Файл: Предоставление рекламных услуг (Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ).pdf

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

При появлении потребности в рекламе, клиент связывается с менеджером по продаже самостоятельно, либо оставляет заявку. После поступления заявки, менеджер обязан сделать обратный звонок в течение 15 минут и занести клиента в базу. Необходимо узнать у клиента:

• фамилию, имя, отчество;
• компанию, в которой работает заказчик (для которой необходима реклама);
• телефон и e-mail для связи;
• другие параметры при необходимости.

При первом звонке выявляются потребности клиента: вид рекламы, срок, способ размещения, бюджет и желаемый дизайн или текст. Все данные вводятся и сохраняются в системе. Далее менеджер уточняет возможности реализации рекламы по бюджету, выделенным клиентом, наличие свободных в настоящее время рекламных площадей и возможности дизайна. Если у компании есть возможности реализовать данную рекламную продукцию, заключается договор совместно с заказчиком. Договор проверяется подписывается руководителем компании, юристом, финансистом и после с клиентом. Как только договор заключен, менеджер передает заказ дизайнеру. Далее он общается с клиентом и дорабатывает дизайн. Менеджер должен контролировать оплату клиентом до момента завершения выполнения заказа. Как только обе стороны выполнили свои обязанности по договору, работа с клиентом закончена. Но важно понимать, что заказчик может вернуться и стать постоянным клиентом. Это является еще одной причиной, по которой важно сохранять всю информацию о человеке. Поэтому, после заключения договора, в системе должна остаться запись, указывающая сумму сделки, срок выполнения работ по факту, реакцию заказчика на выполненную работу и напоминание о связи с заказчиком через некоторое количество времени в будущем. Полная последовательность действий менеджера по продажам изображена на рисунке 1.4, на рисунке 1.5 изображена общая схема действий компании.

Рисунок № 1.4

Рисунок № 1.5

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основным документом, с которым может работать менеджер по продажам, является договор об оказании услуг. Фрагмент схемы документооборота изображен на рисунке 1.6. Он показывает движение договора с момента получения заказа до его подписания и передачи клиенту.

---

Рисунок № 1.6

При анализе компаний, предоставляющих рекламные услуги, были выявленные основные недостатки: несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации, а также низкая оперативность, снижающая качество управления объектом.

Проектируемая программа должна обеспечить надежное хранение всех документов, а также возможность её обработки и передачи. Кроме того, программа увеличит скорость работы минимум в 2 раза, поскольку договоры и другие документы будут создаваться автоматически на основе введённых заранее данных. А возможность передачи через сети интернет позволит сократить время при проверке договоров.

Таким образом, проектируемая программа сможет решить основные недостатки, связанные с документооборотом.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Входной документ – это документ, содержащий исходные данные. В данной работе входной информацией служит заказ рекламной продукции, который содержит в себе контакты заказчика, его потребности, сумму сделки, сроки и способы выполнения заказа. Всю эту информацию удобно хранить в электронном виде. Это дает возможность редактировать и изменять данные.

Для входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Внешний вид этих форм не обязан совпадать.

Результатная информация будет отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа. Выходные документы, то есть договоры, будут иметь возможность редактирования. Но эта возможность не будет использоваться слишком часто, поскольку необходимые данные будут автоматически подставлены в документ из входной информации.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Операционная система (ОС) – комплекс программ, обеспечивающих взаимодействие всех аппаратных и программных частей компьютера между собой и взаимодействие пользователя и компьютера. При выборе операционной системы следует учесть следующие факторы:

1. Совместимость с ОС, уже имеющимися в организации;

---

2. Минимальные затраты на переобучение сотрудников, работающих с системой учета рабочего времени;

3. Минимальные затраты на поддержку системы.

Поскольку разрабатываемая система имеет сервер баз данных, то нам требуется выбрать серверную операционную систему. В качестве ОС выберем Microsoft Windows. Windows NT — это современная, многоязычная операционная система. Только в этом семействе представлены операционные системы для серверов.

Система управления базами данных — это совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных. Другими словами, СУБД — комплекс программ, позволяющих создать базу данных и манипулировать данными. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным компонентом, который необходимо выбрать для реализации поставленной задачи.

Для реализации проекта выбрана СУБД Microsoft SQL. Microsoft SQL Server — система анализа и управления реляционными базами данных в решении производственных отраслей и хранилищ данных., разработанная корпорацией Microsoft. Данная СУБД является распространенной, высокоскоростной, и надежной. Именно скорость и надежность являются важными факторами в проектируемой программе.

Глава II. Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему промежуточных и результативных потоков и объясняет, на основе какой информации происходит обработка данных и формирование выходных документов. При создании информационной системы важно то, что состав функциональных задач системы должен обеспечивать пользователей информацией, необходимой для выполнения их задач.

