Файл: Разработка регламента выполнения процесса Развитие и подготовка сотрудников.pdf

Ни одно современное предприятие не может эффективно функционировать без использования информационных систем. Компьютеризация постепенно проникла в каждый аспект деятельности бизнеса. Однако, на данный момент ещё не во всех внутренних процессах компаний используются информационный системы. Такой важнейший аспект, как развитие и подготовка сотрудников остается зачастую непроработанным.

Целью данной курсовой работы является разработка регламента выполнения соответствующего процесса. Для этого необходимо решить следующие задачи:

Определить роли различных сотрудников в процессе;
Обозначить, каких результатов нужно добиться в итоге;
Определить источники информации для процесса;
Выбрать инструмент моделирования процесса;
Смоделировать текущую ситуацию «как есть» (AS-IS);
Определить необходимые мероприятия по улучшению процессов;
Смоделировать «как должно быть» (TO-BE).

В качестве примера возьмем вымышленную компанию «СуперВеб», занимающуюся созданием и технической поддержкой веб-проектов, которой требуется наладить процесс подготовки и развития сотрудников отдела разработки.

Глава 1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Как уже было сказано во введении, необходимость построения четкого процесса развития и обучения работников присутствует на каждом предприятии. Само обучение может быть нескольких типов [3].

Первоначальное обучение необходимо для подготовки новых сотрудников к работе. Причем это может быть, как обучение новой для них специальности, так и обучение корпоративной этике, использованию внутренних ИС и другое. Зачастую для такого обучения используется система наставников.

Повышение квалификации требуется для развития текущего персонала. Хорошо построенная система обучения позволяет сотруднику расти как горизонтально, так и вертикально.

Обучение по изменениям особенно актуально в сфере информационных технологий. Оно необходимо при внедрении новых программных инструментов, а также при изменении бизнес-процессов, появлении нового направления деятельности компании и других подобных вещах.

При планировании обучения и развития сотрудников необходимо учитывать понимать, что каждый руководитель будет стремиться получить как можно больше ресурсов на свое подразделение. Поэтому очень важно, чтобы цели обучения соответствовали текущей стратегии развития всей компании [4].

Для этого нужно определиться, откуда будет поступать информация для моделирования необходимого бизнес-процесса [7].

Руководству СуперВеб для дальнейшего развития компании может понадобиться запуск новой услуги (например, разработка проектов на новой технологии). Другой вариант – ускорение текущего процесса разработки. Соответственно, на основе этой информации будет выбираться цель обучения.

Руководителю отдела может не хватать достаточно квалифицированных работников или он может считать, что текущие могут улучшить те или иные навыки. Таким образом он предоставляет информацию о том, чему именно следует обучить. Также руководитель может определить, что мешает достичь тех или иных стратегических целей компании в его отделе [5].

Сотрудник самостоятельно может передать информацию о необходимости улучшить свои навыки.

Наблюдение за ситуацией на рынке также необходимо, чтобы компания была конкурентоспособна в плане качества выполняемых работ.

Собранные данные можно использовать для моделирования подходящего бизнес-процесса. Однако, этого недостаточно. Следующим логичным шагом является определение ролей сотрудников.

Руководство компании в лице генерального директора выполняет одновременно и роль поставщика бизнес-процесса, и роль потребителя, поскольку с одной стороны он предоставляет ресурсы (материальные или временны́е), а с другой – получает, оценивает и принимает результаты в виде улучшения тех или иных показателей отдела.

Руководитель отдела разработки исполняет роль владельца и куратора бизнес-процесса. Его основными задачами являются [3]:

контроль получения необходимых ресурсов;
контроль KPI бизнес-процесса;
анализ и поиск возможностей улучшения бизнес-процесса;
периодический контроль исполнения;
разрешение конфликтов между участниками.

Сами разработчики, а также руководители отдельных команд разработки (Team Leads) являются непосредственными участниками бизнес-процесса.

При этом руководители команд разработки являются поставщиками и потребителями процесса, поскольку в их задачу входит снабдить разработчиков необходимой литературой, задачами и тестами, а также оценить приобретенные знания и принять (или не принять) результат бизнес-процесса обучения. Нужно отметить, что в отличие от генерального директора, руководители команд оценивают приобретенные знания, а не влияние на показатели отдела.

Чтобы можно было оценить эффективность бизнес-процесса, нужны различные формы отчетности. Руководитель отдела предоставляет генеральном директору отчет об изменении показателей отдела после обучения в виде сравнения двух важных показателей: скорости и качества разработки. Оба показателя берутся как среднее по отделам за 3 месяца до обучения и 3 месяца после. Скоростью разработки в данном случае считается количество оплаченных и выработанных часов. Качество разработки определяется количеством возвращений задач на доработку. В отчете это может быть представлено так:

Таблица 1.

Сводная таблица показателей отделов

Отдел\показатель	Скорость разработки, до	Качество разработки, до	Скорость разработки, после	Качество разработки, после
Команда А	670	35	740	26
Команда Б	730	41	735	35
Команда В	820	24	980	11

Разработчики в конце обучения отчитываются об изученных и внедренных технологиях руководителям команд при личной беседе, а также оценивая по десятибалльной шкале полезность технологий в работе.

