Файл: ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕАЛИЗАЦИИ ОПЕРАЦИЙ БИЗНЕС–ПРОЦЕССА «ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Сейчас, с развитием информационных технологий предъявляются всё более высокие требования к каждому человеку и к обществу в целом. Также, значительно выросли и требования к качеству работы разных предприятий, которые предлагают свои услуги населению. Особенно – требования к скорости обслуживания. Все мы знаем, что чем более автоматизировано ваше предприятие, тем более оперативно оно выполняет свои задачи – но это лишь при условии грамотного и чёткого планирования.

Покупка сырья и материалов реализуется при помощи вычислительной техники, ведь автоматизированная система позволяет значительно оптимизировать такие стороны деятельности как управление, продажи, работа с персоналом и клиентами, учет и мн. др.

Можно сказать, что одним из важнейших условий бесперебойной работы любого предприятия является правильное планирование и организация покупки сырья и материалов. От того, как это налажено, зависит правильное и целесообразное использование временных и материальных ресурсов, повышение производительности, скорости труда и качество готовой продукции.

Именно поэтому, целью данной работы является проектирование реализации операции бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить такие задачи, как:

• описать предметную область и охарактеризовать задачу, подлежащую автоматизации;
• охарактеризовать существующие бизнес-процессы и соответствующих документооборот;
• обосновать проектные решения по программному и информационному обеспечению;
• описать информационную модель, нормативно-справочную, входную и оперативную информацию;
• охарактеризовать базу данных;
• смоделировать структурную схему пакета и описать программные модули;
• привести контрольный пример реализации проекта и его описание.

Объект исследования – бизнес–процесс «Покупка сырья и материалов», а предмет – проектирование информационной системы «Покупка сырья и материалов».

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Покупка сырья и материалов– это наиболее существенный элемент обеспечения производства. В условиях рыночной экономики предприятие обеспечивает свои потребности посредством покупки необходимого сырья и материалов ресурсов по прямым договорам купли–продажи, а также используют возможности оптового рынка.

Материалы– предметы, срок полезного использования которых менее 1 года, которые относятся к предметам труда и необходимы для производства продукции, работ, услуг, для хозяйственных нужд организации.

Материалы являются оборотными активами, потребляются в процессе производства, переносят свою стоимость на готовую продукцию.

Классификация сырья и материалов, рассмотрены в Таблице 1.

Таблица 1. Классификация сырья и материалов

Продолжение таблицы 1

Обычно, закупочная деятельность на предприятиях организуется одним отделом (отделом материально–технического снабжения), что позволяет получить выгоды, осуществляя централизованные закупки.

Закупочная деятельность – совокупность методов, позволяющих максимально эффективно удовлетворять потребности организации в товарах, работе и услугах.

Цель закупочной деятельности – наиболее эффективное удовлетворение объективных потребностей организации в товарах, работах и услугах.

Система материально–технического снабжения оказывает существенное воздействие на накладные расходы и, тем самым, на себестоимость готовой продукции. Идеально, когда предприятие вообще не имеет развитого складского хозяйства и заготовительного производства, ведь избыточные запасы могут резко понизить скорость оборота капитала, ухудшить финансовое положение и конкурентные позиции компании. Поэтому очень многие предприятия на Западе, в США и особенно в Японии активно переходят на систему снабжения, получившую название «Точно в срок». В рамках этой системы поставщик и заказчик согласовывают суточные и даже почасовые графики поставки комплектующих материалов.

Однако в условиях становления российского цивилизованного рынка предприятия предпочитают иметь весь необходимый для бесперебойной работы запас сырья и материалов, а соответственно и наличие отдела материально–технического снабжения является крайне необходим предприятий.

Технология проведения бизнес–процесса закупки состоит из следующих стадий:

1. Определение потребности в материале;
2. Выбор поставщиков;
3. Обработка заказов;
4. Контроль выполнения условий договора;
5. Поступление материала;
6. Оприходование материала;
7. Контроль счетов.

