабочего процесса;

7.Подробная схема рабочего процесса;

8.План дома;

9.Временная шкала;

10.План этажа;

11.Схема аудита;

12.Схема стоек.

Из перечисленного списка вы можете выбрать подходяще вам шаблон, а также вы можете выбрать пустую форму, которая так е имеется и уже разработать свой собственный стиль для бизнес-процесса.

После подробного анализа информационной системы, вы выбираете подходящий шаблон, в нашем случае для обоснования бизнес-процесса лучше всего выбрать блок-схему. Выбор блок-схемы полностью оправдывает свой выбор и даст нам хорошее понятие следующих действий, так как наш бизнес-процесс выглядит в виде линейной блок-схемы.

Переходим к создание бизнес-процесса в виде блок-схемы. Выбираем шаблон блок-схемы.

Итак, рассмотрим подробно представленную форму для создания блок-схемы:

Рисунок 2.1. Рабочий шаблон для создания блок-схемы.

Рабочая область делится на 3 основные части:

1.Быстрая панель доступа;

2. Панель инструментов;

3. Рабочая область.

1.Быстрая панель доступа – это то, с чем мы всегда были знакомы исходя из других текстовых процессоров, например, семейство MS Office. Эта панель содержит инструменты, инструменты по управлению форматирования текста, например: шрифт, размер шрифта, стиль шрифта, шаблон шрифта и т.д.

2.Панель инструментов – панель, где находятся основные инструменты для работы, которые будут использоваться для создания блок-схемы бизнес-процесса. Фигуры все достаточно разные, и у каждой фигуры свое определенное предназначение. Например, у блок-схемы конечно же, должно быть начало и конец, основные элементы.

Рассмотрим основные фигуры блок-схемы:

Таблица 2.1 Основные фигуры блок схемы

3.Рабочая область – основной элемент в программе, где и будет находиться наша блок-схема. Что бы разработать блок-схему, элементы для нее необходимо перетащить с панели инструментов, которая находится слева.

Таким образом, используя все приведенное выше, мы разработали блок-схемы, как и положено. Блок-схема обязательно содержит начало и конец, а также обязательные задачи, но не имеет логических условий, так как они нам и не нужны.

Рассмотрим следующий рисунок:

Рисунок 2.2 Готовая разработанная блок-схема

На Рисунке 2.2 видна разработанная блок-схема, где перечислены все необходимые мероприятия для бизнес-процесса. Рассмотрим их более подробно:

1.Назначение ответственного лица – это не просто процесс, но как правило это решает директор. Ответственное лицо всегда должно будет следить за процессом внедрения и давать отчеты по тому поводу, а именно как проходит работа и все ли устраивает в работе. Как правило ответственным лицом назначается заведующий складом.

2.Выбор поставщика - после того, как выбрано ответственное лицо, ответственному лицу предстоит нелегкое решение, так как необходимо обязательно выбрать хорошего и надежного поставщика программного обеспечения и ее обслуживания.

3.Заключение договора – после определения ответственным лицом надёжного поставщика, директор обязательно ознакамливается с контрактом и заключает его.