Файл: проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретический аспект изучения коммуникаций на предприятии ).pdf

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.^[41]

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне.^[42]

Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.^[43]

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структу­рой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управ­ления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректиро­вать и отфильтровывать сообщения.^[44]

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".^[45]

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.^[46]

---

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.^[47]

К примеру, представители разных отделов в нашем институте периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения.^[48]

В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Таким образом по данной главе можно сказать, что, наличие четко.^[49] действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др.

Анализ системы коммуникаций управления

• 1. Коммуникация в современной организации

Зачем люди вступаем в коммуникацию? Вне зависимости от средств и каналов коммуникации, мы передаем сообщения для того, чтобы предупредить других людей (дорожные знаки или крик), информировать других людей (телетекст или пресс-релиз), объяснить что-либо (учебник или план эксперимента), развлечь (анекдот или художественный фильм), описать что-либо (документальный фильм или устный рассказ), убедить кого-либо.^[50]

Это – цели коммуникации. Чаще всего их бывает несколько (фильм может и развлекать, и информировать, и описывать, и предупреждать, и объяснять). Исходной причиной, по которой люди нуждаются в коммуникации, служат потребности человека или группы людей.^[51]

---

Цели коммуникации обслуживают те или иные потребности: выживание, сотрудничество с другими людьми, личные потребности, поддержание отношений с другими людьми, убеждение других действовать или думать каким-либо образом, осуществление власти над другими людьми (сюда относится и пропаганда), объединение обществ и организаций в одно целое, получение и сообщение информации, осознание мира и нашего опыта в нем (во что мы верим, что думаем о себе, об отношениях с другими людьми, о том, что является истинным), проявление творческой натуры и воображения.^[52]

Часто для описания человеческих потребностей приводят схему-пирамиду, предложенную американским психологом Абрахамом Маслоу. Согласно его концепции мотивации, наши потребности представляют собой иерархию, то есть существуют базовые биологические и высшие потребности, потребности самореализации личности. В пирамиде Маслоу пять уровней:^[53]

• Физиологические потребности (пища, питье, секс);
• Нужды безопасности (крыша над головой, одежда, чувство безопасности);
• Потребности взаимоотношений (любовь, дружба, семья, принадлежность к группе людей);
• Необходимость уважения (самоуважение, признание, власть);
• Необходимость самореализации (быть самим собой, самовыражение).^[54]

В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специального изучения и особых методов управления. Коммуникационный процесс (рис.1) предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией.^[55]

Рис. 1. Коммуникационной процесс

Источник: Шунейко А.А. Основы успешной коммуникации: Учебное пособие / А.А. Шунейко, И.А. Авдеенко. - М.: Флинта, 2016. – С. 183.

Отправитель, желая передать свои собственные идеи или любую другую информацию, должен сначала придать им форму, подходящую для передачи и восприятия получателем: превратить их в слова, математические символы, рисунки. Этот процесс называется кодированием или шифрованием сообщения. После того, как информация закодирована, она может быть отправлена по одному или нескольким каналам передачи: по почте, телефону, телеграфу и т.д. выбор канала передачи во многом зависит от способа кодирования. Устная информация может передаваться по телефону, на собрании, посредством видеозаписи, но Почта, факс или курьер не могут использоваться для этой цели.^[56]

---

После получения сообщения оно расшифровывается-получатель пытается воспроизвести содержимое исходного сообщения. От того, насколько точно это сделано, зависит точность интерпретации реципиентом идей и намерений отправителя и, соответственно, эффективность коммуникации.^[57]

Хорошо известно, что в разных национальных культурах одни и те же жесты имеют разное, зачастую противоположное значение, что неоднократно приводило к коммуникативным кризисам. Например, скрещенные в виде буквы "О" большой и указательный пальцы являются знаком одобрения в США, оскорбления в ЮАР и означают "Я убью тебя" в Тунисе и некоторых других арабских странах.^[58]

Расшифровав сообщение, получатель вступает в процесс обратной связи с отправителем, т. е. направляет свой ответ на сообщение. Обратная связь является очень важным аспектом коммуникационного процесса, так как позволяет отправителю определить, насколько адекватно было интерпретировано его сообщение, и возобновить общение в случае недоразумения или ошибки в его расшифровке. Отсутствие обратной связи (сообщения) также является своего рода обратной связью, но с довольно размытым содержанием, часто приводящим к недоразумениям и потерям. К сожалению, коммуникация не является процессом, который происходит исключительно между отправителем и получателем сообщения.^[59]

Существует множество факторов, снижающих чистоту передачи информации и искажающих же сообщение. Такие факторы называются помехами связи или шумом. К ним относятся технические характеристики телефонных и радиотехнических систем, знание иностранного языка, навыки письма, дефекты речи и слуха. Помехи могут возникать на любом этапе коммуникационного процесса и существенно снижать его эффективность, а, следовательно, и эффективность управления персоналом организации.^[60]

Коммуникация является неотъемлемой чертой организационной жизни. Каждый член организации, будь то менеджер или смотритель, участвует в процессе коммуникации. Однако интенсивность этого участия и, самое главное, его цели различаются между различными членами организации. Сотрудники общаются друг с другом;

- Выражайте свои чувства и эмоции (социальная цель);

- получение или предоставление информации (профессиональная цель);

- влиять на поведение других членов организации.^[61]

---

Последняя цель совпадает с целью управления персоналом организации-добиться необходимого для компании поведения ее сотрудников, которое позволит реализовать организационные цели. Поэтому коммуникация может и должна быть элементом системы управления персоналом.

2.2 Роль руководителя организации

Бытует мнение, что конфликты движут прогрессом. Безусловно, разногласия поддерживают сотрудников в тонусе, не дают им расслабляться, оживляют трудовой процесс. Однако следует помнить, что в процессе конфликтов тратится здоровье, теряется время на взаимные упреки и обвинения. В разрушительном конфликте люди застревают на коммунальных склоках, обсуждении личных недостатков друг друга, при этом не захватывают в поле своего взаимодействия, собственно, те проблемы, которые и вызвали данное напряжение. Конфликт протекает горячо, интенсивно и стремительно. Возникают многочисленные искажения смыслов и проекции.^[62]

Конфликтующие стороны стремятся защититься при помощи различных силовых методов, всячески унижая и оскорбляя друг друга. Они выстраивают коммуникативные барьеры, устраивают своеобразные "засады", спешат нападать первыми. Такой конфликт - это жестокая "война", в которой есть победители и побежденные, "раненые" (получившие психологическую травму) и "убитые" (отказавшиеся от активной позиции, сломленные и подавленные).^[63]

Разрушительный конфликт, безусловно, вреден, поскольку он не способствует успешному поиску способов решения проблемы и в то же время видоизменяет отношения между людьми - от неприятия друг друга до полного разрыва. По существу, такой конфликт - бессмысленный, потому что проблема остается нерешенной, а отношения могут быть испорчены надолго.^[64]

В улаживании конфликтов, при управлении поведением персонала в конфликтных ситуациях исключительная, по существу решающая роль принадлежит руководителю. Это обусловлено тем, что руководитель любого ранга и уровня - будь то организация или ее подразделение - лицо, уже в силу своего служебного положения заинтересованное как в поддержке конфликтов функционально-позитивной направленности, идущих на пользу общему делу, так и в предупреждении, быстрейшем преодолении деструктивных конфликтов, наносящих своими негативными последствиями ущерб совместной работе.^[65]

---