Для создания информационной модели была использована программа Microsoft Visio. Microsoft Visio - это программное обеспечение, векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows.

В соответствии с представленной информационной моделью менеджер получает заявку и связывается с клиентом в течение 15 минут с момента поступления заявки, следуя схеме, изображенной на рисунке 2.1.

Рисунок № 2.1

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

---

Входными данными для системы являются данные о клиенте, а также условия заказа. То есть записи о заказе являются входными данными. Результатом ввода данных в систему будет являться таблица, которая включает в себя ФИО заказчика, он же контактное лицо фирмы, название фирмы-заказчика, контактные телефоны заказчика, e-mail и адрес. Для наглядности ниже приведена таблица (Таблица № 2.1) с указанием данных, которые необходимы для заключения договора.

Таблица № 2.1

Наименование	Перечень данных
Заказчик	Название фирмы Фамилия, имя, отчество заказчика Контактный телефон заказчика E-mail Адрес Условия сделки Сумма сделки Дополнительные параметры

Условия сделки включают в себя даты выполнения работ, срок оплаты работы заказчиком, материалы для создания рекламы, тип и место размещения рекламы и прочее. Под дополнительными параметрами понимаются данные, которые входят в условия сделки.

Так же необходимо отметить, какой именно менеджер и дизайнер работали с данным клиентов. Это нужно для составления отчета, который строится на основе условий заказа и является выходным документом.

Данные заказа, а также отчет можно посмотреть, используя компьютер, или распечатать на принтере.

Характеристика результатной информации

Ежемесячно программа выдает отчет, основанный на карточках клиентов и имеющий возможность редактирования. Все отчеты делятся по отделам. Рассмотрим отчеты менеджеров по продажам.

Отчеты отдела продаж включают в себя все контакты с потенциальными клиентами и разбиваются на два вида: сделка состоялась и не состоялась.

Отчет «Продажи» выглядит так, как показывает Таблица № 2.2.

Таблица № 2.2

№	Менеджер	Фирма	Заказчик	Вид рекламы	Срок	Стоимость/руб	Затраты
1	Менеджер 1	ОАО «Х»	Попов И.И.	Билборд	3 недели	45 000,00	20 000,00
2	Менеджер 2	ИП Y	Петрова Д.А.	Интернет	1,5 недели	10 000,00	5 000,00
Сумма прибыли: 30 000,00						55 000,00	25 000,00

Отчет включает в себя только те заказы, которые были приняты и сданы до момента формирования отчета. Он позволяет подсчитать общую сумму выручки за определенный срок, а также подсчитать на какую сумму смог продать товары фирмы определенный менеджер.

---

Отчет «Сделка не состоялась» выглядит так, как показывает таблица ниже (Таблица № 2.3).

Таблица № 2.3

№	Менеджер	Фирма	Заказчик	Причина отказа	Возможная прибыль	Подробнее
1	Менеджер 1	ОАО «Х»	Попов И.И.	Не устроила цена	60 000,00	Нашли дешевле в фирме «Z»
2	Менеджер 2	ИП Y	Петрова Д.А.	Нет возможности реализовать	-	Не удалось найти выход на требуемую площадь размещения
Возможная сумма прибыли: 60 000,00

Данный отчет наглядно показывает причины срыва сделки и возможную сумму прибыли. Это позволяет скорректировать определенные недочеты и улучшить работу компании.

Подобные отчеты составляются автоматически для всех отделов фирмы, но только руководитель отдела может отправлять отчет директор фирмы. Отчеты можно редактировать до момента отправки директору. Отчет можно посмотреть, используя компьютер, или распечатать на принтере.

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Выделяют два вида функций: реализующих служебные функции и реализующих основные функции управления и обработки данных. Служебные функции обеспечивают безопасность ввода, обработки и хранения информации. Основные функции управления и обработки данных отражают особенности процесса обработки информации, получения результатов, ведения информационной базы. Данное дерево функций, изображенное на рисунке 2.2, включает в себя возможности, которыми может пользоваться любой работник компании.

Рисунок № 2.2

Вызов основных функций будет осуществляться при помощи кнопочной панели.

Преимущество данного решения заключается в следующем:

• Основные функции системы будут доступны пользователю одним кликом мышки;
• В дереве объектов будет располагаться произвольное количество заявок с возможностью фильтрации

На кнопочную панель будут вынесены следующие функции:

• Справочники. По этой кнопке в дереве объектов открывается список справочников системы.
• Документы. По нажатию на эту кнопку выходит список документов. При выборе нужного типа документа все данные встают на свои места автоматически. В итоге менеджер получает полностью готовый договор с возможностью его редактировать.
• Отчеты. По этой кнопке осуществляется доступ к редакции отчетов.
• Поиск. Позволяет находить абсолютно любые данные в любой части системы.

---