Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов;.pdf

Введение

Данная курсовая работа посвящена проблемам функционирования предприятий. В работе мы рассмотрим какие трудности возникают у предприятий в процессе их функционирования, какими средствами можно минимизировать затраты, как управлять ресурсами. Рассмотрим актуальные вопросы совершенствования деятельности с помощью моделирования бизнес-процессов и внедрение данного подхода в организацию, помимо этого рассмотрим инструменты с помощью которых осуществляется процесс описания бизнес-процессов, и схему подготовки к реинжинирингу бизнес-процессов.

Процессный метод. Общие характеристики.

В каждой организации рано или поздно наступает момент, который может послужить толчком к запуску усовершенствований и изменениям. Это может быть, как проблемы с достижением результатов, появление более усовершенствованных продуктов и технологий, неэффективные способы работы. Так как цель практически любой организации – получение прибыли, возникает задача по наладке и оптимизации рабочих процессов с целью улучшения показателей. Чаще всего возникновение проблем происходит из-за «разрыва» понимания проблем между подразделениями или руководством и подчиненными, ведь и в том и другом случае кто-то один выполняет более узконаправленную функцию, в то время как другой обладает более широким спектром понимания процессов организации. Для того, чтобы сотрудники, задействованные в одном процессе, могли самостоятельно отслеживать выполняемую работу и решать проблемы, возникающие в рамках данного процесса без участия вышестоящего руководства, прибегают к использованию процессного подхода бизнес-процессов. Процессный подход представляет собой подход, который определяет деятельность организации как сеть бизнес-процессов

Идея представления деятельности организации в виде бизнес-процессов стала распространятся в конце 1980-х годов. Сейчас важной структурой управления производством является концепция менеджмента качества. В том числе принципы Всеобщего менеджмента качества и требования международных стандартов ИСО серии 9000. Согласно стандарту ИСО 9001:2008 «применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов для достижения требуемого результата могут считаться «процессным подходом».

Что же такое бизнес-процессы? Бизнес-процессы – являются одним из мощнейших инструментов для повышения качества и эффективности бизнеса. Описание бизнес-процессов предприятия позволяют прозрачно видеть все операции бизнеса, позволяют заранее предугадывать и анализировать ошибки и последствия возможных сбоев на каком-либо этапе проведения работ. Помимо этого, одним из достоинств данной технологии является управление операционными издержками.

Существует несколько типов ведения управления организацией: проектный, функциональный, структурный и процессный. На российских предприятиях до настоящего времени лидирует и доминирует структурный организационный подход, который в свою очередь имеет массу недостатков. Сам подход основан на использовании иерархической структуры организации, то есть управление осуществляется через структурные элементы (отделы, цеха и т.д.), а взаимодействие, в свою очередь, происходит через должностных лиц. Таким образом мы видим явные недостатки данной структуры:

• технологии выполнения задач происходит разрозненно,
• высокие накладные расходы,
• отсутствует как заинтересованность на внешнего клиента, так и на внутренних потребителей промежуточных результатов,
• низкая эффективность информационной поддержки.

При использовании процессного подхода к управлению руководители могут управлять ключевыми процессами организации и отслеживать деятельность компании, направляя разрозненные действия подразделений на единый результат. Организации, использующие данные подход более адаптивные и гибкие.

В зависимости от масштаба и от специфики исследования есть разные трактовки понятия «процесс». В глобальном смысле под этим словом понимается смена состояний и изменений. В более узком смысле понятие определяется как как совокупность действий, приводящих к достижению желаемого результата. На уровне организации это понятие ложится как некая последовательность действий, которая приводит с одной стороны на достижение конкретных целей, а с другой стороны использует принцип соотнесения затрат и результатов, то есть достижения поставленных целей с помощью минимизации затрат.

Деятельность организации может быть поделена на две части: бизнес-процессы и последовательные работы и элементы. При применении бизнес-процессов для оптимизации производственных процессов предполагается смена методологии. В основу берутся экономические взаимодействия, которые должны обязательно включать в себя двух субъектов – продавца и покупателя. Наличие потребителя – обязательное условие бизнес-процесса. Если нет потребителя, то нет понимания зачем нужен тот или иной процесс, если же потребитель есть, то возникает задача удовлетворить требования и запросы потребителя.