Таблица 2.

Таблица оценки технологий сотрудниками

Технология\сотрудник	Иванов	Петров	Сидоров	Васин
Технология 1	5	6	6	5
Технология 2	9	9	8	10
Технология 3	2	1	3	1

Помимо этого, полезно получить от участников бизнес-процесса информацию об эффективности того или иного мероприятия в рамках обучения. Это поможет выявить неэффективные мероприятия или сгруппировать сотрудников в рамках обучения по наиболее подходящим им форматам.

Таблица 3.

Таблица оценки обучающих мероприятий

Мероприятие\сотрудник	Иванов	Петров	Васин	Игнатов
Просмотр вебинаров	4	5	9	1
Чтение литературы	3	7	3	9
Доклады самих сотрудников	9	7	5	5

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Чтобы определиться с выбором инструмента, стоит для начала решить в какой нотации будут моделироваться бизнес-процессы. Рассмотрим вкратце нотации VAD, EPC, BPMN и IDEF.

VAD (value added chain diagram) используется для моделирования связи бизнес-процессов на верхнем уровне, позволяя увидеть всю картину целиком, без деталей.

EPC (event-driven process chain). Данная нотация отличается тем, что порядок выполнения шагов определяется через события и логические условия.

BPMN (Business Process Model and Notation 2.0) является самой распространенной нотацией при моделировании бизнес-процессов. Помимо шагов она позволяет моделировать стартовые, промежуточные и завершающие события процесса, информационные потоки и потоки сообщений. Она также может быть преобразована в нотацию EPC и обратно.

IDEF (Integrated Definition Language) разрабатывалась как стандарт правительства США, фокусирующийся на увязывании процессов организации в одну иерархию. На данный момент, несмотря на реализацию данной нотации во многих средствах моделирования, она считается во многом устаревшей.

Поскольку предполагается, что в дальнейшем компания СуперВеб перейдет на одно из решений по автоматизации выполнения бизнес-процессов, логично выбрать самую распространенную нотацию BPMN. Возможно, даже, система автоматизации будет написана внутренними силами, так что открытость этой нотации также очень кстати.

Теперь, когда понятно, какую нотацию использовать, нужно определиться с инструментами моделирования. Выбирать будем из следующих:

Elma BPM
Bizagi Process Modeler
Aris Express
Draw.io

Elma BPM – является системой управления бизнес-процессами. Имеются платная и бесплатная версии. Elma Community Edition – полнофункциональная BPM-система. Она позволяет моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать и улучшать их работу. Рассмотрим подробнее моделирование, так как именно это требуется для задачи.

Для того, чтобы создать новый процесс требуется перейти в Процессы и выбрать кнопку добавить на верхней панели инструментов. Откроется окно создания нового процесса (Рисунок 1).

Рисунок 1. Окно создания нового процесса.

На втором создания процесса можно настроить зоны ответственности, которые определяют, кто является исполнителем той или иной части бизнес-процесса. Здесь же можно настроить размер зоны ответственности и её ориентацию на графической модели – горизонтальная или вертикальная. В качестве ответственных можно выбирать должности из структуры компании или создавать отдельных ответственных для бизнес-процесса (Рисунок 2).

Рисунок 2. Создание бизнес-процесса (шаг 2).

После этого система сформирует пустое окно для начала моделирования бизнес-процесса. Любой бизнес-процесс в ELMA должен начинаться с элемента «Стартовое событие» и заканчиваться элементом «Конечное событие». Между этими событиями может быть сколь угодно много промежуточных элементов, таких как:

пользовательская задача – позволяет формировать задачу для ответственного, задавать сроки, планируемые трудозатраты и многое другое;
ручное управление – аналогично упрощенной пользовательской задаче, позволяет задавать только название и описание;
оповещение – позволяет автоматически отправить сообщение выбранным людям по определенному шаблону;
отправка сообщения – аналогична оповещению;
ожидание сообщения – позволяет приостановить бизнес-процесс до получения сообщения определенного типа.

Помимо этого, есть возможность использовать другие процессы в качестве подпроцессов, а также имеются логические объекты: исключающее ИЛИ, неисключающее ИЛИ и параллельное выполнение («И-шлюз»).

Отдельно стоит упомянуть такой элемент, как сценарий или скрипт. Он позволяет существенно расширить возможности системы с помощью произвольного кода на языке C#. ELMA содержит встроенные редактор кода с подсветкой и проверкой синтаксиса. Написанные сценарии могут быть сохранены в качестве пользовательского расширения и использованы как обычной блок операции бизнес-процесса.

ELMA является мощным инструментом управления не только бизнес-процессами, но и всей компанией в целом, позволяя автоматизировать множество рутинных операций.

Bizagi представляет собой программный продукт, состоящий из трех частей: Modeler, Studio и Automation. Мы рассмотрим только первую часть, поскольку нас интересуют именно возможности моделирования бизнес-процессов.

Bizagi Modeler является полностью бесплатным и внешним видом очень напоминает продукты из линейки Microsoft Office (Рисунок 3).

Рисунок 3. Внешний вид Bizagi Modeler.

Bizagi Modeler содержит типичные элементы моделирования: