Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Анализ существующей информационной системы).pdf

Организация ТОО «Appazut» существует на рынке не так уж давно, с 2013 года. За этот промежуток времени организация успела зарекомендовать себя как хороший розничный торговец, поставщик качественной цифровой продукции с надежными поставщиками и сплоченным надежным коллективом.

Организация ТОО «Appazut» по организационно – правовой форме является Товариществом с Ограниченной Ответственностью и действует на основании Устава государства.

Организация ТОО «Appazut» создана с целью:

1.Обеспечения клиентов качественными цифровыми товарами;

2.Реализация товара за получением прибыли.

Организация ТОО «Appazut» занимается:

1.Продажей цифровых товаров по розничной цене

2.Покупка цифровых товаров для реализации

3.Обеспечение городу рабочих мест

4.Сотрудническо с поставщиками из-за рубежа по законодальству

5.Расширение организации с учетом законодательства

6.Расширение организации в пользу другого производства или продажи

Основная цель организации это продажа цифровой техники, такой как: ноутбуки, телефоны, мониторы, настольные персональные компьютеры и т.д.

Наша цель состоит в том, что бы проанализировать работу организации, а именно складского учета и разработку определенных предложений для улучшения существующей системы.

1. Анализ существующей информационной системы

1.1 Общая характеристика информационной системы

Для того, что бы нам понять над чем мы будем работать, необходимо по полученным данным провести анализ имеющейся информационной системы. Но наша задача сконцентрироваться на складском отделе, но что бы до него добраться, необходимо сначала понять суть организации. [10]

По представленной информации в организации есть 4 основных отдела, это:

1.Директор

2.Бухгалтерия

3.Склад

4.Отдел поставщиков

5.Отдел продаж

Каждый из отделов взаимодействуют между собой в прямом и обратном порядке. Каждый отдел занимается своими обязанностями. Таким образом:

1.Директор – управление всеми отделами, составление и отдача приказов, мозговой центр

2.Бехгалтерия – управление финансами и финансовыми отчетами, так же управление кадрами (кадров в организации не много, поэтому отдел бухгалтерии может совместить данные обязанности)

3.Склад – обработка поступления и отпуска товаров в другие отделы, обработка ценовых предложений, сбор заказов на товары.

4.Отдел поставщиков – обработка рынка продаж, слежение за спросом населения определённых областей, переговоры с поставщиками.

5.Отдел продаж – прямая работа с клиентами, продажа цифровых товаров.

Вся механика работы общей информационной системы заключается в следующем:

Директор – Бухгалтерия, Директор – Склад, Директор - Отдел поставщиков, Директор - Отдел продаж;

Бухгалтерия – Директор, Бухгалтерия – Склад, Бухгалтерия – Отдел поставщиков, Бухгалтерия – Отдел продаж;

Склад – Директор, Склад – Бухгалтерия, Склад - Отдел поставщиков, Склад - Отдел продаж;

Отдел поставщиков – Директор, Отдел поставщиков – Бухгалтерия, Отдел поставщиков - Склад;

Отдел продаж – Директор, Отдел продаж – Бухгалтерия, Отдел продаж – Склад;

После проанализирования существующей информационной системы, для наглядного представления мы можем составить блок-схему:

Блок-схема 1. Характеристика существующей информационной системы

Отдел поставщиков

Склад

Отдел продаж

Директор

Бухгалтерия

После проведения анализа над общей информационной системой организации ТОО «Appazut» перейдем к отделу – Склад.

Основная функция этого раздела состоит в том, что бы в короткие сроки принять товар и оприходовать его на склад для дальнейшей продажи, а так же слежение за остатком товаров. Выполнение данной функции ограничивается правильностью и сроками, то есть чем быстрее товар будет принят и оприходован на склад, тем быстрее он будет передам в отдел продаж и тем быстрее он будет продан, а слежение за остатками товар способствует правильной передачи информации в Отдел поставщиков для закупки товара.[11]

Вся работы включает в себя несколько взаимосвязанных операций, к числу которых относятся:

1. установка тесных отношений с Отделом поставщиков

2. принятие товара после закупки

3. оприходование товара на учет

4. определение остатков и потребности в товаре

5.составление отчетности по остаткам товара

Организация процесса складского учета напрямую зависит от выбора информационной системы. Правильный выбор информационной системы позволяет превратить процесс обработки товародвижения в определенный и функциональный конвейер, о которого зависит эффективность отдела Склад.

Вывод:

На данное время информационные системы предельно развиты и продолжают развиваться и усовершенствоваться. Организация ТОО «Appazut» поставила перед нами четкую задачу, что бы мы сделали анализ отдела Склад и на основе анализа выбрали определенную информационную систему, которая автоматизирует процессы отдела Склад. Так же это поможет организации выявить скрытые резервы и получить прибыть.

1.2 Анализ отдела Склад

Анализ отдела Склад от организации ТОО «Appazut» начнем с момента поступления товара на склад из Отдела поставщиков и до момента выдачи товара со склада в отдел продаж.[2]

1.После закупки товара Отделом поставщиков, товар поступает непосредственно на склад. По поступлению товара на слад, проверяется наличие полного наличия товара по накладной: наименование, количество.

Так же в это время проверяется качество товара, то есть техника извлекается из коробок и включается, так же проверяется комплектация: кабеля зарядок, наушники и т.д.. Этот процесс должен быть точным, а так же быстрым на сколько это возможно.