Существует несколько принципов на которых опирается процессный подход:

1. Принцип взаимосвязи:

• предприятие – сеть взаимосвязанных процессов;
• система, в которой не происходит изменений не является жизнеспособной;
• решение локальных проблем не решает глобальные проблемы;
• все изменения рассматриваются через призму конечного результата.

1. Принцип востребованности:

• любой процесс можно оптимизировать;
• каждый процесс имеет вход и выход;
• все процессы подчиняются одной глобальной цели;
• каждый процесс имеет входные ресурсы и потребителя выходного результата.

1. Принцип ответственности и контроля:

• руководство несет ответственность за исполняемые решения;
• каждый процесс имеет своего владельца (персонификация);
• выделение процессов происходит на основе стандартов и максимальной доступности.

1. Принцип документирования:

• любое действие по процессу необходимо задокументировать, это поможет в дальнейшем усовершенствовать процесс.

Процесс реализации процессного подхода может пойти по нескольким путям:

1. Описание уже существующих бизнес-процессов и использование программы для автоматизации.
2. Создать новую модель бизнес-процесса, оптимизировать, автоматизировать и на выходе получить более качественный результат.

Цели и задачи бизнес-процессов.

При использовании моделирования бизнес-процессов цели могут быть разные. Выделяют несколько основных целей для использования процессного подхода. Специалисты выделяют основные моменты:

• оптимизирование деятельности организации для достижения целей
• организация рационального документооборота,
• составление нормативной документации об отделах, составление должностных инструкций для закрепления корректной и оптимальной работы организации
• достижение крупных изменений в работе организации и улучшения итоговых показателей.

Рис. 1. Основные цели использования процессного подхода.

Для того чтобы приступить к методу процессного подхода прежде всего необходимо провести диагностику бизнес-процессов. Делается она для того чтобы понимать ситуацию «как есть», чтобы в дальнейшем, для конкурентоспособной игры, для успешного развития организации иметь представление о том «как надо». Не поняв актуальных проблем организации, мы не сможем изменить ее структуру и улучшить функциональность. Прежде всего надо понять каких изменений не достает организации, каких результатов хочет получить, что нужно для повышения эффективности и какие ресурсы потребуются для исполнения. Благодаря диагностике можно увидеть слабые места организации в виде излишних затрат, нарушений рабочих процессов, выявить резервы и ресурсы, которые можно затратить на повышение производительности, рентабельность, понять, как можно сократить лишние расходы, а также разработать предложения для реализации задач по улучшению качества организации. Если нет общего понимания о деятельности компании, то приступать к оптимизации не имеет смысла.

Многие организации не добиваются качественных результатов после проведения организационных мероприятий и изменении интенсивности трудозатрат. В таком случае принимается решение обратиться к помощи специалистов консалтинговых фирм. Но чаще всего, обращения к таким организациям заканчиваются неудачей, в связи с тем, что сама организация представляет из себя довольно сложную систему и помощь в одном секторе проблем не поможет устранить проблематику всей организации, также рекомендации специалистов носят обобщенный характер и не могут принести желаемого результата. Лучшим вариантом в такой ситуации будет освоение методов процессного управления директорам и руководителям организаций и при проведении рокировок в организации опираться исключительно на собственные знания и свои силы.

При построении системы управления в одном секторе также необходимо затрагивать и другие проблемные зоны организации. В противном случае решение проблем в одностороннем взаимодействии может привести к негативным факторам, таких как:

1. эффект «перетягивания одеяла», такой эффект может быть получен в результате деятельности одного руководителя, когда тот ищет преимущества и выгоду для своего проекта или процесса, а не всей структуры вцелом;
2. нехватка знаний и опыта в создании системы деятельности со стороны директоров и руководителей может привести к тому, что создаваемую документацию придется править и вносить коррективы в каждом случае создания документации для следующих процессов, пересекающихся с проектом;
3. под созданием системы процессным подходом понимается создание системы планирования показателей, системы отчетности снизу-вверх. Такие системы можно создать только при анализе планов начиная с высших должностей организации.

