Файл: Документирование и инвентаризация (ООО «Камилла» ).pdf

-надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

-на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

В фирме используются программы для бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 8.3, для внутреннего учета - программа «Домино». В качестве справочно-правовой системы - программа «Консультант Плюс».

После проверки всех первичных документов за текущий период (один день) передаются на проверку бухгалтерии в виде товарных отчетов с каждой торговой точки. В товарный отчет входят: приходные документы (товарные накладные и счета-фактуры от поставщика, приходные документы при внутреннем перемещении товара из магазина в магазин), кассовые документы (отчет кассира, документы эквайринга), расходные документы (акты на списание товара, расходные документы при внутреннем перемещении из магазина в магазин, торг-12 и счета-фактуры, выданные при возврате товара поставщику). Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйствен­ных операциях на основе первичных учетных документов составляются ведомости расхождения в программе для внутреннего учета «Домино», что ускоряет процесс проверки.

Кассовые документы также проходят проверку бухгалтерией с вводом в программу 1С Бухгалтерия 8.3. Это следующие документы: приходный и расходный кассовые ордера, бухгалтерская справка для ведения операции эквайринга. Ежемесячно кассовые документы подшиваются для передачи в архив. Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления вносятся лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, и подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные ре­гистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возмож­ность ее повторного использования. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Затем все первичные документы сортируются , подшиваются и передаются в архив на хранение.

Сдача налоговой декларации и бухгалтерской отчетности осуществляется в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи главным бухгалтером.

2.3 Порядок проведения инвентаризации имущества ООО «Камилла»

На все материалы, поступающие на центральный склад филиала ООО «Камилла» выписывается приходный ордер (форма № М-4). Сведения из приходного ордера кладовщики заносят в карточку учёта материалов (форма № М-17).

Согласно законодательству организации обязаны проводить инвентаризацию принадлежащих им материальных ценностей. Обязательные инвентаризации осуществляются перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Сроком проведения обязательной инвентаризации в ООО «Камилла», согласно учетной политике организации, является с 1 по 28 октября каждого отчётного года.

Для проведения инвентаризации имущества в ООО «Камилла» до 1-го октября 2015 года, согласно приказу руководителя, создается центральная комиссия под председательством директора Н.С. Батиновой. Для проведения инвентаризации в отделах создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Например, в продуктовом отделе №2 филиала ООО «Камилла» в состав инвентаризационной комиссии входили начальник отдела ООО «Камилла» – председатель комиссии, заместитель начальника отдела Сайкин Е.П. – заместитель председателя комиссии, заместитель начальника ПТО А.В. Альметов – член комиссии, кладовщик Л.Х.Абарина – материально ответственное лицо. В котло-турбинном отделе № 2 в состав комиссии включены : заместитель начальника отдела по инновациям А.П. Созинов – председатель комиссии, машинист – обходчик основного оборудования Б.Д. Агеев – заместитель председателя комиссии, уборщица А.Р. Садаева – член комиссии, кладовщик Климина Г.И. – материально ответственное лицо. Перед началом инвентаризации членам инвентаризационных комиссий был вручен приказ, а председателям – контрольный пломбир. В приказе установлен срок начала инвентаризации – 1-ое октября 2015 года, срок сдачи инвентаризационных описей в бухгалтерию – 28-ое октября 2015 года.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей рабочая инвентаризационная комиссия опломбировала подсобные помещения, подвалы, имеющие отдельные входы и выходы, получила на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов. Проверка фактических остатков проводилась при участии материально ответственного лица (кладовщика). До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка о том, что к началу инвента­ризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгал­терию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответствен­ность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Расписка материально ответственного лица включается в заголовочную часть инвентаризационных опи­сей. Результаты проверки в ООО «Камилла» фиксируются в инвентаризационных описях и актах, составляемых по унифицированным формам:

- инвентаризационной описи основных средств (форма № ИНВ-1);

-инвентаризационной описи нематериальных активов (форма № ИНВ-1а);

-инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

• инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
• акте инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15);
• инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой от­четности (форма № ИНВ-16).

При инвентаризации основных средств (ОС) инвентаризационная комиссия ООО «Камилла». осуществляет осмотр объектов и заносит в инвентаризационную опись основных средств (форма № ИНВ-1) следующую инфор­мацию: полное наименование объектов, их на­значение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, инвентаризационная комиссия включает в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам.