Теперь разберём эти стадии поподробнее:

1. Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Определение потребности в материале включает следующие этапы:

• Определение потребности в материале;
• Подготовка заявки на материал;
• Оформление заявки на материал;
• Согласование заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал, а вид заявки на материал, в свою очередь, определяет предназначение материала. В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки.

1. Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

• Подготовка списка возможных поставщиков
• Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.
• Выбор поставщиков.

1. Обработка заказов

На данной стадии выполняются следующие этапы:

• Оформление и отправка заказа;
• Выполнение обязательств по оплате заказа.

1. Контроль выполнения условий договора

На данной стадии производятся следующие этапы:

• Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;
• Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

1. Поступление материала

На данной стадии производятся следующие процедуры:

• Организация приёма груза в установленном месте;
• Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком;
• Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

1. Оприходование материала

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

• Идентификатор материала;
• Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка;
• Количество;
• Краткое описание материала;
• Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

1. Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес–процесса.

1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов

Процессом называют любую операционную или административную систему, которая преобразует ресурсы в желательные результаты.

А соответственно, из этого выплывает, что бизнес–процесс является одним, несколькими или множеством вложенных процессов (некими действиями), которые заканчивается созданием продукта, в котором нуждается клиент в д

Специалисты в данной сфере классифицируют бизнес–процессы следующим образом:

1) Основные бизнес–процессы.

Основными бизнес–процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода.

2) Сопутствующие процессы.

Сопутствующие процессы – процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода.

3) Вспомогательные бизнес–процессы.

Вспомогательные бизнес–процессы – процессы, предназначенные для обеспечения выполнения основных бизнес–процессов и поддержания их специфических черт.

4) Обеспечивающие бизнес–процессы.

Обеспечивающие бизнес–процессы – процессы, предназначенные для жизнеобеспечения всех остальных бизнес–процессов и ориентированные на поддержку их универсальных черт.

5) Бизнес–процессы управления.

Бизнес–процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес–процесса и бизнес–системы в целом.

6) Бизнес–процессы развития.

Бизнес–процессы развития – это процессы совершенствования производимого товара или услуги, технологий, модификации оборудования.

7) Основные процессы.

Основные процессы мы выделяем исходя из результата, ценного для потребителя.

Вспомогательные процессы мы выделяем по ресурсу, которым они снабжают компанию. Наконец, управляющие процессы мы выделяем по объекту, над которым осуществляется управляющее воздействие.

А теперь, приступим к рассмотрению и анализу основных характеристик бизнес–процессов:

1. Окружение

Любой бизнес–процесс существует в некотором окружении, являясь подпроцессом более крупной инфраструктуры, наделенной определенными свойствами.

2. Изменчивость. Она характеризует обобщенный результат прошлого поведения бизнес–процесса и закладывает основу для его поведения в будущем. Ни один реальный бизнес–процесс не остается статичным в течение длительного периода времени.

3. Противоинтуитивное поведение напрямую связано с тем, что поверхностное ознакомление с деятельностью простого бизнес–процесса иногда может привести к странному и необдуманному решению введения какого–либо изменяющего воздействия.

4. Взаимозависимость предполагает невозможность внутри бизнес–процесса организовать полностью независимую деятельность.

5. Организация. Любой реальный бизнес–процесс состоящий из других компонентов, характеризируется высокой степенью чёткой организации.

6. Деградация. Характеристика деградации бизнес–процесса связана с ухудшением со временем его характеристик за счет устаревания организационных и технологических решений, а также износа оборудования.

7. Целенаправленность. Основное отличие бизнес–процесса от процесса состоит в том, что он ориентирован на потребителя выхода бизнес–процесса.

8. Дополнительность. Характеристики окружения и изменчивости бизнес–процессов порождают свойство дополнительности, согласно которому реальный бизнес–процесс во взаимодействии со своим окружением, внешней средой может проявлять различные свойства.