Реинжиниринг бизнес-процессов подразумевает под собой как целостное, так и системное моделирование, и полное перестроение системы информационных, финансовых, материальных потоков, и как следствие упрощение организационной архитектуры, правильное распределение и минимизация потребляемых ресурсов, сокращение сроков исполнения запросов клиентов, повышение уровня обслуживания. Одним из важных критериев использования реинжиниринга бизнес-процессов является длительность самого процесса.

В продолжительных процессах большая часть времени затрачивается на передачу объекта (документация, задачи), операции, задержки и очереди и только ¼ часть времени отводится на саму работу. В таком случае реинжиниринг дает максимальный результат в тех работах, которые подходят следующие особенности:

• расширение ассортимента изготавливаемой продукции и услуг (взгляд направлен на различные сегменты рынка), вызывающее разнообразие бизнес-процессов;
• индивидуальное производство, требующее повышенную концентрацию подстраивания исходного бизнес-процесса к запросам клиентов;
• небольшая степень использования инноваций и новых технологий, которая затрагивает основные процессы предприятия;
• множество корпоративных связей с поставщиками услуг и материалов, партнёрами организации как один из факторов построения альтернативных бизнес-процессов;
• ненужные операции или повторения каких-либо операций в бизнесе;
• неправильно построенная организационная структура, некорректный документооборот.

Концепция процессного подхода.

Бизнес-процессы бывают нескольких уровней:

1. По важности в иерархичной системе целей организации:

Бизнес-процессы

Верхний уровень:

наиболее значимые процессы компании, реализация стратегических целей.

Средний уровень:

реализация тактических целей организации.

Нижний уровень:

реализация оперативных целей организации.

Рис.2. Схема распределения уровней бизнес-процессов.

1. По уровню детализации:

Бизнес-процессы

Макропроцессы:

те бизнес-процессы, которые обладают степенью детализации, которая необходима для описания бизнес-процессов верхних уровней.

Субпроцессы:

те бизнес-процессы, которые обладают степенью детализации, которая необходима для описания бизнес-процессов среднего уровня.

Микропроцессы:

те бизнес-процессы, которые обладают максимальной степенью детализации, которая необходима для описания бизнес-процессов нижнего уровня.

Рис.3. Схема распределения уровней бизнес-процессов.

Известно много способов для классификации бизнес-процессов. Многие компании используют процессный подход и таким образом определяют перечень бизнес-процессов, приоритетный для организации.

В основу данной методологии были заложены:

1. Принципы построения систем менеджмента качества, предложенные в стандартах MS ISO серии 9000 версии 2000 г. Основные принципы: ориентация на потребителя, лидерство руководителя, включенность сотрудников, регулярное улучшение, налаженные и выгодные отношения с поставщиками. При применении данной системы в выигрыше остаются все заинтересованные группы. Реализовать все принципы разом невозможно, но при постепенном применении результат будет положительный.
2. Цикл Деминга, другое его название цикл P-D-C-A – представляет из себя модель, которая состоит из 4 последовательных шагов: Plan-Do-Check-Action (Планируй-Выполняй-Проверяй-Корректируй). Данный цикл позволяет шаг за шагом последовательно улучшать показатели деятельности или процессов и выполняется он непрерывно.
3. BSC (Balance Score Card) Нортона и Каплана. Система разработана в 90-х годах как инструмент стратегического управления результатами предприятия. По факту представляет собой инструмент, с помощью которого возможно отслеживать достижение целей стратегии предприятия. Включает в себя создание стратегической карты, на которой отображены связи между процессами, реализовав которые можно достигнуть положительного эффекта. Результат в данной системе отслеживается по 4 позициям: финансы, потребители, внутренние процессы и улучшение работы сотрудников.
4. Все внедряемые изменения в организации, а также применение процессного подхода исполняются как отдельный проект.