На основные средства ООО «Камилла», не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия обязана составлять отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ). При проведении инвентаризации в отделе наладки ООО «Камилла» наблюдалась достаточно распространенная ошибка - несоставление отдельных описей. По объектам недвижимости инвентаризационная комиссия ООО «Камилла» обязана прове­рять наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

По решению руководителя филиала ООО «Камилла» основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению списываются с баланса организации. Согласно пункту 31 Положения по ведению бухгалтерского учета 6/01 доходы и расходы от списания с бухгалтерского учета объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы и расходы от списания объектов основных средств с бухгалтерского учета подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве прочих доходов и расходов. Доходами от списания основных средств ООО «Камилла». являются материалы, металлолом, полученные в результате разборки, демонтажа объектов основных средств. Согласно пункту 66 Методических ука­заний по бухгалтерскому учету материально-производственные запасы фактическая себестоимость материалов, остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Выводы: для учета документооборота на предприятии ООО «Камилла» используются программа внутреннего пользования «Домино», что облегчает проверку товарных отчетов сотрудникам бухгалтерии, но с увеличением торговых точек проблема скорости проверки текущей первичной документации станет одной из самых острых. Налажена сдача налоговой декларации и бухгалтерской отчетности в электронном виде, что позволяет главному бухгалтеру рационально использовать свое рабочее время.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками филиала ООО «Камилла» составляются акты сверки, в которых отражаются данные о состоянии расчетов (количество отгруженных и полученных товаров, оборудования и т.п., сумма оплаченных и полученных денежных средств). Указанные акты подписываются обеими сторонами. Инвентаризация расчетов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проводится с составлением двухсторонних актов сверки с указанием в них даты образования задолженности, суммы и соответствие данным учета. Согласно пункту 73 Положения по ведению бухгалтерского учета ООО «Камилла» расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Поэтому допущение в бухгалтерских записях ошибок и неточностей, равно как и несвоевременное отражение расчетов, неизменно приводят к расхождениям в учете дебитора и кредитора. Последствия таких расхождений очевидны – конфликт между сторонами, разрешить который довольно часто не удается без обращения в судебные органы. В связи с этим состояние дебиторской (кредиторской) задолженности предприятия нуждается в постоянном контроле.

Пути их решения проблем документооборота на предприятии ООО «Камилла»

В ООО «Камилла» можно выделить три проблемы неэффективного документооборота:

1. Потеря финансовых и юридических документов,

2. Затягивание и срыв сроков согласования,

3. Высокий уровень временных затрат высшего руководства на подписание бумаг.

Такие проблемы могут иметь негативное влияние на оперативное ведение дел, отношения с клиентами, поставщиками и финансовый результат предприятия в целом.

Потеря документов, к примеру, контрактов и договоров с поставщиками и клиентами является одной из наиболее острых проблем на предприятии. Причиной такой проблемы является низкий уровень автоматизации документооборота и большое количество внутренних перемещений документов, которые в определенный момент становится трудно учитывать и контролировать, а также не всегда обоснованное, чрезмерное количество вовлеченных сотрудников.

Рост числа документов, высокий уровень вовлеченности высшего руководства в их подписание, отсутствие автоматизации документооборота- все это негативно сказывается на сроках согласования, что портит отношения с поставщиками и клиентами и вызывает другие сопутствующие проблемы.

Высокий уровень временных затрат на поиск и подписание документов. Финансовый директор ежедневно тратит порядка трех часов на подписание, существенно сокращая время на основную деятельность. Причина этой проблемы является слабый уровень делегирования полномочий и несовершенные бизнес-процессы в компании, дублирование функций и выполнение лишних операций.

Основываясь на анализе причин неэффективного документооборота, выделим основные пути решения этих проблем: организационные улучшения; операционные улучшения; электронный документооборот.

Организационные улучшения часто направлены на перераспределение полномочий и четкое разграничение ответственности, устранение дублирования функций и снижение вовлеченности высшего руководства там, где это является допустимым и желательным.

Высшее руководство на предприятии ООО «Камилла» пытается контролировать все потоки документов, существует слабый уровень доверия и боязнь принятия на себя ответственности сотрудниками на более низких хоть и руководящих должностях.

Примером ситуации, указывающей на необходимость организационных улучшений, в частности, делегирования полномочий, является случай подписания финансовым директором приказа о продаже б/у принтера на сумму 800 рублей. При этом в компании работает главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера.

Отсутствие единых шаблонов документов (контрактов, титульных листов) удлиняет процесс подписания и делает его более трудозатратным.

Частой проблемой также является отсутствие регламентирующей документации или же полное или частичное невыполнение предписанных требований и регламентов.

В качестве примера, указывающего на необходимость операционных улучшений в области усиления контроля над передвижением документов является ситуация на предприятии ООО «Камилла», когда договора, авансовые отчеты, приказы, требующие подписания, более месяца находятся у одного и того же лица в общей папке и ничто не указывает на необходимость их подписания, что приводит к негативным последствиям.