Файл: проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретический аспект изучения коммуникаций на предприятии ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

По общему признанию, коммуникации имеют важное значение для успеха предприятий и представляют собой одну из сложнейших управленческих задач. По сути, это своеобразная "кровеносная система" единого организма компании. Эффективные менеджеры - это те, кто эффективны в общении. Менеджеры должны владеть искусством общения, потому что, образно говоря, они делают работу "чужими руками".

Роль коммуникаций очевидна как в малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и людей, работающих на предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны.

Опыт как российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит в первую очередь от психологического настроя коллектива. Там, где руководитель использует метод "кнута и палки", возникает нервозность и раздробленность коллектива, а следствием этого является низкая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативы, постоянные сплетни, зависть и т. Все эти факты не могут привести ни к чему, кроме разложения предприятия и в конечном счете даже к банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются определенные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, работу и т.д., создает условия для свободного выражения своего мнения, даже если оно не совпадает с мнением руководства, то в этом случае сотрудникам легко работать на данном предприятии. Люди осознают свою значимость в данном случае и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсуждать на собрании, вносить какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче переносить экономические и политические кризисы в стране, потому что в сплоченной команде сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры. Но как добиться эффективной коммуникации? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникационными процессами? - это основные вопросы, которые волнуют современных российских лидеров.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных менеджеров, их интересом к изучению коммуникационных связей и их эффективному развитию, поскольку одним из важнейших факторов интеграции менеджмента является коммуникация (до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на определенные виды коммуникации).

---

Поскольку в нашей стране возникновение и становление коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло не так давно (10 лет-это короткий срок), правильный подход к изучению опыта зарубежных компаний и современных российских предпринимателей играет огромную роль в их дальнейшем развитии.

В России коммуникации претерпели радикальные изменения. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше руководство предприятия в основном заключалась в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициатива наказуема, а умные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Сейчас приветствуется инициатива, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития компании, выслушиваются просьбы и предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные стимулы. Так при командно-административной системе существовали предприятия с налаженными связями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т. п. а сейчас есть фирмы, где организация управления находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

Целью курсовой работы является изучение сущности коммуникации, а также того, что можно сделать для более эффективного обмена информацией между руководителями и вне их круга.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- изучите понятия, смысл и этапы общения;

- рассмотреть виды коммуникаций, а также основные проблемы коммуникации

- изучить общие характеристики предприятия

- провести оценку общей коммуникации предприятия и коммуникаций в российских филиалах

- провести анализ коммуникационной политики компании

- разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию коммуникационной политики предприятия

Объектом данной курсовой работы является коммуникация как поведенческая деятельность субъектов, а предметом-умелое использование эффективных коммуникаций менеджеров для достижения целей организации.

Существует большое количество исследований в области коммуникаций. В качестве примера можно привести статью Грунистой О. С., в которой приводятся интересные данные по сравнению эффективности вертикальных и горизонтальных коммуникаций; статью Райковой Е. В., в которой подробно описаны преимущества и недостатки устной и письменной коммуникации; книгу Ю. В. Райковой, Дж. М. Лахифф и Дж. М. Пенроуза, который предложил 10 способов повышения эффективности письменных сообщений. Эти авторы в своих работах раскрывали совокупность определенных понятий, теорий, правил, законов. В первой части работы будут рассмотрены теоретический аспект изучения коммуникаций на предприятии

---

Во второй части будет описан анализ системы коммуникаций управления.

В третьей части будут рассмотрены проблемы коммуникаций в современных организациях.

В заключении подведены все итоги данной работы, а в список литературы изображены источники, с помощью которых была написана работа.

Теоретический аспект изучения коммуникаций на предприятии

• 1. Понятие, значение и этапы

Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.^[1]

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми ли некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.^[2]

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.^[3]

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующих неопределенностью и двусмысленностью.^[4]

Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми.

---

Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным. Вам, конечно, доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит.^[5]

Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:

1) Отправитель - лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

2) Сообщение - собственно информация, закодированная в символы.

3) Канал - средство передачи информации.

4) Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.^[6]

Значение и этапы коммуникаций на современных предприятиях.

Коммуникация в организации охватывает все средства, формальные и неформальные, посредством которых информация передается между работниками вверх, вниз, и по горизонтали. Эти различные способы общения могут использоваться сотрудниками и руководством для распространения официальной информации, сплетен или слухов.^[7]

Для бизнеса проблемой является направление этих многочисленных сообщений таким образом, чтобы они послужили для улучшения отношений с клиентами, поддерживали удовлетворенность сотрудников, развивали обмен знаниями в рамках всей организации, а самое главное, повышали ее конкурентоспособность. Любая форма коммуникации, впрочем, как и ее отсутствие, может иметь свои последствия. Сухо сформулированная юридическая памятка, напоминающая сотрудникам, чтобы они не общались с прессой по поводу предстоящего судебного процесса, может быть истолкована как признак того, что компания сделала что-то неправильно.^[8]

Коммуникацию следует рассматривать как непрерывный, систематический процесс, при котором заинтересованные стороны в компании узнают то, что им нужно знать. Хотя и не вся информация бывает предназначена для широкого круга людей, но в целом открытое и свободное общение в рамках организации и на всех ее уровнях следует поощрять.^[9]

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Вот эти этапы.

---

• Генерирование идеи
• Кодирование и выбор канала
• Передача
• Декодирование

Хотя весь процесс коммуникации нередко требует всего нескольких секунд и, следовательно, выделить в нем этапы довольно трудно, нужно проанализировать каждый из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом из этапов. Этот анализ похож на исследование кадров очень короткого эпизода кинофильма.^[10]

1) Генерирование идеи. Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Девиз данного этапа - «Не начинай говорить, не начав думать».^[11]

2) Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение. Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна.^[12]

3) Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.^[13]

4) Декодирование. Получив сообщение, получатель декодирует его. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным. Но по ряду причин, о которых мы поговорим далее, получатель может придать сообщению не такой смысл, какой вкладывал в него отправитель. В менеджменте процесс коммуникации можно считать эффективным, если получатель подтвердил, что идея им понята правильно, реальными действиями, которых ожидал от него отправитель.^[14]

---