2.После поступления товара и оприходования товара необходимо выяснить процесс начисления розничной стоимости. Для этого используется закупочная стоимость и процент начисления стоимости на закупочную стоимость, и так образом мы получаем розничную стоимость товара, по которой товар из отдела продаж будет отпускаться на сторону.

3.После поступления и оприходования товаров на склад и начисление розничной стоимости на оприходованные товары , составляется накладная, в которой прописано количество отпущенного товара в Отдел продаж и стоимость продажи этого товара, для того, что бы товар находился в отделе. На самом деле основная часть поступившего товара находится на складе, в Отдел продаж поступают единицы из товаров.

4.После отпуска товаров анализируется проходимость отдельных товаров в Отделе продаж, на основании их отчетов, и составляется дополнительный заказ наряд в Отдел поставщиков для заказа в последующем.

5.Остальной товар, который поступил или уже был на складе остается на ответственное хранение в отделе склада.

После проведения анализа основных процессов на складе посмотрим подробное взаимодействие склада с другими отделами на примере блок схемы. [5]

Блок – схема 1.1 Описание связей между отделами

Склад

Директор

Бухгалтерия

Отдел поставщиков

Отдел продаж

Обязательные отчеты раз в месяц или по требованию в документальной форме.

Отчет содержит в себе исполнение текущих и действующий заказов, наличие остатков товаров на складах, количество и даты отпуска товаров в Отдел продаж.

Предоставляют отчет об информации о расчетах с поставщиками, для оприходования в базу закупочной цены.

Сверка инвентаризации по мере необходимости.

Предоставления отчетов о розничных ценах.

Предоставляют информацию о поступление в виду накладных и отчетов.

Принимают заявки на заказ техники.

Предоставляют информацию о проданных товарах и о спросах от покупателей.

Предоставляет накладную на отпуск товара в отдел продаж

Все перечисленное в блок схеме называется непрерывный оборот документации. Это важнейшая задача для органов управления отдела склада. Всю документацию необходимо качественно, своевременно и желательно в автоматическом порядке осуществлять. Это способствует отличному функционионированию отдела склада и других отделов, а так же знать все что происходит с оборотом товара на складе.

Так же у отдела склада есть свой персонал, который функционирует. В организации в отделе склада работают три работника:

1.Заведующий складом

2.Кладовщик

3.Оператор

Рассмотрим их взаимодействие друг с другом при помощи блок схемы:

Блок-схема 1.2 организационная схема отдела Склад

Заведующий складом

Кладовщик

Оператор

Таким образом построена организационная схема персонала на складе. Рассмотрим подробнее обязанности каждой должности:[4]

1.Заведующий складом – руководит всем отделом склада, вплотную работает с другими отделами организации, составление плана покупок

2.Кладовщик – получение прибывшего товара на склад, введение информации в компьютер, составление отчетов о проделанной работе

3.Оператор – сверка всех документов, составление отчетов и проделанных работах, ведение статистики.

Вывод:

По проведенному анализу отдела Склад, мы рассмотрели все возможности и обязанности склада, как склад обменивается информацией с другими отделами и весь функционал персонала.

1.3 Информационная модель отдела Склад

Информационная модель отдела строится на информационных потоках между отделами, то есть мы увидим функционирование организации ТОО «Appazut» «как есть». Соответственно из информационных потоков строится система информационных потоков. [6]

Информационные потоки – это перемещение информации, как правило физическое, от сотрудника к сотруднику, или от отдела к отделу, или от сотрудника к отделу и т.д.

Система информационных потоков – это совокупность информационных потоков, при помощи этой системы можно реализовать какой-либо процесс или решение. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель информационных потоков в оптимизации работы предприятия.

На сбор потоков информационной системы потоков влияют такие факторы как:

1.Достоверность – информация должна быть обязательно верной и актуальной

2.Регулярность – информация обязательно должна быть предоставлена вовремя, а так же обязательно верной

3.Полезность – информация о КПД затрат и доходов

4.Обилие – информация должна предоставляться в полном объеме, без каких либо упущений

Теперь можно рассмотреть движение информационных потоков между отелом Склада и других отделов в организации при помощи блок схемы:

1.3 Блок-схема по движению информационных потоков

Директор

Бухгалтерия

Отдел продаж

Склад

Отдел поставщиков

Информация о розничных ценах

Отчеты по исполнению работы

Счета, накладные, сопроводительные документы

Накладные на отпуск товаров

Информация о популярных товарах

Информационные потоки направленны таким образом, что отдел Слад предоставляет отчеты о работоспособности в отдел Директории, все что связано с поставкой и оприходованием товаров, отпуск товаров в отдел продаж. [8]

Склад предоставляет бухгалтерии информацию о розничных ценах, а так же о закупочных ценах на торы и о количестве товаров.

От отдела поставщиков поступают накладные, счета фактуры по которым производится прием техники и оприходование техники на склад.

В отдел продаж поступает техника с накладными на отпуск товаров. Отдел продаж предоставляет информацию о популярных товарах на основании которой составляется заказ в отдел поставщиков на то или иное количество.

Вывод:

Таким образом можно сказать, что объем работ не маленький, и по мере увеличения товара и продаж, ручной склад является недостатком и может негативно сложиться в дальнейшем в работе организации, так же наличие ручного управления приводит в увеличению времени на статистку, что бы вычислить наличие и отсутствие товаров на складе, что бы на основании этих расчётов составить документ для закупки.

1.4 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов – это разработка и внедрение разработанной бизнес-модели по предлагаемым данным. Исходя из этого возникает вопрос, что такое бизнес-модель.[10]